Contract Lifecycle Management (CLM)

Einer der wichtigsten Leitsprüche für Anwälte „Pacta sunt servanda“, was soviel heißt wie „Verträge sind einzuhalten“, existiert aus einem guten Grund. Dieses Prinzip ist fundamental für das juristische Vertragsrecht. Besonders für Unternehmen sind Verträge für Einkäufe, Verkäufe, Lieferanten oder Lizenzen das Rückgrat aller Geschäftsoperationen. Doch im Geschäftsalltag läuft mit Verträgen nicht immer alles reibungslos und folgende Fragen können entstehen:

  • Was wurde mit wem vereinbart?
  • Ist der Vertrag vollständig?
  • Haben die richtigen Personen unterschrieben?
  • Wo ist der Vertrag zu finden?

Diese Fragen beanspruchen kostbare Zeit. Wenn diese nicht zeitgerecht beantwortet werden können, bringt dies Risiken und negative Auswirkungen für das gesamte Unternehmen mit sich.

Contract Lifecycle Management (CLM) liefert die benötigen Antworten.

Es ermöglicht Rechtsabteilungen, Firmenteams und Anwälten Verträge in jeder Phase effizient zu verwalten und reduziert damit verbundene manuelle Arbeitsaufgaben.

Man kann Vertragsprozesse grob in drei Stufen einteilen: Vorvertraglich, Vertraglich und Nachvertraglich. Mit dieser Strukturierung sind auch CGS-Systeme aufgebaut und erweitern die einzelnen Stufen um hilfreiche Funktionen und Automatisierungen, welche die Vertragsprozesse optimieren.

In der ersten Stufe müssen passende Vertragsvorlagen gefunden und verwaltet werden, um die korrekten Verträge zu erstellen. Qualitativ hochwertig Vorlagen, welche übersichtlich organisiert und einfach zu verwenden sind, spielen eine wichtige Rolle bei internen Prozessen und Qualitätskontrollen.

Die einfache Verwaltung und Organisation von Vertragsvorlagen ist einer der Stärken von CLM-Systemen. Sie sorgen dafür, dass passende Vorlagen rasch zu finden und unkompliziert angepasst werden können.

Dies erledigen CLM-Plattformen indem sie die Vorlagen interaktiv gestalten. Oft nutzen sie dafür Fragebögen und Checklisten, deren Beantwortung zum finalen Vertrag führt. Dadurch spart sich der Mitarbeiter Zeit und Mühe, den Vertrag beispielsweise in Word manuell zu bearbeiten. So wird eine zufriedenstellende Qualität der Verträge gewährleistet und verhindert, dass Verträge veraltet sind oder in unterschiedlichen Version innerhalb des Unternehmens für Verwirrung sorgen.

In der zweiten, der vertraglichen Stufe sorgen CLM-Systeme mithilfe von Workflows dafür, dass ein Vertrag von den richtigen Personen erst dann unterschrieben wird, nachdem notwendige Prozesse durchgeführt wurden. Beispielweise ist es möglich den Vertrag zu sperren, damit dieser nicht unterzeichnet werden kann, bis die Rechtsabteilung diesen geprüft und genehmigt hat. Durch diese Workflows wird ein zusätzliches Maß von Qualität des rechtlichen Inhalts garantiert. Die meisten CLM-Systeme habe außerdem E-Signatur-Tools integriert, wodurch Verträge innerhalb der Plattform unterzeichnet werden können.

Auch in der letzten Vertragsstufe bietet CLM-Software wertvolle Unterstützung. Sie bietet eine Echtzeit Übersicht aller Verträge und ermöglicht einen Einblick in deren erforderlichen Maßnahmen und mögliche Risiken. Diese Informationen sind vor allem für strategische Entscheidungen des Managements nützlich. Eine weitere Möglichkeit der Vertragsverwaltung geschieht über Metadaten. Jeder Vertrag besitzt einzigartige Eigenschaften, welche als Metadaten und Attribute im CLM-System angelegt werden können. Dadurch ist die Verwaltung, Suche und Analyse der Dokumente noch effizienter. Viele CLM-Anbieter entwickeln Funktionen, um mittels künstlicher Intelligenz Metadaten aus Verträgen zu extrahieren. Diese Technik steckt allerdings noch teils in den Kinderschuhen und es dürfte noch etwas Zeit benötigen, bis diese ausgereift ist.

Mehr Sicherheit für Unternehmen durch CLM-Software

Um die vertraulichen Inhalte von Verträgen vor den Augen Unbefugter zu schützen, besitzen CLM-Systeme Sicherheits- und Vertragsrisikomanagement-Tools. Dadurch bleiben Geschäftsgeheimnisse und persönliche Identifikationsdaten geschützt und das Risiko von Datenschutzverletzungen kann auf ein Minimum reduziert werden.

Automatisierte „Reminder-Funktionen“ von CLM-Systemen

Werden Verpflichtungen, Verlängerungs- sowie Ablaufdaten von Verträgen nicht zeitgerecht beachtetet, birgt dies zusätzliche Risiken für Unternehmen. Contract Lifecycle Management kann dank automatisierten Erinnerungsfunktionen auch bei einer großen Anzahl von wichtige Fristen, Terminen und Meilensteinen die nötige Klarheit schaffen, damit wichtige Aufgaben frühzeitig erledigt werden.

CML-Systeme haben ihr Potenzial noch lange nicht ausgeschöpft

Neben den bereits erwähnten Anwendungsmöglichkeiten sind in naher Zukunft noch viele weitere Funktionalitäten von CML-Software zu erwarten. Darunter auf NLP basierenden künstliche Intelligenz, Blockchain-Anbindungen und digitale Schnittstellen zur Personenidentifizierung. Wir halten sie diesbezüglich weiterhin am Laufenden, damit sie von den neuesten Trends und Entwicklungen von Contract Lifecycle Management als erstes erfahren.

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