5 Tipps für verbesserten Wissensaustausch im Unternehmen

Neue Erkenntnisse aus abgeschlossenen Projekten, Mitarbeiter*innenfluktuation, lückenhafte Dokumentation. Die Gründe für neues oder im schlechtesten Fall verlorenes Wissen im Unternehmen sind vielseitig. Ohne zentrale Wissensdatenbank können hier hohe Kosten für die Wiederbeschaffung oder Suche des eigentlich schon gesammelten Wissens anfallen. Dieser Beitrag gibt einige Tipps wie der Wissensaustausch verbessert werden kann.

Wissensaustausch ist für viele Unternehmen ein nicht mehr ganz junges Modewort, aber die Idee dahinter ist einfach und auf jeden Fall eine Überlegung wert. Im Wesentlichen erkennen Unternehmen, dass der Erfahrungs- und Wissensschatz, den ihre Mitarbeiter*innen besitzen, eine ihrer wichtigsten Ressourcen ist. Indem sie ihre Mitarbeiter ermutigen, dieses Wissen miteinander zu teilen, funktionieren sie nicht nur konsistenter als Team, sondern vergrößern auch den intellektuellen Reichtum des gesamten Unternehmens. Hier ein paar Beispiele, die zeigen, warum effizienter Wissensaustausch auch einige Kosten sparen kann.

  1. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen kann schneller voran gehen. Untersuchungen zufolge dauert es durchschnittlich 8 Monate, bis neue Mitarbeiter*innen voll einsatzfähig sind.
  2. Außerdem wird die Produktivität gesteigert. Das ist besonders vor dem Hintergrund wertvoll, dass laut einer McKinsey-Studie Mitarbeiter*innen im Durchschnitt 20% ihres Arbeitstages nur damit verbringen, Informationen zu suchen. In anderen Worten: Stellen Sie sich vor, Sie stellen 5 Mitarbeiter*innen ein, aber nur 4 kommen zur Arbeit, während der fünfte nur nach Antworten sucht, aber keinen wirklichen Wert liefert.
  3. Ein weiterer Punkt ist, dass Wissen verloren geht, wenn Mitarbeiter*innen das Unternehmen verlassen. Durchschnittlich bleiben Leute nur 3,2 Jahre in ihrem Job. Ohne effizienten Wissensaustausch, geht wichtiges Unternehmenswissen verloren, sobald ein*e Mitarbeiter*in das Unternehmen verlässt.

Wenn Sie also wollen, dass Ihr Unternehmen effizient und nachhaltig wächst, ist es wichtig, das Horten von Wissen zu verhindern. Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, die Weitergabe von Wissen in Ihrer Organisation zu fördern:

1. Machen Sie es zu einer Priorität und schaffen Sie Anreize zum Wissensaustausch

Eine der Herausforderungen bei der Förderung des Wissensaustauschs am Arbeitsplatz ist, dass der Wissensaustausch in der Regel nicht direkt mit den KPIs der Mitarbeiter*innen verbunden ist. Wenn also nicht explizit betont wird, dass Wissensaustausch eine Priorität ist, ist es nur natürlich, dass sich die Mitarbeiter*innen auf Aufgaben konzentrieren, die für sie dringender sind.

Anstatt einfach zu sagen, dass der Wissensaustausch Priorität hat, sollten Sie überlegen, ob Sie die Mitarbeiter belohnen, die aktiv zur Gestaltung der Kultur des Wissensaustauschs beitragen. Das kann schon mit kleinen Gesten wie ein „Shoutout“ auf Slack beginnen, wenn ein Teammitglied eine nützliche Information teilt, oder das Verteilen von kleinen Preisen wie Essensgutscheinen an Teammitglieder, die jedes Quartal am meisten zu Ihrer internen Wissensdatenbank beigetragen haben usw.

Indem Sie das Teilen von Wissen zu einer Priorität machen und Anreize bieten, werden sich Ihre Teammitglieder belohnt fühlen, wenn sie einen Beitrag zum Wissensaustausch leisten, anstatt Zeit für andere Aufgaben zu verlieren, die eine bessere Chance auf eine Beförderung haben.

2. Schaffen Sie Kanäle und fördern Sie verschiedene Formen des Wissensaustauschs

Wissensaustausch kann in vielen verschiedenen Formen stattfinden – es kann ein geplanter Workshop sein, bei dem Expert*innen im Team Best Practices und neueste Branchentrends teilen. Es kann auch so etwas Kleines sein wie das Teilen eines Artikels über eine interessante Taktik, von der Ihr Unternehmen vielleicht profitieren kann.

Nehmen Sie sich also Zeit und schaffen Sie Kanäle, um diese verschiedenen Formen des Wissensaustauschs zu fördern. Wenn Ihr Team über Remote-Teammitglieder verfügt, vergessen Sie nicht, diese bei der Planung von Aktivitäten zum Wissensaustausch mit einzubeziehen und Online-Kanäle einzurichten, damit auch sie Wissen teilen und effektiv von Teamkolleg*innen lernen können.

3. Beginnen Sie mit dem Aufbau einer Kultur des Wissensaustauschs vom ersten Tag an

Wenn Sie eine Kultur des Wissensaustauschs aufbauen wollen, sollte dies gleich am ersten Tag beginnen, wenn jemand in Ihr Unternehmen eintritt. Machen Sie Ihren Onboarding-Prozess zu einem interaktiven Prozess und bitten Sie Ihre neuen Mitarbeiter*innen um Anregungen zur Verbesserung des Wissensaustauschprozesses.

  • Weisen Sie jedem*r neuen Mitarbeiter*in einen Buddy zu. Anstatt Ihren Kulturkodex einfach nur verbal weiterzugeben, ist die Zuweisung eines Buddys an den neuen Mitarbeiter*innen der beste Weg, um ihm zu helfen, die Kultur zu erleben und ihm zu helfen, sich schneller in die neue Umgebung einzufügen und anzupassen.
  • Bitten Sie Ihre neuen Mitarbeiter*innen um Anregungen zur Verbesserung des Wissensaustauschprozesses. Auch wenn der*die neue Mitarbeiter*in Ihr Unternehmen noch nicht sehr gut kennt, heißt das nicht, dass er nicht zum Wissensaustausch beitragen kann. Da sie neu im Unternehmen sind, haben sie oft einen frischen Blickwinkel, um zu erkennen, welche Verbesserungen vorgenommen werden müssen – sind Ihre Einführungsunterlagen klar und leicht verständlich? Gibt es irgendwelche fehlenden Teile in Ihrer Wissensbasis? Gibt es Informationen, die bereits veraltet sind und ergänzt werden müssen? Indem Sie von Anfang an die Meinung Ihrer neuen Mitarbeiter*innen einholen, zeigen Sie, dass das Wissensmanagement eine wichtige Priorität im Unternehmen ist.
4. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran

Wie bereits erwähnt, besteht eine der Herausforderungen bei der Förderung von mehr Wissensaustausch am Arbeitsplatz darin, dass der Wissensaustausch in der Regel nicht direkt mit den KPIs der Mitarbeiter*innen verknüpft ist. Daher sollten Führungskräfte mit gutem Beispiel vorangehen, um den Mitarbeiter*innen zu zeigen, dass der Beitrag zur Wissensdatenbank des Unternehmens etwas ist, das vom Unternehmen sehr geschätzt wird.

  • Erstellen Sie immer einen Artikel in der Wissensdatenbank, wenn Teammitglieder nach einem sich wiederholenden Prozess fragen. Wenn z. B. ein jüngerer Teamkollege eine Frage stellt, die noch nicht in Ihrer Wissensdatenbank enthalten ist, sollten Sie, anstatt schnell direkt zu antworten, einen Wissensdatenbankartikel erstellen und diesen Wissensdatenbankartikel verwenden, um dem Teamkollegen zu antworten. Das dauert dieses eine Mal vielleicht etwas länger, bis die Antwort kommt, aber Sie sparen in der Zukunft viele weitere Stunden, weil Sie nicht immer wieder die gleiche Frage beantworten müssen.
  • Erinnern Sie die Teammitglieder daran, die Wissensdatenbank zu nutzen. Wenn zum Beispiel jemand über etwas spricht, das es wert ist, in der Wissensdatenbank Ihres Unternehmens gespeichert zu werden, es aber nicht getan hat, erinnern Sie ihn freundlich daran, dies zu tun. Es braucht oft Zeit, um eine Gewohnheit zu entwickeln, so dass einige Erinnerungen während des Prozesses notwendig sein könnten.
5. Investieren Sie in Tools zur Vereinfachung des Wissensaustauschprozesses

Zu guter Letzt ist auch die Auswahl des richtigen Tools für den Wissensaustausch wichtig. Ein gutes Wissensmanagement-Tool für Unternehmen sollte eine leistungsstarke Suche unterstützen, gute Funktionen für die Zusammenarbeit bieten und sich gut in die Tools integrieren lassen, die Ihr Team bereits verwendet.

Suchen Sie auch nach Wissensmanagement-Tools für Unternehmen, die integrierte Workflows bieten, um Sie an die Überprüfung Ihrer Inhalte zu erinnern, wenn diese über einen bestimmten Zeitraum nicht aktualisiert oder überprüft wurden. Andernfalls werden Ihre Teammitglieder Ihre Wissensdatenbank als unzuverlässig empfinden und sich nicht mehr auf sie verlassen.

Durch die Vereinfachung des Prozesses werden Ihre Teammitglieder viel mehr Anreiz haben, zum Wissensaustausch beizutragen, anstatt ihn als Last zu sehen.

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