Woran scheitern Legal Tech-Projekte und wie werden sie zum Erfolg?
22. März 2022
Obwohl es bereits zahlreiche Best Practices für die Umsetzung von Legal Tech-Projekten gibt, scheitern nach wie vor viele Projektteams an deren Umsetzung. In diesem Beitrag beschreibt Pierre Zickert, Manager Legal Technology und Senior Associate im Bereich Digitale Transformation von Hengeler Mueller, was gute Legal Tech-Projekte brauchen, warum sie häufig scheitern und welche Rolle die Kommunikation dabei spielt.
Die Faktoren für Projekterfolge wurden schon zahlreich diskutiert und mit plausiblen Grafiken illustriert. Man mag sich also fragen, wozu es denn einen weiteren Beitrag braucht? Wiederum scheitern noch immer LegalTech-Projekte oder sind im ewigen Pilotstatus gefangen. Deshalb lohnt es sich, nochmals die Voraussetzungen und typischen Stolpersteine einer ordentlichen Legal Tech-Projektführung zu rekapitulieren, insbesondere in der aktuellen Phase, in der sich Legal Tech weg von Tool-Inseln hin zur harmonischen Architektur bewegt.
Was ist ein Legal Tech-Projekt?
Ohne die große Frage berühren zu wollen, was denn nun das Kofferwort „Legal Tech“ alles umfasst, kann man festhalten, dass Legal Tech meist eine Software ist, welche die bisherige Arbeitsweise so stark verändert, dass neue Abläufe, Verantwortlichkeiten oder Produkte in der juristischen Arbeit entstehen können. Legal Tech erfordert daher nicht nur das Installieren und Einrichten einer Software, sondern umfasst die Transformation der juristischen Arbeitsweise. Transformation wird meist mit großen Umwälzungen assoziiert, meint aber im Kern, dass sich Dinge wandeln und etwas Neues entsteht.
Wie wesentlich die Transformation ist, lässt sich am Beispiel der Nutzung von Tools mit künstlicher Intelligenz im Rahmen einer Due Diligence gut veranschaulichen. Diese Tools können den Nutzer*innen einen ersten Überblick vom Bestand eines Datenraums verschaffen und einzelne Klauseln mit einer Wahrscheinlichkeit zwischen 50% und 80% richtig identifizieren. Kann ein solches Projekt je Erfolg haben? Wem würden Sie Ihre Due Diligence lieber in die Hände geben, einer Maschine, die sehr schnell mit einer durchschnittlich 70%-igen Wahrscheinlichkeit die Ergebnisse liefert oder einem Menschen, der diese zwar mit einer deutlich höheren Wahrscheinlichkeit, jedoch später erbringt? Man mag denken, es kommt auf die Umstände an, der Fehler liegt jedoch in der Frage – genauer gesagt im Wort – „oder“. Ideal wäre es doch, wenn eine menschliche Durchsicht erfolgt, die aufgrund einer Tool-basierten Ersteinschätzung, von Beginn an 70% der höchstrelevanten Dokumente in den Fokus nehmen kann. Legal Tech hat also in diesem Fall nicht den Associate ersetzt, sondern ein weiteres Werkzeug geliefert, das Projektverantwortlichen eine optimierte Projektsteuerung und Projektbeteiligten einen besseren Überblick verschaffen kann. Das Tool allein wäre nutzlos, wenn sich nicht auch die Prozesse darum gewandelt hätten.
An diesem Beispiel wird zudem deutlich, dass der Schwerpunkt von Legal-Tech-Projekten im Wandel der juristischen Arbeitsweise liegt und nicht in der technischen Umsetzung. Das gilt es zu beherzigen. Das eigentliche Tool ist da fast schon Nebensache.
Was brauchen Legal Tech-Projekte?
Nachdem das LegalTech-Projekt-Ziel ordentlich bestimmt ist, stellt sich die Frage, was man benötigt, um es erfolgreich umzusetzen. Wie auch bei vielen anderen Transformationsprojekten sind dies Vision, Skills, Anreize, Ressourcen und ein Plan.
Vision: Es braucht ein Bild von der Zukunft, die man mit seinem Projekt anstrebt. Man muss nicht jedem von seinen „Visionen“ erzählen, aber es lohnt sich, dieses Bild wie einen Leitstern vor Augen zu haben, insbesondere wenn es mal nicht so läuft wie man will oder Projektpläne angepasst werden müssen. Fehlt die Vision, läuft man Gefahr, orientierungslos von Projekt zu Projekt zu springen, ohne sich seinem eigentlichen Ziel zu nähern.
Skills: Ein Legal Techie sollte ein juristischer Generalist und sehr guter Kommunikator sein. Für letzteres sollte man vor allem zuhören können, denn erst durch das Zuhören kann aus dem konkret geäußerten Wunsch, das eigentliche Begehren abgeleitet werden. Zudem bedarf es einer gewissen Kommunikationsstärke, um die Tests, Veränderungen und Umstellungen nachvollziehbar und schmackhaft zu machen. Damit man hierbei die Sprache der Zielgruppe sprechen und auf deren Herausforderungen eingehen kann, sollte man sich als Jurist*in schnell in neuartigen Rechtsgebieten orientieren und Lösungen aus anderen Rechts- oder Geschäftsbereichen übertragen können.
Anreize: Dieser bedarf es selbstverständlich auch, damit das Projekt ernsthaft verfolgt wird. Fehlen diese, ist mit Widerstand zu rechnen, denn wenn Mehrarbeit nicht belohnt wird, meidet man diese. Manchmal sind die Anreize auch nicht für alle sofort sichtbar, denn die Zukunft muss erst noch erschaffen werden. Daher ist es auch so wichtig, dass ein Legal Techie Kommunikationsstärke hat und erkennt, wie er mit dem Projekt locken kann.
Ressourcen: Geld, Zeit und Wissen sind ebenso erforderlich und je nach Projekt unterschiedlich relevant. Dabei wird deutlich, dass Legal Tech und die Transformation zur besseren oder noch schnelleren Arbeitsweise nicht zum Null-Tarif kommen kann, denn auch Legal Tech vermag es nicht, das magische Dreieck aus Kosten, Zeit und Leistung zu verbiegen.
Plan: Dieser soll nicht fehlen und außerdem Raum für Störungen und kleine Zielanpassungen bieten. Das Wichtigste ist aber, dass er Verantwortlichkeiten definieren und den Projektgegenstand genau bestimmen soll, denn sonst endet das Projekt nie und irgendwann verliert man die Lust an „unendlichen Geschichten“. Bei großen Projekten bietet es sich auch an, diese in Phasen oder Einzelprojekte zu zerlegen. Jeder möchte kleine Erfolgserlebnisse, und so kann man die Arbeiten auch besser strukturieren.
Woran scheitern Legal Tech-Projekte häufig und auf was ist zu achten?
Der vielleicht häufigste Grund ist, nicht loslassen zu können. Projekte, in welche man viel Aufwand investiert hat und für die man beispielsweise Stakeholder über längere Zeit gewinnen musste, gibt man ungern auf. Selbstverständlich sollte man einen langen Atem haben, um zähe Transformationsprozesse zu einem Ende bringen zu können. Es ist aber auch eine Kunst, den Zeitpunkt zu erkennen, an dem sich ein weiteres Durchhalten nicht mehr lohnt und man das Projekt besser abbrechen sollte. Die Lehren aus solchen Projektabbrüchen sind meist sehr bereichernd und eigentlich ein Gewinn. Legal Tech sollte man daher eher als eine Forschungs- und Entwicklungsarbeit für die juristische Arbeitsweise verstehen. Beim nächsten Anlauf funktioniert es bestimmt viel besser!
Ebenso lauert im Laufe jedes Projektes an vielen Stellen der gefährliche Scope Creep. Mit der Zeit wird das Potential des Projekts erkannt, weshalb auch die Anforderungen steigen. Am Anfang sollte es noch genügen, dass die Applikation zu Testzwecken autark läuft und bevor man sich versieht, ist eine Vielzahl von Konnektoren gefragt und eine deutlich höhere Nutzeranzahl angestrebt. Das kann die Vision formen, sollte aber nicht das Ziel des Projekts erweitern. Manchmal sind es auch kleine Erweiterungen, die man gern mitnimmt, wenn man schon einmal dabei ist. Das gilt umso mehr, wenn die Wünsche von motivierten Test-User*innen oder gewichtigen Stakeholdern kommen. Es hilft aber nichts, man muss hart bleiben und diese Wünsche in ein Projekt 2.0 umleiten, denn sonst stimmen Ziel, Ressourcen und Zeitplan nicht mehr überein. Oder noch viel schlimmer: Es tritt Ernüchterung ein, denn das Projekt wird zu langsam.
Legal Tech-Projekte im laufenden Mandat sind nicht zwingend ein häufiger Grund für ein Scheitern. Es erfordert aber viel Expectation Management. Erfolge können hier herausragend positiv bewertet werden und schieben die Projekte deutlich voran, können aber auch bei leichten Misserfolgen zum sofortigen und sehr sichtbarem Projektende führen. Grundsätzlich sind es die besten Projekte, denn alle Interessen sind gleich ausgerichtet, es gibt Ressourcen und der Arbeitstakt ist motivierend. Man muss aber auch in der Lage sein, Fehlverläufe schnell aufzufangen, etwaige Beschränkungen sehr transparent aufzuzeigen sowie Tools, Prozesse und Projekte nicht schönreden. Damit ist niemandem geholfen.
Bei all diesen Punkten sind Kommunikation und Durchhaltevermögen immanente Sollbruchstellen. Legal Tech ist ein bisschen Software und im Kern die Transformation von Arbeitsweisen. Kommunikation meint dabei nicht häufiges Reden, sondern Reflektiertheit, um den Nutzern das zu sagen, was ihr Interesse für diese Veränderung wecken kann. Das mag manchmal ein Wort sein. Kommunikation ist also mehr ein Zuhören, Verstehen und eine sehr persönliche Aufgabe. Und das braucht einfach seine Zeit.
Nachhaltiger Projekterfolg und Ergebnis
Ein Projekt erfolgreich abzuschließen, ist an sich kein Garant für nachhaltigen Erfolg. Auch nach dem Projektende kann die Begeisterung für das Legal Tech-Projekt verschwinden. Meist ist die Ursache hierfür, dass das Betriebsmodell für die Legal Tech-Lösung falsch gewählt wurde oder diese wie ein Fremdkörper in den Prozessen verharrt. In solchen Konstellationen wurde meist „zu kurz gesprungen“, denn die erforderlichen Folgeveränderungen im Gesamtunternehmen wurden nicht bedacht. Auf eine Kanzlei übertragen bedeutet dies, dass der gesamte Prozess vom Werben um Mandate, die Informationssicherheitsprüfungen seitens der Mandanten, die Mandatsvereinbarung, Rechteverwaltungen, Nutzerschulungen, technischer wie auch fachlicher Support und ggf. auch Abrechnung bedacht und soweit erforderlich transformiert sein sollte. Ist hier ein Punkt nicht richtig bedacht worden, darf unter Umständen die Legal Tech-Lösung nicht genutzt werden, weil deren Einbindung zu mühsam oder nicht lohnend ist. Stück für Stück werden die bisherigen Ergebnisse des Legal Tech-Projekts verloren gehen. Einem nachhaltig erfolgreichen Projekt sollte also eine Phase vorausgehen, in der sich die Projektverantwortlichen eingehend mit den Prozessen und dem Gesamtgefüge des Unternehmens oder der Kanzlei auseinandersetzen.
Im Ergebnis lässt sich aber ein Scheitern mit einer ganz einfachen Regel vermeiden. Setzen Sie sich reflektiert mit den Ergebnissen Ihrer Arbeit auseinander, insbesondere wenn Sie auf den ersten Blick keinen Erfolg hatten. Ein gewisser Trial-and-Error-Modus ist bei neuen Projekten normal und auch sehr sinnvoll. Man muss sich nur damit auseinandersetzen und sollte nicht sofort zum nächsten Tool rennen – das ist nämlich nicht der Kern von Legal Tech.