Die 4 Stufen der Digitalisierung von Fachabteilungen: Die Schritte zum Erfolg

In vielen Unternehmen sehen Entscheider die Digitalisierung im Verantwortungsbereich der IT oder EDV. Dieser Zugang ist jedoch meist nicht zielführend. Das gilt vor allem für Unternehmens-Bereiche wie die Rechtsabteilung oder die Personalabteilung. Welcher Weg zu einer erfolgreichen Digitalisierung von HR, Legal und anderen Fachabteilungen führt, beschreibt der folgende Beitrag.

Die erste Herausforderung auf dem Weg zur Digitalisierung besteht darin, sich klar zu werden, was man will und braucht. Dieser Vorgang benötigt Zeit – und die sollten sich Führungskräfte und Mitarbeitende nehmen. Nur die Beschäftigten selbst kennen die Arbeitsschritte im Einzelnen und wissen, was täglich Zeit frisst und wo die sogenannten Pain Points, also die „Schmerzpunkte“ oder spezifischen Probleme liegen.

Stellen Sie fest, wo Sie in Bezug auf Digitalisierung stehen

Stufe 1: Schätzen Sie sich in einem ersten Schritt realistisch ein und fragen Sie sich, ob wirklich alle im Team verstanden haben, was Digitalisierung bedeutet. Holen Sie sich im Zweifel eine Expertin ins Haus, die einen Vortrag über dieses Thema hält, oder sprechen Sie mit anderen Abteilungen über deren Digitalisierungsprojekte.

Stufe 2: Sobald Sie ein Verständnis für Digitalisierung aufgebaut haben, können Sie beginnen, interne Prozesse zu digitalisieren, die zum Beispiel das Arbeitszeitmanagement oder das Performance-Management betreffen.

Stufe 3: Im nächsten Schritt könnten Sie sich an externe Prozesse wagen, etwa im Recruiting.

Stufe 4: Auf der letzten Digitalisierungsstufe ist Ihre Abteilung möglicherweise so weit, dass Sie Lösungen für andere Abteilungen erarbeiten oder mitdenken können.

Das Stufenmodell ist keine feste Hierarchie. Vielleicht steigen Sie nicht bei Stufe 1 ein, sondern können eine oder zwei Stufen überspringen. Erfahrungsgemäß tun sich Abteilungen jedoch schwer, gleich bei der vierten Stufe einzusteigen.

Warum gibt es uns überhaupt?

Ein digitales Tool ergibt nur Sinn, wenn es Ihrem Purpose oder „Golden Why“ dient. Dieser Begriff stammt aus einem Denkmodell von Simon Sinek. Überlegen Sie, warum es Ihre Abteilung gibt und wie Sie dieses „Warum“ erfüllen.

Wenn Ihr „Warum“ heißt, „HR sorgt dafür, dass wir Menschen mit den richtigen Skills im Unternehmen haben“, konzentrieren Sie sich vermutlich intensiv auf Recruiting und Upskilling. Das ist ein wichtiger Hinweis darauf, welche digitalen Tools Sie benötigen könnten. Die dritte Frage lautet schließlich: Was tun Sie aktuell in Ihrer Abteilung? Was ist der tägliche Beweis Ihres Warums? Analysieren Sie genau Ihre Prozesse: Wo haben diese Schwachstellen – und dienen nicht Ihrem zentralen Ziel?

Ohne das „Warum“, das „Wie“ und das „Was“ zu kennen, werden Sie keinen Business Case schreiben und argumentieren können, warum Sie ein digitales Tool benötigen. Beziehen Sie beim Beantworten der Fragen Ihr gesamtes HR-Team ein – und wo nötig, auch Mitarbeitende und Führungskräfte als Ihre Kundinnen und Kunden.

Warum brauchen wir ein digitales Tool?

Erarbeiten Sie, wofür Sie ein digitales Tool benötigen. Folgende Gründe sind für eine Fachabteilung wie HR denkbar:

1. Rechtliche Vorgaben. Vor allem in Bereichen, die rechtliche Vorgaben berühren (wie Zeiterfassung, Recruiting oder Bewerbermanagement) müssen Prozesse nachvollziehbar und transparent sein.

2. Beschleunigen von Prozessen. In Personalabteilungen verliert in der Regel niemand aufgrund der Digitalisierung den Job. Stattdessen muss HR immer mehr und immer komplexere Aufgaben mit derselben Anzahl von Mitarbeitenden erledigen. Ohne den klugen Einsatz von Tools lässt sich die Arbeit oft nicht mehr in sinnvoller Zeit inhaltlich relevant abarbeiten.

3. Vereinfachung. Bei der Analyse Ihrer Prozesse können Sie das sogenannte „Unbundeling“ nutzen, also das Entflechten der Prozesse in einzelne Schritte: Wo beginnt beispielsweise das Recruiting? Wer meldet den Personalbedarf an wen? Wer erstellt den Ausschreibungsentwurf und wer gibt ihn frei? Schritte wie diese können Sie mit HR-Software abbilden und vereinfachen.

4. Reduktion von Fehleranfälligkeit. Das Automatisieren standardisierter Prozesse kann dazu beitragen, Fehler zu reduzieren. Ein Beispiel ist das automatisierte Auslesen von PDF-Inhalten in andere Formate (zum Beispiel via Ropotics Process Automation).

5. Kollaboration. HR arbeitet eng mit anderen Fachabteilungen, mit Mitarbeitenden oder Externen zusammen. Dabei geht es um Austausch von Informationen, verschiedene Versionen von Dokumenten oder Freigaben. Häufig verläuft dieser Austausch der Dokumente über E-Mail. Digitale Tools können hier bei der Vereinfachung helfen.

6. Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen. Anstatt in alten E-Mails zu kramen, ermöglichen digitale Tools, Entscheidungen auch nach Jahren noch zu verstehen, nachzuvollziehen und zu verfolgen.

7. Zeitgemäßes Arbeiten. Unternehmen tun sich immer schwerer, gute Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu finden. Eine zeitgemäße, digitalisierte Arbeitsumgebung macht sie als Arbeitgeberin attraktiver.

8. Value Adding versus Cost Center. Personalabteilungen sind wie Rechtsabteilungen Cost Center. Sie haben meist keine Leistungskriterien außer Kosten wie etwa Personalkosten. Ein digitales Tool kann helfen, den Wert ihrer Arbeit zu visualisieren. Wichtig ist auch hier zu verstehen, welche Leistungskriterien die Abteilung definieren sollen, und diese selbst zu definieren, anstatt auf Vorgaben zu warten.

Welche Aufgaben lassen sich mit digitalen Tools besser gestalten?
Abbildung 2: Welche Aufgaben lassen sich mit digitalen Tools besser gestalten?

Wofür soll das Tool eingesetzt werden?

Um diese Frage zu beantworten, schreiben alle HR-Mitarbeitenden zwei Wochen lang ihre Tätigkeiten auf und ordnen sie dem entsprechenden Quadranten in einer Matrix zu (Abbildung 2). Die x-Achse gibt Auskunft über die Häufigkeit der Aufgabe und die y-Achse bezeichnet den Grad des Werts (Value) beziehungsweise die Komplexität der Aufgabe.

Im Quadranten unten links finden sich Tätigkeiten, die wenig häufig und wenig komplex sind. Solche Aufgaben sollten Experten gar nicht machen. Dazu gehören seltene administrative Aufgaben, die man nicht digitalisiert, weil sich der Aufwand nicht lohnt.

Aufgaben im oberen linken Quadranten sind weniger häufig, aber sehr komplex. Diese Aufgaben sollte eine Abteilung extern vergeben, da es sich für das Unternehmen nicht auszahlt, dafür Expertise aufzubauen und zu pflegen. So würden kleine HR-Abteilungen möglicherweise die Direktansprache bei der Suche nach einer neuen Geschäftsführerin an externe Personaldienstleister auslagern.

Oben rechts in der Matrix stehen häufige und komplexe Aufgaben: Sie bilden das Kerngeschäft einer Personalabteilung und stehen strategisch im Fokus. Dazu gehören das Ausarbeiten von Stellenausschreibungen mit dem Business, das Führen von Interviews, die Arbeit an Weiterbildungskonzepten oder Verhandlungen mit dem Betriebsrat.

Unten rechts finden sich häufige und nicht komplexe Aufgaben wie das Versenden von Absageschreiben, das Erstellen von Shortlists im Bewerbermanagement, das Ausfüllen und Kontrollieren von Arbeitsverträgen. Aufgaben wie diese können und sollten digitalisiert werden.

Definition und Auswahl eines digitalen Tools

Digitale Tools gibt es wie Sand am Meer. Aber „a tool is a fool“, wenn es nicht passend eingesetzt wird. Wenn Sie jedoch die Schritte wie beschrieben ausgeführt haben, sollten Sie wissen, was Sie brauchen. Es gibt Tools, die einzelne Prozessschritte unterstützen:

Dazu gehören Vertragserstellungstools, Dokumentenmanagementsysteme oder Digitale-Signatur-Tools. Andere decken Workflows und Abläufe inklusive Freigaben ab. Collaboration-Tools wie Kanban-Boards strukturieren die Zusammenarbeit besser oder verwalten Versionierungen von Dokumenten.

Textanalyse-Tools prüfen Texte auf Verständlichkeit oder Wortwiederholungen und sind besonders nützlich zum Suchen und Finden bestimmter Passagen oder zum Redflaggen (also dem Vergleich zwischen dem Inhalt des Vertrages und den eigenen Standard-Vertragsinhalten). Alle Prozesse bilden sogenannte Contract-Life-Circle-Management-Tools (CLM), also Vertragsmanagement-Tools ab.

Involvieren Sie vor der Auswahl rechtzeitig Stakeholder wie Geschäftsführung, IT und das Business. Die IT-Expertinnen sollten in diesem Zusammenhang vor allem zu Themen wie Security oder Cloud-Lösung versus On-Premises-Lösung beraten. Wenn Sie die Top-3-Anbieter gefunden haben, die Ihre Anforderungen abdecken, laden Sie diese zu einer Präsentation ein. Nach einem digitalen Demodurchgang sollte es auch einen Live Pitching Day geben, der echte Use-Cases der Abteilung abbildet. Im Anschluss daran können Sie einen Anbieter auswählen.

Implementierung

Für die Implementierung des digitalen Tools sind eine gute Projektplanung und vor allem ein guter Kommunikationsplan notwendig. Vor allem letzteres kommt häufig zu kurz. Erfahrungsgemäß trägt die Kommunikation jedoch zu rund 80 Prozent zu einer erfolgreichen Projektimplementierung bei. Damit Ihr Projekt ein Erfolg wird, sollten Sie außerdem stets die Aspekte Strategie, Struktur und Kultur berücksichtigen. Keiner der drei Aspekte allein kann zum Erfolg des Projekts führen, sondern nur alle zusammen.

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