Gute Vorsätze für Legal-Tech-Ideen 2020
22. Januar 2021
In ihrem Gastkommentar in der Wiener Zeitung sieht Sophie Martinetz mit dem Start des neuen Jahres Potential für Legal Tech Vorsätze. Als Vorschläge nennt sie digitale Signaturen und Cloud Dienste.
Alle sprechen von Legal-Tech – damit Sie für 2020 auch davon profitieren können, finden Sie hier zwei Anregungen, wie Sie schnelle Gewinne erzielen können:
Einführung eines Tools für die verbesserten Unterschriftenläufe durch elektronische Signatur.
Sie kennen das: Verträge werden endverhandelt, dann zur Unterschrift ausgedruckt und in den Unterschriftenlauf auf die Reise geschickt. Gerade Rechtsabteilungen berichten, dass es oft zeitlich intensiv ist, immer am Ball zu bleiben, wo der Vertrag sich gerade befindet, wo er stecken bleibt, wer als Nächstes dran ist. Es gibt grob drei Arten der elektronischen Signatur: die einfache (formfreie) Signatur (und nur von dieser sprechen wir hier), die fortgeschrittene Signatur und die qualifizierte Signatur. Die gesetzlichen Rahmenbedingungen sind in der eIDAS-Verordnung EU-weit einheitlich geregelt. Einfache elektronische Signaturen können für formfreie Vereinbarungen eingesetzt werden (also fast alle Verträge). Sie eignen sich bestens für B2B-Transaktionen wie Angebote und Verträge.
Da es im Rechtsstreit darauf ankommt, ob ein Signaturverfahren eingesetzt wurde, das vom Gericht als beweiswürdig eingestuft wird, sollten Sie ein Tool einführen, das den Ablauf und die Echtheit der Unterschrift dokumentiert. Dazu gehört: Das Dokument ist authentisch und stammt von einer verifizierten Quelle, es wurde seit der digitalen Signierung nicht manipuliert. Ihre Identität ist von einer vertrauenswürdigen Organisation (CA) verifiziert worden. Das können Sie am besten mit einem marktüblichen Signatur-Tool abbilden. Wie funktioniert das? Sie laden ein finales Dokument als pdf und nicht mehr veränderbar in das Tool hinauf (achten Sie darauf, dass das Tool DSGVO konform ist), definieren, wo Unterschriften oder Paraffen zu setzen sind (so wie Sie es bisher händisch mit Post-its markiert haben). Geben Sie die einzelnen EmpfängerInnen und deren E-Mail an und in welcher Reihenfolge die Unterschriften erfolgen sollen (konsekutiv oder gleichzeitig), und schreiben Sie vielleicht noch einen freundlichen Text dazu. Dann verschicken Sie dieses sogenannte Envelope an alle Beteiligten. Fertig. Jede/r, der Ihr Envelope nun bekommt, öffnet das gesicherte Dokument, liest es durch und kann mit der Maus am Bildschirm oder mit dem Touchscreen auf dem Handy seine/ihre Signatur hinzufügen. Es braucht kein Ausdrucken, Einscannen und Weiterschicken mehr. Das Envelope geht automatisch zum nächsten Unterzeichner weiter. Am Ende des Unterschriftenlaufes kommt das unveränderte und digital unterschriebene Dokument wieder zu Ihnen in die Inbox. Es ist gespeichert und kann in Ihrem Archivsystem abgelegt werden. Sollten Sie eine Vertragspartei haben, die noch auf eine echte Unterschrift mit Füllfeder besteht, drucken Sie das Dokument am Ende mit allen Unterschriften aus und legen es zur finalen Unterschrift vor. Unternehmen berichten, dass sich die Durchlaufzeiten von 28 Wochen auf einen bis drei Tage verringern.
Führen Sie sichere Cloud Speicher Dienste für das Versenden Ihrer sensiblen Daten ein: Das ist wirklich einfach, aber es ist eine große Verhaltensveränderung im täglichen Arbeitsumfeld. Googeln Sie einfach „Dsgvo konforme Cloud Speicher Dienste, Server in Österreich“. Für AnwältInnen gilt hier zusätzlich bei der Auswahl die Berücksichtigung der standesrechtlichen Vorgaben.
Gutes Gelingen bei der Umsetzung Ihrer Legal-Tech-Vorsätze.