Contract Management Tools – die Digitalisierungsreise

Die Digitalisierungsreise einer Rechtsabteilung kann mit der Einführung eines Contract Management Tools beginnen. Dabei gibt es einiges zu beachten: Unser Advisory-Team zeigt die wichtigsten Punkte in diesem Beitrag auf.

Im Rahmen unserer Legal Tech Advisory-Tätigkeit begleiten wir Rechtsabteilungen auf ihrer Digitalisierungsreise und ein Contract Lifecycle Management Tool ist oft Bestandteil und Kernelement davon. Es gibt jedoch Aspekte, die bedeutsamer sind als das Tool an sich (provokant: a fool with a tool is still a fool).

Schon im Vorfeld ist es wichtig, sich Gedanken über den Status Quo und der Zukunftsvision zu machen, alles kritisch zu hinterfragen und die tatsächlichen Bedürfnisse herauszuschälen. Wie arbeiten wir heute? Welche Rolle wollen wir als Rechtsabteilung zukünftig im Unternehmen einnehmen? Wo liegen unsere Pain Points? In den Workshops erleben wir oft, dass einige der Probleme mit nicht-digitalen Maßnahmen sogar besser lösen lassen als mit einem Tool, beispielsweise durch Rollendefinition oder Abgrenzung, Risikomatritzen oder die Einstellung eines Paralegals. Dazu braucht man keine Monate und Jahre, sondern konzentrierte ausgeblockte Zeit.

Liegen die Vorteile eines Contract Lifecycle Management Tools klar auf der Hand ist der nächste Schritt eins auszuwählen. Es gibt viele verschiedene am Markt, die sich in Funktionalität aber auch Design/User Experience oder Supportmöglichkeiten unterscheiden. Unterstützen wir eine Rechtsabteilung bei der Auswahl erheben wir zuerst die groben Requirements und diskutieren sie im Detail mit den Anbietern. Je nach spezifischen Bedürfnissen erstellen wir eine Long List von etwa 7 Tools, um davon 3 explizit zu empfehlen. Wichtig ist uns dabei immer, dass die Rechtsabteilung den Auswahlprozess nicht komplett auslagert, sondern auch selbst ein Verständnis dafür bekommt, was mit den Tools möglich und was üblich ist. Das unterstützt sie, um selbständig die weiteren Entscheidungen zu beispielsweise Funktionalitäten treffen zu können und ergibt Argumente in der späteren Vertragsverhandlung mit dem Anbieter.

Team unbedingt einbinden

Spätestens zum Ende des Auswahlprozesses (bei Anbieter-Demos, Bewertung, Erstellung von Usecases zur detaillierten Diskussion der spezifischen Bedürfnisse und eventuell auch bei der Erstellung des Business Cases) ist es aus unserer Erfahrung von Bedeutung das gesamte Team einzubeziehen. Dies zahlt stark auf die spätere Akzeptanz der Nutzer ein und ist auch ein wichtiger Indikator dafür, wer im Team (oder auch welches Team) besser eingebunden oder abgeholt werden muss. Ein Tool einzuführen, verändert die bisherigen Arbeitsabläufe und ist – selbst bei positiver Grundeinstellung – eine Umstellung. Nutzt man darüber hinaus die Möglichkeit, bestehende Prozesse zu überdenken und neu zu gestalten (was natürlich eine sehr gute Idee ist!!) wird die Umstellung noch größer. Diese ist, abhängig vom Persönlichkeitstyp, unterschiedlich schwer zu verdauen und es können Widerstände entstehen, die sich groß wachsen und nicht einmal etwas mit dem Tool an sich zu tun haben (Stichwort: Change Management).

Bei der Implementierung des Tools ist die Rechtsabteilung mit Projektmanagement konfrontiert, üblicherweise keine (explizite) Tätigkeit im Rahmen ihres Tagesgeschäfts. Der Anbieter stellt eine*n Projektleiter*in, der auch die Rechtsabteilung unterstützen soll(te). Leider sehen wir oft, dass sich das Projektmanagement hauptsächlich auf die technische Anbindung beschränkt und beispielsweise durch die Minimierung der Möglichkeiten der User das Tool auszuprobieren zusätzliche, dadurch entstehende (vielleicht nicht erfüllbare) Anforderungen unterbunden werden sollen. Begleiten wir eine Rechtsabteilung bei der Implementierung achten wir darauf, dass bereits in der Planung die gesamte Rechtsabteilung berücksichtigt wird, und unterstützen im Laufe des Projekts auch mit unserer praktischen Erfahrung im Projektmanagement wie der Gestaltung von Meetings und Workshops, Organisation und nicht zuletzt der Kooperation mit Anbietern.

Einer der – Schlüssel zum Erfolg – wenn nicht der – ist alle Mitarbeiter der Rechtsabteilung und zukünftigen Nutzer*innen des Tools, im Laufe der Implementierung gut mitzunehmen. Laufendes Change Management bedeutet über strukturiert geplante Maßnahmen hinaus viel Kommunikation und Feedbackschleifen mit dem Team und hier auch negatives Feedback zu zulassen. Hier ist unser Coaching-Ansatz, Ängste und Bedenken offen artikulieren zu lassen um ihnen dann konstruktiv zu entgegnen und die jeweiligen Personen aktiv(er) in die Implementierung einzubeziehen.

Uns macht es immer wieder Spaß, Rechtsabteilungen über den gesamten Prozess oder auf einzelnen Schritten ihrer Digitalisierungreise zu begleiten. Obwohl die einzelnen Schritte ähnlich sind, sind die Menschen sehr unterschiedlich und es ergeben sich verschiedene Schwerpunkte bei der Unterstützung. Gern sprechen wir auch mit Ihnen über Ihre Digitalisierungsvorhaben!

Wir unterstützen Sie gerne auf Ihrer Digitalisierungsreise! Erfahren Sie mehr über unsere Advisory-Tätigkeiten