Anwaltsverwaltungssysteme: Was bekommen die Anwält*innen in der Zukunft von etablieren Anbieter*innen und was erwarten Sie?

Was bringen Anwaltsverwaltungssysteme in der Zukunft? Welche Funktionen wünschen sich Anwält*innen besonders? Was wird von den Anbieter*innen zur Verfügung gestellt? Um Antworten auf diese Fragen zu bekommen, fragte Legal Tech Times sowohl bei den Anwält*innen – Partner Alric. A. Ofenheimer und dem Knowledge Manager Mathias Knafl von der Kanzlei E+H Eisenberger + Herzog – als auch bei den Anbieter*innen – Vladan Katanic, COO von XPERT Business Solutions – nach.

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Schnittstellen als wichtiger Entwicklungspunkt

So sieht es also derzeit aus. Daraus stellt sich die Frage, was die Zukunft bringen könnte. Auch hier zeigen sich unterschiedliche Meinungen, aber auch Überschneidungen. Die Anwälte Ofenheimer und Knafl sehen Schnittstellen als wichtigen Punkt. „Eine mittlerweile fast nicht mehr zu überblickende Anzahl von Anbieter*innen verspricht durch den Einsatz ihrer Softwarelösungen Effizienz- und Kostengewinne in nahezu allen Bereichen“, sprechen die beiden Schwierigkeiten an. Beispiele für diese Entwicklung seien die Begriffe „Document Management Systems“, „Collaboration Tools“ und „Document Generators“. Im Bereich des Dokumentenmanagements trete traditionelle Kanzleisoftware somit in den Wettbewerb mit diesbezüglichen Legal Tech Lösungen. In diesem Bereich würden sich somit auch etablierte Anbieter*innen überlegen müssen, inwiefern ihre Produkte innovativer werden müssen.

Wichtig erscheint den Anwälten aber auch, dass bestehende Kanzleisoftware sich mehr in Richtung anderer Legal Tech Lösungen öffnet. Werden etwa Dokumente über eine Plattform automatisiert erstellt, müsse es für die Nutzer*innen möglichst einfach sein, diese in die kanzleiinterne Dokumentenverwaltung einzuspielen. Dazu sollten die Anbieter*innen von sich aus „standardmäßig“ entsprechende Schnittstellen nach außen zur Verfügung stellen, da die Interoperabilität mit anderen Programmen nutzer*innenseitig immer mehr als Selbstverständlichkeit gesehen werde, und nicht als Sonderwunsch.

Anwender*innen werden daher immer weniger bereit sein, zusätzliche Kosten für die individuelle Schaffung von Schnittstellen zu übernehmen, sondern es wird der in der Rechtsanwaltschaft herrschende Kostendruck dazu führen, dass die (psychologischen und finanziellen) Hürden für einen Wechsel zu einem*r Anbieter*in mit entsprechenden Möglichkeiten mehr und mehr übersprungen werden. Auch aus technischer Sicht seien es vor allem Schnittstellen, die immer wichtiger werden würden. Katanic sieht sie neben innovativen Eigenentwicklungen als besonders essentiell. Anwaltsverwaltungssysteme seien zentrale Tools, aus denen diverse Prozesse angestoßen und in diesem wieder vereint werden können. Als Beispiel nennt Katanic die Verwendung eines Online-Datenraums zum Austausch von Dokumenten mit Anbindung an ein Anwaltsverwaltungssystem. 

Das bringe viele relevante Vorteile: Kontaktdaten von externen Teilnehmer*innen können direkt übernommen werden; es gebe keine Notwendigkeit sich auf einer Website einzuloggen, da dies vom System übernommen werde; interne und externe Dokumente können zeitgleich in einer Maske verwaltet und simpel per Drag & Drop ausgetauscht werden; die im Datenraum verbrachte Zeit könne automatisch für die Leistungserfassung übernommen werden und vieles mehr. Um diese Vorteile zugänglich zu machen, verfüge jurXPERT über entsprechende Schnittstellen und Kooperationen.

Durch die vielseitige Einsetzbarkeit und die Möglichkeit mit Schnittstellen weitere Produkte einzubinden, würden sich Anwaltsverwaltungssysteme als „One-Stop-Shop“ für juristische Tätigkeiten anbieten. Veranschaulicht könne das mit dem Beispiel eines WiEReG-Auszugs in jurXPERT werden: „Ohne Anwaltsverwaltungssystem mit entsprechender Schnittstelle ist es notwendig sich auf einer Website einzuloggen; die relevanten Unternehmensdaten, die prinzipiell bereits im Anwaltsverwaltungssystem vorhanden wären abzutippen oder zu kopieren und einzufügen; den Auszug abzuspeichern; die Datei gegebenenfalls an die eigene Dateinamensgebungskonvention anzupassen; den richtigen Ordner auszuwählen und das Dokument abzulegen. Sollte man hierzu noch eine Leistung sowie eine Barauslage erfassen wollen, sind weitere manuell anzustoßende Schritte notwendig. In einem Anwaltsverwaltungssystem reduziert sich dieser Aufwand auf wenige Klicks und der gesamte Prozess wird auf Wunsch zusätzlich protokolliert und ist historisch nachvollziehbar. Es gibt keine Notwendigkeit mehr diverse Zugangsdaten zu pflegen“, weiß Katanic.

Zudem würde die hohe Bedeutung von Schnittstellen auch darauf hinweisen, dass die Zukunft auf starken Partnerschaften beruhe. Hierbei gehe es um die Zusammenarbeit mit bewährten und starken Partnern sowie mit Start-Ups, die durch das Thema „Legal Tech“ den österreichischen Markt für sich entdeckt hätten. Als Partner des „Legal Tech Hub“ habe jurXPERT einen guten Überblick über aktuelle Wünsche und Trends. Die langjährige Partnerschaft mit einem weiteren starken „Legal Tech Hub“ Partner, Manz, biete bereits heute Möglichkeiten auf Inhalte der RDB, die Funktion des Linkbutlers direkt in jurXPERT und vieles mehr zuzugreifen. Die Integration des Linkbutlers biete unter anderem die Möglichkeit der automatisierten Rechtsrecherche zu Dokumenten, die über den Rückverkehr des „Elektronischen Rechtsverkehr“ (webERV) in der Kanzlei eintreffen. Ohne entsprechender Integration, würde dies einen zusätzlichen manuellen Aufwand darstellen. Integrationen in jurXPERT würden immer so gewählt werden, dass Inhalte an die richtige Stelle in jurXPERT zurückfließen und sich auf Wunsch in der Leistungserfassung niederschlagen. Unnötige Nacharbeiten würden so entfallen und Mehrwert geschaffen.

Mobiles Arbeiten soll ermöglicht werden

Beide Seiten sehen auch die Ermöglichung des mobilen Arbeitens als ausbaufähig. Laut Ofenheimer und Knafl sei schon vor der COVID-19-Pandemie ersichtlich gewesen, dass dass sich immer mehr Arbeitsschritte in einer Kanzlei weg vom (Stand-)PC hin zu Mobile Devices (PDA, Smartphone, Tablets) verlagern werden. Durch das forcierte Home Office sei dieser Trend nochmals vielfach verstärkt geworden. „Neben den juristischen Mitarbeiter*innen wird nunmehr auch die Art und Weise der Arbeit von nicht-juristischen Mitarbeiter*innen mehr und mehr mobiler“, beobachteten die Kollegen.

Für eine moderne Kanzleisoftware wird es in Zukunft daher unbedingt erforderlich sein, dass ihre Kernfunktionen – wie Aktenverwaltung, Kostenabrechnung, ERV-Schnittstellen, etc. – auch über mobile Endgeräte zugänglich sind.

Dieser Einschätzung stimmt auch Katanic zu. Denn das mobile Arbeiten sei einer der wichtigsten zukünftigen Trends, sei aber auch jetzt schon zum Teil Usus. In diesem Bereich nehme nämlich jurXPERT mit einer mobilen Applikation bereits eine langjährige Vorreiter-Rolle ein. Zugriff auf Akten, Dokumente, Personen, Termine, Fristen, Rückrufwünsche, Leistungen und den webERV sei auf dem mobilen Endgerät bereits ebenso möglich wie das Durchführen von Leistungserfassung- sowie -kontrolle, Anrufen, E-Mailversand, Routenplanung und weiteren Features. Das Funktionsspektrum wächst mit den Anforderungen des Marktes an das mobile Arbeiten.

Modernisierung des UI und der UX

Neben den genannten Änderungen, wünschen sich die Anwälte auch eine modernere Benutzer*innenoberfläche. Den Einschätzungen der beiden zufolge dürfte sich die Benutzer*innenoberfläche von Kanzleisoftware ursprünglich (bewusst oder unbewusst) an der MS-Produktpalette orientiert haben. Dies war insofern auch sinnvoll, als MS-Word sicherlich das am weitesten verbreitete Textverarbeitungsprogramm sei. Der Siegeszug des Smartphones und der damit einhergehende Zugang zu einer nicht mehr zu überblickenden Anzahl verschiedenster Apps hat aber nunmehr zu geänderten Erwartungen an den „Look and Feel“ auch traditioneller Softwarelösungen geführt.

Es kann daher den etablierten Anbieter*innen nur geraten werden, sich Gedanken darüber zu machen, wie sich die Funktionalitäten ihrer Software in einem „moderneren Kleid“ präsentieren lassen.

Anbieter*innen werden zu Berater*innen

Die letzte Erwartung von Katanic, dürfte wohl einige Jurist*innen freuen: Er sieht nämlich zukünftig eine verstärkte Beratungsfunktion für die Anbieter*innen. „Zusätzlich zu dem erweiterten Funktionsspektrum nehmen Anbieter*innen von Anwaltsverwaltungssystemen verstärkt die Rolle von Berater*innen ein, die Funktionen sowie Fördermöglichkeiten, die der Markt bietet, kennen und ihre Kund*innen entsprechend informieren“, erklärt der COO. Damit würden Kund*innen dabei entlastet werden, den stetig wachsenden Markt von „Legal Tech“ Tools beobachten zu müssen und können sich bei Anbieter*innen von Anwaltsverwaltungssystemen nach den bestmöglichen für sie geeigneten Lösungen erkundigen. Durch die Vernetzungen im Arbeitskreis der Rechtsinformatik sowie – im Fall von jurXPERT – aufgrund der Partnerschaften mit dem „Legal Tech Hub“ und mit dem etablierten Unternehmen Manz sei das frühzeitige Erkennen von Anforderungen und Anbieten von Lösungen effizient möglich.

„Kurz zusammengefasst, dürfen sich Anwender*innen von Anwaltsverwaltungssystemen auf mehr inhaltliche Unterstützung bei der Durchführung juristischer Tätigkeiten, die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen, Schnittstellen zu relevanten Produkten und Webseiten, mehr integrierte Funktionalität von Produkten starker Partner und den Ausbau der Möglichkeiten des mobilen Arbeitens freuen“, summiert Katanic nochmals die von ihm genannten Trends.