Gut gemanaged – halb gewonnen: Delegation im Projektmanagement

Ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements ist die Delegation. Etwas, das besonders schwierig sein kann, wenn man selbst der/die beste Mitarbeiter*in ist. Diese Beitragsserie gibt Ihnen wertvolle Praxistipps für die Führung Ihrer Rechtsabteilung.

Die Herausforderung ist Loslassen

Eine Aufgabe wird übergeben und zurück bleibt die Frage „Hätte ich das nicht doch besser selbst machen sollen?“. Delegation ist oftmals herausfordernd, gerade unter Jurist*innen, die immer einen hohen Anspruch an Perfektion haben. Im Projektmanagement gibt es sogenannte Arbeitspaketbeschreibungen für einzelne Arbeitspakte, die im Projekt umgesetzt werden sollen. Hier wird die Aufgabe, also das Arbeitspaket, von den Verantwortlichen (allein oder gemeinsam mit den Projektleiter*innen) beschrieben: Voraussetzungen, Vorgehen und Ergebnisse.

Im Falle von großen Projekten, einem den Projektleiter*innen unbekannten Team oder unklaren Aufgaben wird diese Methode formell und oft auch schriftlich eingesetzt aber die Intention dahinter kann generell verwendet werden. Bitten Sie einfach bei der Delegation einer Aufgabe, Ihre Mitarbeiter*innen zusammenzufassen was zu tun ist und wie er/sie vorgehen wird. Sie schaffen dadurch Klarheit und ein gemeinsames Verständnis und bekommen die Sicherheit, dass die für Sie wichtigen Dinge bedacht werden. Und auch für die Mitarbeiter*innen ist ein Durchdenken der Aufgabe im Vorfeld von Vorteil (manchmal mit dem negativen Effekt, dass gesetzte Timelines revidiert werden müssen – aber dann werden sie es zumindest bereits im Vorfeld!).

Wie übergibt man Verantwortung?

Wenn Sie eine Aufgabe delegieren, ist das inhaltliche Verständnis der Aufgabe natürlich der Kern. Aber es ist auch wichtig, dass Sie Erwartungen aussprechen und – möglichst gemeinsam mit den Mitarbeiter*innen – die Rahmenbedingungen festlegen (oder klarstellen). Bis wann die Aufgabe fertiggestellt sein soll, wer informiert oder einbezogen werden soll und wie Ergebnisse aufbereitet werden sollen.

Stellen Sie außerdem sicher, dass die verantwortlichen Mitarbeiter*innen sich bei Problemen proaktiv meldet. Das ist vor allem wichtig, wenn es eine harte Deadline für die Fertigstellung gibt oder wenn nachfolgende Aufgaben auf den Ergebnissen aufsetzen (wie in einem Projektkontext). Je nach Offenheit der bestehenden Kommunikation sollten Sie dabei etwas Fingerspitzengefühl verwenden, da ein „Wenn du Hilfe brauchst, melde dich bitte“ gleichzeitig die Möglichkeit eines Scheiterns unterstellt. Und dann genau dazu führen könnte, dass ein/e Mitarbeiter*in nicht proaktiv aufzeigt, wenn es holprig wird, in der Hoffnung, es „doch noch irgendwie“ hinzubekommen.

Einigen Sie sich mit den verantwortlichen Mitarbeiter*innen über Zwischenergebnisse, wenn sich eine Aufgabe über einen längeren Zeitraum hinweg streckt! Ein detaillierterer Check des bereits Vorliegenden gibt Ihnen beiden mehr Sicherheit als die generelle Statusabfrage im Teammeeting. Und durch das Vorziehen der Ergebnisse bzw. eines Teils davon wird für beide Seiten sichergestellt, dass die Arbeit richtig voranschreitet und/oder ob die Mitarbeiter*innen zur Erfüllung der Aufgabe noch etwas braucht (Inputs zu Inhalten oder Vorgehen, personelle Unterstützung oder mehr Ressourcen). Allein die Deadline für die Zwischenergebnisse an sich erzeugt meistens einen gewissen Druck und Motivation, der den Fortschritt beschleunigt (auch Stichwort Procastination!).

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