Digital Leadership in Rechtsabteilungen – Führung der Mitarbeiter*innen in die digitale Transformation

Gemeinsam mit Lexis Nexis und XPERT Business Solutions hat Future-Law die Frage gestellt, wie das Thema Digital Leadership in Kanzleien und Unternehmen gelebt wird. In ihrer Umfrage wurde evaluiert, wie das „Neue Arbeiten“ im Post-Corona Arbeitsalltag aussehen könnte. Insgesamt beteiligten sich 35 Befragte an der Umfrage. Die wichtigsten Ergebnisse lesen Sie hier.
1.      Status Quo

49 % der Befragten geben an, dass in der Rechtsabteilung weitgehend digitalisierte Informationsverarbeitung und Bereitstellung von Informationen praktiziert wird. Das betrifft beispielsweise die Nutzung digitaler Ablagen anstatt der Papierform oder die digitale Verwaltung von Daten. Ein weitgehend digitalisiertes Geschäftsmodell wird allerdings lediglich von 14 % praktiziert. Weitere 31 % haben zumindest weitgehend digitalisierte interne Prozesse, außerdem wird eine digitalisierte Kommunikation mit Mandant*innen bzw. Kund*innen praktiziert.

Im Hinblick auf die Digitalisierung wurde am meisten in den Bereichen Dokumentenmanagement (17 %), elektronische Signatur (11 %) und Workflow Management(11 %)bereits umgesetzt. Insbesondere in diesen Bereichen sowie im Bereich Datenbanken, Informationsbeschaffung und juristische Recherche wünschen sich auch die meisten Befragten weitere Funktionen bzw. Einbindungen von Legal Tech Tools in die aktuelle Anwaltssoftware [Datenbanken, Informationsbeschaffung, juristische Recherche (69 %), elektronische Signatur (60 %) und Dokumentenmanagement (57 %)] (siehe Abbildung 1).

Die meisten Befragten (40 %) geben an, dass ihre Arbeit zu 30 % aus sich wiederholenden Aufgaben besteht. Weitere jeweils rund 20 % geben an, dass ihre Arbeit zu 10 bzw. 20 % aus sich wiederholenden Aufgaben besteht.

Das größte Optimierungspotential besteht für die Befragten in folgenden Bereichen: Zentrale Ablage und Dokumentenverwaltung (74 %), Dokumentenerstellung (71 %) und Dokumentenanalyse (60 %). Dies spiegelt sich auch in den geplanten Investitionen wider. 57 % der Befragten wollen bzw. werden in den kommenden 24 Monaten in Tools zur Dokumentenerstellung investieren, 51 % in solche zur zentralen Ablage und Dokumentenverwendung und 43 % in solche zur Dokumentenanalyse (siehe Abbildung 2).

Aktuell in Planung befinden bzw. vorstellen können sich die meisten Teilnehmer*innen Möglichkeiten in den Bereichen Dokumentenmanagement (9 %), dicht gefolgt von Contract Lifecycle Management (8 %) und der elektronischen Signatur (7 %). Im Vergleich zu unserer Gesamtauswertung, die auch Anwaltskanzleien beinhält (siehe Legal Tech Times 02/2021), scheinen AI Tools weniger relevant zu sein. Denn auf die 17 % in der Gesamtauswertung kommen nur 3 % bei den Rechtsabteilungen vor. Bei 9 % der Befragten sind aktuell keine Digitalisierungsmöglichkeiten in Planung. Hier besteht noch Potenzial.

3.      Verantwortung für und Leitung von digitalen Initiativen

Die Verantwortlichkeit für digitale Initiativen divergiert im Kreis der Befragten stark – in 31 % der Fälle ist dies die Abteilungsleistung. In 17 % der Fälle handelt es sich um einen/eine Partner*in, in weiteren jeweils 14 % der Fälle um eine andere Führungskraft oder eine abteilungsexterne Person. In weiteren 17 % der Fälle gibt es keine dafür definierte Person.

Die strategische Bedeutung der digitalen Transformationen scheint eine sehr große Mehrheit der Führungskräfte (83 %) zu erkennen. Einigkeit über das Tempo der digitalen Transformation ist ebenfalls Großteils gegeben – lediglich in rund 20 % der Fälle geben die Befragten an, dass sich die Führungskräfte darüber eher bzw. komplett uneinig sind. Der Vergleich mit der Gesamtauswertung zeigt auch, dass es in den Rechtsabteilungen mehr Einigkeit über das Tempo (Gesamtauswertung 25%) und die feste Verankerung in der strategischen Agenda (Gesamtauswertung 20%) bereits weiter fortgeschritten ist. Auch hat die digitale Transformation in nur 17 % der Fälle keinen festen Bestandteil in der strategischen Agenda.

Großes Potenzial besteht im Bereich der Umsetzung der digitalen Transformation: In 43 % der Fälle gibt es dafür eher bzw. gar keinen klaren Plan mit eindeutigen Umsetzungsschritten. Auch an die Mitarbeiter*innen werden derartige Schritte – sofern vorhanden – bisher (eher) nicht offengelegt und kommuniziert (46 %).

Das Budget für Legal Tech Tools ist in vielen Unternehmen relativ gering: In 37 % der Fälle macht das Budget für Legal Tech Tools lediglich 0-2,5 % vom Budget der Rechtsabteilung aus, in weiteren 34 % der Fälle 2,6-10 %. Zu beachten ist in diesem Zusammenhang auch, dass es in sehr vielen Fällen – 54 % – gar kein Budget für Legal Tech Tools gibt. Im Vergleich zu unserer Gesamtwertung (62 %) scheint den Rechtsabteilungen dieser Bereich also wichtiger zu sein. Die Bereitschaft, für Legal Tech Tools Geld auszugeben, ist gemischt: Während 13 % bereit sind, dafür mehr als € 50.000,- auszugeben, haben weitere 13 % lediglich € 1.000,- Budget, weitere knapp 44 % zwischen € 1.000 und € 10.000,-.

Auf der anderen Seite scheint es auch von den meisten nicht das Ziel zu sein, den Umsatz durch den Einsatz von Tools zu steigern – darauf arbeiten lediglich 37 % der Befragten hin. Der Rest empfände dies als positiven Nebeneffekt. Die am meisten erwarteten bzw. erhofften Effekte durch den Einsatz von Legal Tech sind hingegen die Vereinfachung von Arbeitsabläufen (91 %), Zeitersparnis (91 %) und Effizienzsteigerung (89 %).

Die Bereitschaft unter den Umfrageteilnehmer*innen, von ihrem aktuellen Softwareanbieter eine kostenpflichtige Beratungsdienstleitung im Bereich Legal Tech in Anspruch zu nehmen, ist sehr gering: Niemand hält dies für wünschenswert, 10 % der Befragten halten es für gut, aber nicht zwingend notwendig, und 90% (!!) empfinden eine solche als nicht notwendig bzw. wichtig. Ein differenziertes Bild zeigt sich in der Gesamtauswertung. Hier ist die Bereitschaft, sich beraten zu lassen, deutlich höher: Nur 4 % halten dies für wünschenswert, 42 % der Befragten halten es für gut, aber nicht zwingend notwendig und 54 % empfinden eine solche als nicht notwendig bzw. wichtig.

Entsprechendes Wissen scheint allerdings bei den Rechtsabteilungen vorhanden zu sein: Das Legal Tech Wissen der Befragten ist laut eigener Wahrnehmung bei 51 % sehr gut bzw. gut, weitere 40 % geben an, sich oberflächlich auszukennen. Andererseits geben 37 % der Befragten auch an, bei der Beurteilung der strategischen Assets der digitalen Transformation Hilfe zu brauchen.

5.      Die digitalisierte Zukunft

Einer digitalisierten Zukunft scheint ein Großteil positiv entgegenzublicken. Eine deutlich überwiegende Mehrheit gibt an, dass sich sowohl Arbeitsweise (juristische und nicht-juristische), als auch Geschäftsentwicklung, Kostensituation, Gehalt und Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen ihrer Ansicht nach positiv bzw. weder positiv noch negativ auswirken werden.

Gefahren sehen die meisten in den Bereichen Datenschutz (56 %), in der Cyber-Kriminalität (43 %) sowie in fehlendem Know-how (40 %) (siehe Abbildung 3).

Um das Potenzial der digitalen Transformation ausschöpfen zu können, müssen Rechtsabteilungen insbesondere die Gesamtstrategie anpassen (49 %), die Agilität erhöhen (49 %) sowie Veränderungen offener annehmen (46 %).

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