Die Digitale Signatur in Zahlen – Jahresrückblick mit Stefan Stockinger

Die Digitale Signatur in Zahlen – Jahresrückblick mit Stefan Stockinger

Die Zukunft der Rechtsbranche
0110010001101001011001110110100101110100011000010110110000001010 — und verstanden ? Diese Zahlenfolge stellt das Wort „digital“ im  Binärsystem dar. Im Interview mit Stefan Stockinger (OMV) sprechen wir zwar auch über Zahlen, aber ich kann Sie beruhigen, man muss davor nicht den Fremdsprachenkurs Technik besuchen 😉 An der Schnittstelle von Recht und Technik befinden wir uns trotzdem, denn wir resümieren wie die Digitale Signatur konkret (und in Zahlen) in der Rechtsabteilung der OMV im letzten Jahr genutzt wurde.
Ziehen wir Resümee: Wie viele Digitale Signaturen sind bei Ihnen letztes Jahr über den Tisch gegangen und wie viel Zeit wurde dadurch gespart?  Persönlich war ich im letzten Jahr in 85 Unterschriftsprozesse involviert, alles Verträge. Doch was zählt, sind die unternehmensweiten Kennzahlen: OMV-weit wurden in den letzten 12 Monaten deutlich mehr als 70.000 digitale Unterschriftsprozesse mit unserem hauptsächlich eingesetzten digitalen Signaturtool abgeschlossen. Diese Zahl hat mich beeindruckt und meine kühnsten Schätzungen übertroffen. Wenn ich davon ausgehe, dass diese Unterschriften bislang auf Papier oder via Papier/Scan/E-Mail geleistet wurden, dann sollte die Zeitersparnis enorm sein. Daneben virtualisiert ein digitaler Signaturprozess den Unterschriftsort. Viele Kollegen schätzen die Möglichkeit sehr, damit im Büro Zeit für Wichtigeres zu gewinnen und den digitalen Signaturprozess in Zeiten des Wartens zu verlagern. Eine Mobile App zur Leistung der digitalen Signatur, in der man das Dokument vernünftig vor Unterschrift lesen kann, ist deshalb sehr wichtig.  Wie haben Sie die Digitale Signatur in Ihren Organisationsablauf eingebaut und hat es die Arbeitsweise in Ihrer Rechtsabteilung verändert? Wir gingen hier sehr pragmatisch und Hands-On vor: In einer Pilotphase testeten wir gemeinsam mit Procurement, wie gut diese Applikation in unsere Prozesse zu integrieren ist. Können wir mithilfe der digitalen Signatur effizienter einkaufen? Können wir auch andere, wiederkehrende standardisierte Verträge digital signieren? Nicht sehr überraschend kamen die Erfolge unmittelbar, und bereits in der Pilotphase von 12 Monaten verwendete Procurement die digitale Signatur in 10.000 Unterschriftsprozessen. Die Auswirkungen auf unsere Abteilungsarbeit waren exakt die, welche man sich von jedem Digitalisierungsprojekt erwarten kann: Ein viel transparenterer und besser dokumentierter Unterschriftsprozess, mehr Flexibilität durch die Virtualisierung des Prozesses, und nicht zuletzt natürlich massive Effizienzeinsparungen, wie oben ausgeführt. Einzelne Verträge hätten wir ohne digitale Signatur in der vorgegebenen Zeit gar nicht zustande gebracht. Welche Tools sind bei der Umsetzung Ihres Projekts tragend gewesen?  Ich möchte keine Werbung für ein spezielles Tool machen, denn unsere Systementscheidung wurde auch von der unternehmenseigenen IT-Systemumgebung und unserer internationalen Geschäftstätigkeit bestimmt. Ganz grundsätzlich würde ich mir jene Softwarelösungen genauer ansehen, die Cloud-basierend sind (EU Cloud), dabei hinreichend flexibel sind und beim Gegenüber keinerlei dedizierte Software voraussetzt. Dass wir mit unserem Tools von unseren Partnern lediglich Namen und E-Mailadresse benötigen, war für den Erfolg des Systems bei Verträgen mit Dritten entscheidend. Bei der noch immer bestehenden Skepsis bei manchen unserer Geschäftspartner ist ein guter Name der Lösung natürlich auch hilfreich.  Better safe than sorry: Wie sicher ist die Digitale Signatur? Das ist eine meiner Lieblingsthemen, denn tatsächlich sollen digitale Signaturen die Sicherheit erhöhen. Viele Skeptiker übersehen, dass wir ja bereits halb-digital arbeiten. Nur noch ein sehr kleiner Teil der Verträge werden tatsächlich auf Papier unterschrieben. Viele Vertragsabschlüsse erfolgen nach dem Prinzip: Ausdrucken, Unterschreiben, Scannen, E-Mailen, Ausdrucken, Unterschreiben, Scannen, und so weiter. Diese Verträge erfüllen nicht das gesetzliche Schriftlichkeitserfordernis, und viel wichtiger, sie sind deutlich unsicherer als digital signierte Verträge. Deshalb liegt unser Hauptaugenmerk darin, von dieser halb-digitalen Form der Verträge per Scan/E-Mail wegzukommen. Wir haben auch kein Problem damit, die ganz wichtigen Verträge weiterhin auf Papier zu unterschreiben, soweit dies weiterhin erwünscht ist.  Wohin wird Ihre digitale Reise Sie als nächstes führen? Automation, AI oder was ganz anderes? Da OMV insgesamt einer umfassenden Digitalisierung unterliegt, haben wir eher zu viel als zu wenig Projekte. Die Stichworte „Automation“ oder „AI“ sind nur Buzzwords, die vom eigentlichen Ziel ablenken: Wie können wir das Unternehmen in digitaler Form besser führen? Diese Technologien werden sich etablieren, aber im Hintergrund und nie als Selbstzweck. Gerade Juristen sind hier pragmatisch und lassen sich kaum von Hypes verunsichern. Neben der weiteren Entwicklung des digitalen Signaturprozesses (Verknüpfung mit der Vertragsablage) liegt mir besonders am Herzen: eine intelligentere Vertragsstandardisierung auf Klauselebene, die Möglichkeit, Übersetzungen mithilfe von AI effizienter zu machen und die E-Zustellung im Unternehmensserviceportal. Außerdem müssen wir als Rechtsabteilung die Augen im Unternehmen offen halten, da tut sich gerade unglaublich viel, von dem wir profitieren können.   Wir bedanken uns recht herzlich bei Herrn Stockinger und hoffen in nächster Zeit noch weitere interessante LegalTech Projekte in der Rechtsabteilung zu sehen. Für eine Extraportion LegalTech und die digitale Rechtsabteilung hier entlang: https://future-law.at/lets-talk-rechtsabteilung-dr-stefan-stockinger-ll-m-omv/ https://future-law.at/ein-autogramm-bitte-die-digitale-signatur-in-der-rechtsabteilung/   Ihr Future-Law Team, Sophie Martinetz & Sophie Werner     Sophie Werner