Der Faktor „Änderung des Workflows“

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Veränderungen sorgen unter Mitarbeiter*innen immer wieder für Unsicherheit. So auch, wenn jene Workflows geändert werden, die zum täglichen Arbeitsalltag zählen. In seinem Gastbeitrag beschreibt Gordan Gajski, CDO Linde Verlag GmbH, welche Hemmnisse ihm bei der Entwicklung einer Smart-Document-Lösung aufgefallen sind.

Mittlerweile (es ist Anfang 2021) gibt es schon recht viele Legal-Tech-Lösungen auf dem nationalen Rechtsmarkt, vor allem im Anwendungsbereich der automatischen Dokumentenpflege und Erstellung. Wir haben uns Anfang 2020 mit dem Thema der automatisierten Dokumentenerstellung bzw. Smart-Document-Lösungen intensiv auseinandergesetzt und mit einem Start-up zusammengetan, um ein Software as a Service auf dem Markt zur Verfügung zu stellen. Hier lag das Ziel nicht in der Entwicklung eines gewöhnlichen Vertragsgenerators, sondern vielmehr in der Erstellung eines gänzlichen Arbeitsprozesses inklusive Einbindung von Verhandlungspartnern bis hin zur abschließenden digitalen Signatur – dies mit einem hohen Grad an Individualisierungsmöglichkeiten und zusätzlich einer direkten Beratungsmöglichkeit – falls benötigt.

Wir sind damit 2020 auf großes Interesse und Neugier in unserer Kern- und Zielgruppe gestoßen, haben vor allem bei und mit Rechtsanwaltskanzleien einen sehr guten und intensiven Austausch gepflegt und bereits die ersten Abos bzw. Lizenzen verkauft.

Vertrauen in Altbewährtes

Was uns jedoch verstärkt auffällt, ist der teils verständliche Unwille, eine gewohnte Arbeitswelt – sei es eine existierende Kanzleiplattform oder -umgebung – zu verlassen und einen gänzlich neuen Prozess der Dokumentenerfassung und -automatisierung auf einer Plattform bzw. einem Interface anzustoßen (auch wenn es eine einfache webbasierte Seite ist). Es ist nicht das Hemmnis, eine solche Anwendung einzusetzen, sondern vielmehr die Bereitschaft, hier Zeit und Ressourcen in das On Boarding bzw. die Kennenlern- und Testphase zu investieren. Wir wissen, dass Zeit und Ressourcen knapp und wichtig sind, welche wir mit solchen Lösungen für unsere Kund*innen eigentlich freisetzen wollen.

Also ein wenig eine Henne-Ei-Situation, wenn man so will. Den Sinn in der smarten Dokumentenautomatisierung sehen fast alle Kund*innen und Partner. Einige vermehrt aus der Perspektive der Massenerstellung von immer wiederkehrenden Standardverträgen, andere aus dem Blickwinkel, hier eine Vertragserstellung wirklich rein digital ausarbeiten und bis zur digitalen Signatur finalisieren zu können.

Unsicherheit noch bemerkbar

Trotzdem ist die Hemmschwelle recht hoch, solche Lösungen zeitnah zu nutzen – aus den erwähnten Gründen und vermehrt aufgrund von Fragen nach dem gesamten Änderungsprozess: Was bedeutet das für meine Mitarbeiter*innen? Wie hoch ist der Schulungsaufwand? Kommen zusätzliche Kosten auf uns zu? Wir haben ja eigentlich gar keine Zeit für so etwas etc. Diese Fragen stehen dem Erkennen der Vorteile gegenüber, wie unter anderem Zeitersparnis und somit auch Kostenersparnis, innovative und intelligente Funktionen (durchsuchbar, archivierbar, verknüpfbar, von überall abrufbar etc.), schnelleres und übersichtlicheres Arbeiten etc.

Wir haben erfahren und gelernt zu berücksichtigen, dass das Sprechen über Legal-Tech-Lösungen und deren konkrete Implementierung in eine Arbeitswelt zwei Seiten einer Medaille sind. Umso wichtiger ist es, für neue Lösungen den Grad der Komplexität so niedrig wie möglich zu halten, die Anwendung so intuitiv wie möglich zu gestalten und ein überzeugendes Return of Investment zu demonstrieren.

Das tun wir konzentriert, und versuchen mit sehr plakativen Ansätzen, die Vorteile solcher Lösungen mit Beispielen von konkreten Anwendungsfällen darzustellen. Also ein wenig Missionars- und Pionierarbeit. Trotzdem sind wir fest davon überzeugt, dass Smart-Document-Lösungen vor allem 2021 abgesehen vom Corona Effekt stark in Verwendung kommen werden und somit alltägliche bestehende Probleme und Herausforderungen in Vorteile umwandeln.

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