Ein Plan für die Kommunikation!

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27. März 2022

Gut geplant ist halb gewonnen, heißt es oft im Projektmanagement. So ist es auch bei der dazugehörigen Kommunikation. Kristina Hofer, Senior Project Manager bei Future-Law, erklärt in ihrem Beitrag, wofür ein Kommunikationsplan verwendet wird, welchen Nutzen Rechtsabteilungen daraus ziehen können und was sie lieber lassen sollten.

Der sogenannte Kommunikationsplan ist eine tabellarische Übersicht über geplanten und strukturierten Informationsaustausch und dient als To Do Liste und Fahrplan, bietet die Möglichkeit,  Verantwortungen zu verteilen und erinnert laufend an (pro)aktive Kommunikationsmaßnahmen.

In Projekten wird der Kommunikationsplan dazu verwendet, die Stakeholder ausreichend (nicht zu viel, nicht zu wenig) über das Projekt und den Fortschritt zu informieren. Inhalte des Plans könnten beispielsweise zeigen, dass es wöchentliche Jour-Fixes mit dem Projektkernteam gibt, ein monatliches Auftraggeber*innenmeeting stattfindet und ein E-Mail bei Erreichung jedes Meilensteins an das erweiterte Projektteam geleitet wird. Der Planentwurf wird zu Projektbeginn mit den Beteiligten abgestimmt und über die Projektlaufzeit hinweg umgesetzt (und bei Bedarf angepasst).

Im Marketing werden Kommunikationspläne eingesetzt, um beispielsweise die Produktentwicklung oder den Produktlaunch zu begleiten. In der PR oder Communications-Abteilung eines Unternehmens werden diese zur Planung der Kommunikation für den Unternehmensauftritt, der Positionierung am Markt oder gegenüber den (potenziellen) Kund*innen eingesetzt.

Kommunikationspläne sind aus unserer Erfahrung auch ein hervorragendes Werkzeug für Rechtsabteilungen, insbesondere wenn sie noch nicht so erfahren mit laufender strukturierter Kommunikation (auch im Sinne von Abteilungsmarketing!) sind. Das Endergebnis des Plans ist eine Tabellenübersicht, die zeigt, wer, wann, mit wem, worüber und wie kommuniziert. Die Spalten und Zeilen sind dabei passend auszuwählen, so könnten in der ersten Spalte die Adressaten stehen, die Inhalte (z.B. Ereignisse) oder auch die Kommunikationskanäle.

So sollten Sie vorgehen

Wenn Sie einen Kommunikationsplan erstellen wollen, überlegen Sie sich zuerst, was Sie mit dem Kommunikationsplan erreichen wollen. Ist das Ziel, die Rechtsabteilung im Unternehmen als progressiv (neu) zu positionieren, wird der Plan anders aussehen, als wenn das Ziel die Erhöhung des Informationsflusses zwischen den Abteilungsleiter*innen ist. Mehrere Pläne für unterschiedliche Ziele sind natürlich auch möglich. Beginnen Sie jedoch erstmal mit einem und bauen Sie die Methode aus, wenn sie für Sie und Ihr Team gut funktioniert.

Als nächstes definieren Sie die Stakeholder. Wer soll oder muss informiert werden? Wen könnten Sie darüber hinaus informieren? Vielleicht auch Stakeholder außerhalb der Organisation? Mit wem möchten Sie sich regelmäßig oder zu bestimmten Anlässen austauschen? Wichtig: Es geht nicht nur um eine reine one-way Infoweitergabe von Ihrer Seite, sondern auch darum, Informationen einzuholen oder sich auszutauschen.

In unserer Arbeit mit Rechtsabteilungen arbeiten wir an dieser Stelle auch gern mit Stakeholderanalysen, um jeden einzelnen Stakeholder genauer zu betrachten (Was ist seine Einstellung zum definierten Ziel? Wie viel Macht oder Einfluss hat er? Was sind seine Bedürfnisse?). Diese Analyse wirkt als Methode im Vorfeld platt („Was soll sich schon daraus ergeben?“), aber die Metaperspektive und der Empathieaspekt bringen sehr oft Einsichten, die für die zukünftige Arbeit wertvoll sind. In diesem Fall wären es die Intensität und die strategische Bedeutung der Information für diesen Stakeholder.

Danach überlegen Sie sich die Botschaft der Kommunikation, über welchen Kanal und wie oft kommuniziert werden soll. Nun legen Sie die Spalten bzw. Zeilenüberschriften der Tabelle fest und beginnen diese auszufüllen. Verlieren Sie sich bei der Botschaft nicht in Details, im Plan geht es um die Auflistung der generischen inhaltlichen Punkte wie z.B. Aktuelle Themen, Neuerungen betreffend XY, Neue Erkenntnisse aus Projekt YZ. Die Details werden dann zum jeweiligen Kommunikationszeitpunkt oder unabhängig von der Planerstellung separat erarbeitet. Die Frequenz der Kommunikation hängt wiederum direkt mit dem Kommunikationskanal zusammen – reicht ein kurzer Post oder ist ein Meeting sinnvoller?

Abschließend sehen Sie sich die bisherigen Inhalte der Tabelle an und überlegen, wer im Team für welche Kommunikation am besten geeignet wäre und dafür die Verantwortung übernehmen kann. Die Idee ist, dass Sie nicht alles selbst machen müssen (oder sollten). Stellen Sie den Plan im Abteilungs-JourFixe vor und definieren Sie dort die Verantwortlichkeiten gemeinsam.

Ist der Plan abgestimmt, beginnt die Umsetzung. In regelmäßigen Abständen sollte der Plan einem Review unterzogen und bei Bedarf angepasst werden: Wird er eingehalten? Wenn nein, warum nicht? Ist er vollständig? Gibt es Feedback von Stakeholdern, das zu Anpassungen führen sollte? Zahlt der Plan auf das definierte Ziel ein?

Was kann schiefgehen?

Bei der ersten Erstellung eines Kommunikationsplans ist der häufigste Fehler, gleich zu viel kommunizieren zu wollen (ein Start von 0 auf 200!). Insbesondere wenn es nicht um Austausch, sondern um das Versenden von Informationen geht, sollten Sie, bevor Sie mit der Umsetzung beginnen, kritisch hinterfragen, ob der Plan auch aus Sicht der Stakeholder attraktiv erscheint oder ob sich jemand vielleicht durch Ihre Kommunikation zugespamt fühlen könnte. Haben Sie genug spannende Inhalte, kann die Frequenz nach erstem Feedback der Stakeholder (zu einem späteren Zeitpunkt) erhöht werden. Es kommt auch vor, dass dem strikten Plan gefolgt wird obwohl neue interessante Inhalte fehlen, worunter dann sowohl Aufmerksamkeit als auch vielleicht erste Begeisterung der Stakeholder leiden. Zentral ist daher immer, das Feedback der Stakeholder einzuholen.

Sollten Sie einen Kommunikationsplan erstellen?

Grundsätzlich zahlt sich der Zeitinvest für die Überlegungen und Planung im Vorfeld später in der effizienteren Umsetzung aus und wird belohnt. Durch die strukturierte (und oftmals regelmäßige) Kommunikation stellt sich außerdem bei den Empfänger*innen eine Erwartungshaltung ein und stärkt – unter der Voraussetzung interessanter Inhalte – die Beziehung zu den Stakeholdern. Probieren Sie es aus!