Die drei ??? von Kanzleien in Zeiten der Transformation – Gastbeitrag von Katharina Lehner | Philips Speech

Die drei ??? von Kanzleien in Zeiten der Transformation

Neue gesetzliche Regelungen, der wachsende Konkurrenzdruck aber auch die Corona-Pandemie zwingen Kanzleien dazu, ihre Arbeitsprozesse zu überdenken. In diesem Blog Post beantworten wird drei häufige Fragen, die sie sich in diesen Zeiten stellen.

1: Wie schafft man einen attraktiven Arbeitsplatz mit der Möglichkeit zu “meaningful work”?

Auch wenn die Corona-Pandemie den Druck auf zahlreiche wirtschaftliche Sektoren erhöht, bleibt der Fachkräftemangel ein bestimmendes Thema. Unternehmen und Kanzleien sind auf der Suche nach Talenten, die exzellente Arbeit leisten aber sich auch in Phasen der Transformation und Disruption der Verantwortung stellen.

Allerdings dominieren im Rechtswesen jedoch vielfach noch administrative, manuelle und repetitive Tätigkeiten – bedingt unter anderem durch hohe Dokumentationsanforderungen. Diese ergeben sich auch aus der Verpflichtung gegenüber den Mandanten, die Dienstleistungen transparent zu dokumentieren. Sie fordern von ihrer Kanzlei eine schnelle Reaktion sowie eine lückenlose Erfassung aller Aspekte eines Falls.

Aus Sicht der Mitarbeiter sind jedoch Tätigkeiten wie Abtippen oder Dokumente manuell von A nach B transferieren oft unterfordernd. Das im Unternehmen vorhandene Know-how versickert in Admin-Tätigkeiten und kann nicht für andere wert-schöpfende Dinge abgerufen werden. Zusätzlich erwartet sich die Generation Y und die Generation Z einen digital ausgestatteten, modernen Arbeitsplatz.

Mit dem Einsatz von state of the art Sprachtechnologie, die einerseits digitale Workflows abbildet aber auch Spracherkennung integriert, sparen Kanzleien Zeit bei der Verschriftlichung und machen Kapazitäten frei für andere Tätigkeiten. Dies attraktiviert die Arbeitsumgebung für Rechtsanwälte aber auch für das Assistenzpersonal enorm.

2: Ist jetzt der richtige Zeitpunkt für die Investition in neue Technologien?

Bleiben wir beim soeben genannten Beispiel Spracherkennung. Oftmals ist das Vorurteil vorhanden, dass die Einführung dieser mühsam und nervenraubend ist. Allerdings hat die Spracherkennung in den letzten Jahren aufgrund von KI-Technologie einen Quantensprung gemacht.

Die juristische Spracherkennung Dragon Legal Anywhere von Nuance basiert auf Deep Learning Technologie. Einerseits ist die Erkennungsgenauigkeit schon zu Beginn bei 99 Prozent, das heißt es braucht kein Training oder mühsames Einarbeiten, und dieser Wert steigt sogar noch an, weil die Software mitlernt.

Gerade eine Transformation ist ein geeigneter Zeitpunkt, sich neue Schlüsseltechnologien zunutze zu machen. Experten weisen darauf hin, dass neue Technologien dann erfolgreich eingeführt werden, wenn die Anwenderinnen und Anwender von Beginn an dafür “brennen” und unmittelbar den Nutzen für ihre persönlichen Aufgaben und im besten Fall sogar für das Unternehmen verstehen.

Fügt sich die Spracherkennung also lückenlos in den täglichen Arbeitstag ein, zum Beispiel in bestehende Diktier- und Transkriptionsworkflows, ist die Bereitschaft der Anwender sehr hoch, der neuen Technologie eine Chance zu geben. Philips hat daher erst kürzlich die Dragon Spracherkennung in die Workflow-Lösung SpeechExec Enterprise integriert. https://www.dictation.philips.com/at/spracherkennung-kanzlei/

3: Wie schafft man den Spagat zwischen flexiblen Arbeitsweisen und rechtlichen Rahmenbedingungen?

Gerade in Branchen wie dem Rechtswesen gibt es aufgrund der Vertraulichkeit und der Verarbeitung höchst sensibler Daten ein besonderes Augenmerk auf Datenschutz und Sicherheit. Die DSGVO einerseits aber auch Vorgaben wie die Richtlinie für die Ausübung des Rechtsanwaltsberufes seitens der Rechtsanwaltskammer geben den Rahmen vor. Viele Anwälte stehen Cloud-Lösungen immer noch sehr skeptisch gegenüber, auch wenn die Rechtsanwaltskammer Ende letzten Jahres deren Einsatz unter Berücksichtigung gewisser Kriterien erlaubt hat.

Auf der anderen Seite hat die Corona-Pandemie gezeigt, dass es IT-Lösungen braucht, die flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten ermöglichen. Umso wichtiger ist es aber, dass Kanzleien für die Verarbeitung von Daten und den Dokumentationsprozess in einem sicheren System arbeiten, auf das man von überall zugreifen kann.

Denn nur so bleiben die Dokumente von der Anfertigung bis zum Versand an den Mandanten oder zur Einreichung bei Gericht immer im System. Das gilt auch dann, wenn Anwälte oder Büroangestellte im Homeoffice arbeiten. Medienbrüche wie beispielsweise der Austausch von Dokumenten per E-Mail oder Post entfallen damit. Viele Juristen verschicken die Aufnahmen ihrer analogen Diktiergeräte immer noch auf Kassette mit der Post an ein Schreibbüro. Das stellt ein hohes Sicherheitsrisiko dar und ist rechtlich bedenklich.  Höchste Zeit also, diese analoge Arbeitsweise durch einen flexiblen und digitalisierten Prozess zu ersetzen.

Und: Moderne Workflow-Tools wie SpeechExec Enterprise mit integrierter Dragon Spracherkennung lassen Kanzleien die Wahlfreiheit, ob sie die Lösung auf ihren eigenen Servern hosten wollen oder ob auch eine DSGVO-konforme Cloud-Lösung zum Einsatz kommen kann.

SAVE THE DATE

Am 17. März findet um 10:00 Uhr ein Webinar in Kooperation von Philips und Nuance statt, in dem es darum geht, wie Kanzleien mit Diktieren und Spracherkennung moderne Arbeitsformen ermöglichen. Melden Sie sich gleich hier an: https://philips.to/2ZmFDCk

#LegalTech #Wirsindlegaltech

Dieser Gastbeitrag ist im Zuge einer Kooperation mit Speech Processing Solutions entstanden