Bon Voyage: ORF auf Legal Tech Reisen

Im Gespräch: Für unser Sommer-Special haben wir mit Vertreter:innen aus 8 Unternehmen über ihre Legal Tech Projekte gesprochen. Darunter Rainer Rauch & Michael Klinger, die Ihre ungeschönten Erfahrungen im Österreichischen Rundfunk (ORF) mit uns geteilt haben!

Redaktion: Lieber Herr Rauch, lieber Herr Klinger, wie haben Sie entschieden, wo Digitalisierung ansetzen soll? In welchem Bereich, an welchem Punkt, um welchen Nutzen zu erzielen?

Einerseits bestehen klare unternehmensinterne Vorgaben, wie das Erfordernis einer revisionssicheren Ablage. Wie die letzten Jahre, seit dem Beginn der Pandemie gezeigt haben, gibt es aber auch ganz handfeste praktische Argumente, die für Digitalisierung sprechen. Man denke nur an Home-Office, Wechselarbeitsplätze, etc. Klar ist aber, dass alle Akten digitalisiert werden sollen – auch die vorhandenen, um vor allem letztere nutzbar zu machen. Stichwort: AI, wobei dies Zukunftsmusik ist, aber in unseren Überlegungen bereits jetzt mitschwingt.

Redaktion: Wie identifizieren Sie dafür Probleme im ORF und analysieren Sie Ihre Arbeit in der Rechtsabteilung/im Team? 

Die Erstellung des Anforderungsprofils einer digitalen Aktenverwaltung liegt schon mehrere Jahre zurück. Der „Projektstartschuss“ fand vor ca. 10 Jahren statt, wobei er ursprünglich nicht den Fokus und damit auch nicht den entsprechenden Nachdruck erhielt. Es handelt sich um unser erstes Projekt, wobei dieses immer wieder von Fortschritten mit Rückschritten (Stichwort: Marktsondierung wegen Tool, Testen von Tools etc.) geprägt war. Mit Wechsel in der Führung der Rechtsabteilung wurde das Vorhaben verstärkt aufgegriffen und entsprechend vorangetrieben.

Ein wichtiger Grund für die Einführung eines solchen Systems ist die Vereinheitlichung der Ablage, was die abteilungsinterne Zusammenarbeit ungemein erleichtert. Es geht aber auch darum, ein System zu kreieren, das den Mitarbeiter:innen in kurzer Zeit ermöglicht, einen Überblick über einen Akt bzw. ein Verfahren zu erhalten. Auch der Aspekt einer erleichterten Auswertung spielt eine wichtige Rolle.

Redaktion: Welche Kriterien wurden definiert, um ein Legal Tech Tool auszusuchen? Mussten spezielle IT-Vorgaben berücksichtigt werden?

Eine hausinterne Vorgabe war die Nutzung einer On-Premise-Lösung. Der ORF ist per Gesetz den Kriterien der Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit im Umgang mit seinen Mitteln verpflichtet. Wie bei jeder Digitalisierungslösung, soll deren Einführung einen Mehrwert für die Mitarbeiter:innen und die Abteilung darstellen. Und letztendlich war auch die Erfüllung des Anforderungsprofils ein entscheidender Faktor.

Redaktion: Wie bereiten Sie sich auf die nächsten Schritte Ihres Legal Tech Projektes vor? 

Derzeit werden die Adaptierungen des Testsystems auf das Produktivsystem übertragen. Sobald dieser Vorgang abgeschlossen ist, soll mit der Ablage in der digitalen Aktenverwaltung begonnen werden.

ORF Steckbrief:

  • Legal Tech Projekt: Digitale Aktenverwaltung in der ORF-Rechtsabteilung
  • Projektstart: vor ca. 10 Jahren. Es ist das 1. Projekt und wird nach Führungswechsel in der Abteilung aktuell intensiv vorangetrieben. Geplanter Projektabschluss: Ende 2022 
  • Projektverantwortung: Rechtsabteilung, Auftraggeber ist der Leiter der Rechtsabteilung. Technische Umsetzung der hauseigenen Lösung: Technische Abteilung 
  • Taskmanagement: Eigene Arbeitsgruppe inkl. Abteilungsleiter der Rechtsabteilung: bespricht wichtige Fragen des Projekts. Leiter der AG ist ein Mitarbeiter der Abteilung. Ausschuss aus Arbeitsgruppe: bildet Schnittstelle zur Anwendungsentwicklung, die das Anforderungsprofil der Rechtsabteilung umsetzt.

Dieses Interview erschien in der Legal Tech Times-Spezialausgabe 2022 für Rechtsabteilungen. Mehr Information zum Magazin finden sie hier!

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