Digitalisierung: Zeit nehmen, um sich mit sich selbst zu beschäftigen

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Die Vorteile der Digitalisierung und von Legal Tech Tools werden regelmäßig breit kommuniziert. Als Konsequenz könnte bei einigen Rechtsunternehmen die „Fear of Missing out“ einsetzen. Aber ist es überhaupt notwendig, schon jetzt zu digitalisieren? In der exklusiven Interview-Serie mit Sophie Martinetz, Founderin und Managing Partnerin von Future-Law, gehen wir dieser Frage auf den Grund und erfahren, ob die Digitalisierung für Angst bei den Rechtsunternehmen sorgt.

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Mit den schier niemals endenden Optionen an Legal Tech Tools am Markt wächst für das ein oder andere Rechtsunternehmen auch der spürbare Druck, selbst zu digitalisieren. Aber ist die Digitalisierung in diesem Moment zwingend erforderlich? „Es wird immer überschätzt, wie kurzfristig, schnell und rapide Technologie wirkt. Aber es wird immer unterschätzt, wie lange es mittel- und langfristig dauert“, stellte Sophie Martinetz fest. Ihrer Erfahrung nach sei es so, dass es derzeit noch keinen „absoluten“ Druck gibt, sofort digitalisieren zu müssen. Dementsprechend gebe es Pain Points im Unternehmen, die aber nicht chronisch schmerzen würden. Der Zwang zu digitalisieren, sei nebensächlich, wichtiger sei, dass man sich auf die Reise begeben möchte. Aus diesem Grund hätten auch all jene, die sich schon jetzt damit beschäftigen, einen Vorteil: Sie beschäftigen sich nämlich mit sich selbst, den Prozessen, den Möglichkeiten und der eigenen Überzeugung. Diese Unternehmen könnten dann rechtzeitig bei der Digitalisierung mit dabei sein. „Das heißt nicht, dass man jetzt schon alles machen muss. Das heißt nur, dass man sich darauf vorbereitet, wie es sein sollte“, fasst Martinetz zusammen. Das heißt allerdings nicht, dass es überall keinen Digitalisierungsdruck gibt. „Es gibt gewisse Rechtsabteilungen und Kanzleien, die wirklich Druck haben, weil sie ein konkretes Problem lösen wollen oder gerade in der Rechtsabteilung vom*n Vorständ*in Druck bekommen. Dann muss etwas passieren.“, weiß die Future-Law Managing Partnerin. Unabhängig davon wie dringend die Digitalisierung notwendig ist, gelte: Man könne niemanden zu irgendetwas zwingen. Deswegen habe sie der „Missionarsarbeit“ schon lange abgeschworen, weil es sich gar nichts bringe. Stattdessen liege der Fokus ihrer Beratungen darauf, den ersten Schritt der Digitalisierungsreise zu machen. So zeige sie was sich am Markt tut, wo die anderen stehen und was sich in den nächsten drei bis fünf Jahren entwickeln wird. Aufbauend auf diesen Erkenntnissen müsse man Entscheidungen treffen.
Strukturelle Dinge haben Vorrang

Bevor man daran denken kann, zu digitalisieren, seien zwei Themen besonders wichtig: Die Beschäftigung mit sich selbst und das Budget. Der erste Punkt sei also ein strategisches Thema, das auch viel Zeit brauche. Hier sei es schwierig für Führungskräfte, sich die Zeit aus dem operativen Geschäft zu nehmen und sich selbst Fragen zu stellen. Dennoch sei es besonders wichtig, sich bewusst Zeit für diesen Prozess zu nehmen und so sich selbst, die Prozesse, die Möglichkeiten und die eigene Überzeugung zu hinterfragen. Bezüglich des Budgets habe Martinetz besonders bei Rechtsabteilungen bemerkt, dass diese Schwierigkeiten dabei hätten, Geld für sich selbst zu verlangen. „Digitalisierung kostet nun einmal. Wir reden hier über überschaubare Summen, die möglich sind, aber da steht die Angst der Rechtsabteilung selbst oft im Wege“, hat die Future-Law Gründerin Hemmnisse bemerkt. Bei Anwaltskanzleien hingegen komme es auf die Struktur an. Bei Strukturen, die standardisierter und institutionalisierter sind, sei es leichter ein Budget für Legal Tech und Digitalisierung vorab abzustimmen. „Wenn ich diesen Schritt in der Institutionalisierung und Planung und Budgetierbarkeit mache, dann bin ich schon sehr weit. Weil dann jemand anderes, der sich auskennt entscheiden kann“, sieht sie hier Vorzüge. In Kanzleien mit anderen Strukturen müssten sich alle Partner*innen überlegen, was sie überhaupt möchten. Es sei also sinnvoll, sich schon mit der Digitalisierung zu beschäftigen, gebe aber noch strukturelle Themen, die vorher beantwortet werden müssen.

Warum digitalisiere ich überhaupt?

Laut Martinetz würden viele Rechtsunternehmen schon jetzt digitalisieren, weil es genügend Pain Points gebe. Hierbei müsse man beachten, dass in Expert*innen-Organisationen – wie die in der Rechtsbranche – häufig die besten Expert*innen zu den Chef*innen werden. Diese Expert*innen seien am liebsten Wissensträger*innen und würden gerne „tolle“ Aufgaben machen. Gleichzeitig würden sie Administration und Projektmanagement hassen. Aber eben diese beiden „Hasspunkte“ würden bei immer komplexer werdenden Rechtsgebieten stärker zunehmen. Hier könne die Digitalisierung Abhilfe schaffen: „Die Digitalisierung ist es eine tolle Möglichkeit, Arbeit neu zu strukturieren, Prozesse neu zu strukturieren. Wenn man es gut macht, kann man ganz viel administrativen Aufwand und Projektmanagement-Aufwand rausnehmen.“ So würden lästige Dinge wie „Nachtelefonieren“ und die Abstimmung im Team einfacher werden. Eine gute Implementierung bringe allen etwas, weil die Expert*innen mehr Zeit für ihre Expertise haben. „Das bringt die Digitalisierung. Sie macht keine Menschen weg. Das passiert noch lange nicht.“

„Natürlich haben die Leute Angst“

Dass Menschen aber doch von Maschinen ersetzt werden, wird in vielen Branchen befürchtet. Nicht so in der Rechtsbranche: Die Freude, dass etwas weniger wird, überwiege. Das sei auch auf den zunehmenden Kostendruck rückführbar. Natürlich gebe es jetzt weniger Support Team Member, weil die monotonen Aufgaben wie das Transkribieren von Diktaten automatisiert werden. Das bedeute aber gleichzeitig, dass die betroffenen Mitarbeiter*innen nun anspruchsvollere Aufgaben übernehmen können. Diese Entwicklung stimme mit den neuen, höheren Ansprüchen der Arbeitnehmer*innen an ihren Arbeitsplatz überein. Das Beispiel einer gut ausgebildeten Grundbuch-Sekretärin passe hier: „Eine gutverdienende Grundbuch-Sekretärin möchte auch nicht immer diese dumme Tätigkeit machen.“ Deswegen würden sich die Dinge zwar verändern und alles – sofern möglich – automatisiert werden, aber gleichzeitig entstünden dadurch Möglichkeiten viel wertvollere Aufgaben zu machen. So werde eine gute Sekretärin nicht mehr tippen, sondern vielmehr überlegen, wie sie am besten das Wissen managt. Wenn es schon keine Angst um die Arbeitsplätze gibt, stellt sich die Frage, wie es wegen der Technologien aussieht. Künstliche Intelligenz, Blockchain oder Big Data können auf den ersten Blick sehr einschüchternd wirken. Gibt es also Ängste, wenn es um die Implementierung solcher Technologien geht? „Natürlich haben die Leute Angst und das kommt auch heraus“, beobachtete die Managing Partnerin. In ihren Strategie-Workshops würden deswegen auch anfangs diese Themen angesprochen werden. „Wir haben dann meistens immer eine Nachbesprechung oder den zweiten Strategie-Workshop und spiegeln das dort auch immer zurück, ohne Namen zu sagen“, erklärt Martinetz. Dabei ginge es eher darum, Aufmerksamkeit auf die Ängste zu lenken und in den weiteren Prozess mitzunehmen. Grundsätzlich sei die Angst aber auch gut, weil sich die Menschen so Zeit für das Themen nehmen würden: „Die Angst ist ja nicht nur etwas Schlechtes, sondern sie bewahrt uns auch davor, dass wir falsche Entscheidungen treffen. Das muss man in einem psychologischen Change-Management Prozess auch mitnehmen.“

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Legal Tech Club Redaktion: Liebe Club-Mitglieder Ich bin hier mit Sophie Martinetz der Founderin und Managing Partnerin von Future-Law und wir sind hier, im Rahmen unserer exklusiven Interview-Serie für alle unsere Clubmitglieder und heute werden wir darüber sprechen, was notwendig ist, um überhaupt eine Rechtsabteilung oder eine Kanzlei zu digitalisieren. Also Sophie, zuerst braucht es mal das Wissen und die Akzeptanz, dass die Veränderung passieren muss. Deiner Erfahrung nach ist den meisten Kanzleien und Rechtsabteilungen überhaupt bewusst, dass die Digitalisierung passieren muss oder musst du noch viel Überzeugungsarbeit leisten?

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Sophie Martinetz: Es ist schon, wie du es sagst, weil es muss. Ich glaube, die Frage ist Wie dringlich ist es im Moment? Man sagt, es wird immer unterschätzt, wie stark Technologie kurzfristig wirkt. Da glaubt man immer: "Ah, Morgen werden wir alle ersetzt werden und es wird immer überschätzt. Also immer überschätzt, wie kurzfristig, schnell und rapide sie wirkt. Aber es wird immer unterschätzt, wie es mittel und langfristig dauert. Also aus meiner Erfahrung ist es so, dass es jetzt hier nicht den aktuellen absoluten Druck gibt, jetzt zu digitalisieren, d.h. bis nächstes Jahr wird nichts passieren. Das heißt aber auch, dass es den Leuten zwar wehtut, aber noch nicht immer weh tut. Und deshalb ist meiner Meinung nach, weil du sagst: "Muss man digitalisieren?" Ist es so, dass es ein Bewusstsein geben muss in einer Kanzlei oder einer Rechtsabteilung, dass man sich auf die Reise machen möchte. Es gibt gewisse Rechtsabteilungen und Kanzleien, die wirklich einen Druck haben, weil sie ein konkretes Problem lösen wollen oder gerade in der Rechtsabteilung vom Vorstand oder der Vorständin einen Druck bekommen. Dann muss etwas passieren. Meine Erfahrung ist, man kann überhaupt niemanden zu irgendetwas überzeugen, wenn wir kommen oder ich eingeladen werde und sagt, man möchte sich mal damit auseinandersetzen, dann finde ich ist es eine tolle Chance. Und dann finde ich, hat man den ersten Schritt schon gemacht. Ich kann den Leuten nur zeigen, was tut sich. Wo stehen die anderen? Was wird sich in den nächsten drei bis fünf Jahren tun und auf dem aufbauend muss man eine Entscheidung treffen. Aber weil du sagst: "Muss man digitalisieren?" Ich glaube noch nicht. Aber die, die jetzt sich damit beschäftigen. Und da geht es damit, dass man sich mit sich selber beschäftigt, mit den Prozessen, mit Möglichkeiten und im Kopf vor allem was ändert. Die werden dann einfach rechtzeitig mit dabei sein. Das heißt nicht, dass man jetzt schon alles machen muss. Und das heißt nur, dass man sich darauf vorbereitet, wie es sein sollte. Aber das Missionarische, weil du sagst: "Wie überzeuge ich jemanden?" Das habe ich mir total abgewöhnt. Früher habe ich gesagt: "Das ist so super und so wichtig!" und das habe ich mir wirklich absolut abgewöhnt, weil es bringt gar nichts. Ja, aber der Fisch stinkt vom Kopf.

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Legal Tech Club Redaktion: Wieso?

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Sophie Martinetz: Weil er Fisch stinkt vom Kopf. Wenn der Chef oder die Chefin nicht wollen, bringt das gar nichts. Außerdem wirklich gute Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die von unten sagen Wir brauchen unbedingt. Ja, wenn dem so ist, dann wird es ein guter Chef und eine gute Chefin hören. Aber das Wichtige ist, weil du sagst: "Wieso?" ist: Ich glaube, ein Thema, also zwei Themen. Eigentlich, die ich sehe: Thema Nummer eins ist, um zu digitalisieren, muss ich mich mit mir selber beschäftigen. Es ist also ein strategisches Thema, kein IT-Thema. Und das strategische Thema braucht Zeit. Und wir kennen das. Das ist bei allen Führungskräften so. Oder Leadership Themen: "Wie nehme ich mir Zeit im operativen Geschäft? Wenn ich jeden Tag was anderes Wichtiges machen muss?" Und diese Zeit zu nehmen, ist mal das erste Hindernis. Das heißt, ich muss bewusst als Führungskraft sagen oder als Chef und Chefin. Ich möchte mir diese Zeit nehmen und sie ist wertvoll. Das zweite Thema ist danach Budget. Als Rechtsabteilungen, besonders das Rechtsabteilungen, bin ich nicht gewohnt, über ein Budget zu sprechen mit meinem Chef und meiner Chefin, der oft einmal Vorstand direkt ist, sondern ich spreche über Head Counts und über Anwaltskosten. Aber für sich selber Geld zu haben zu wollen, ist sehr schwierig. Und Digitalisierung kostet nun einmal. Sie kostet das wahrscheinlich in einem Jahr, was ein neuer Head Count im Jahr kosten würde. Also wir reden hier nicht groß ist. Also wir reden hier überschaubare Summen, die möglich sind. Aber das ist schon ordentlich Geld. Und das verändert sich total. Und diese Angst, glaube ich, steht oft der Rechtsabteilung selber im Wege. Manchmal denke ich mir, vielleicht nimmt man sich ja selbst als Rechtsabteilung eben nicht wichtig genug. Und bei den Anwaltskanzleien sehen wir halt, da gibt es ein partnerschaftliches Thema, je nach Struktur, wie man das hat. Wenn man eine Struktur hat, die schon bissl sozusagen quasi mehr Corporate ist, also quasi standardisierter ist institutionalisierter. Dann kann ich für diesen Bereich IT, Digitalisierung, Legal Tech ein Budget vielleicht schon vorab abstimmen, d.h. ich sage, der Punkt ist uns wichtig und wir geben im Jahr so und so viel Geld dafür aus. Und hier gibt es ein Team, das so und so viel Geld ausgeben darf. Innerhalb dieser Grenzen. Wenn ich diesen Schritt mache in der Institutionalisierung und Planung und Budgetierbarkeit, dann bin ich schon sehr weit, weil es kann jemand, der nicht ich bin entscheiden und der sich auskennt. Wenn ich diesen Schritt noch nicht gemacht habe, muss ich mich als Kanzlei überhaupt erst damit auseinandersetzen, mit allen Partnern und Partnerinnen. Was ich überhaupt möchte. Also weil du sagst: "Muss ich digitalisieren?" Ja, es ist sinnvoll, jetzt sich damit zu beschäftigen. Aber es sind noch strukturelle Themen, die man sich damit beantworten muss.

00:05:21

Legal Tech Club Redaktion: Und weil du gesagt hast. Man muss ja nicht. Das sind dann häufig die Gründe von denen, die sich dafür entschieden haben, zu digitalisieren?

00:05:28

Sophie Martinetz: Naja, also ganz stark ist das Thema, das die es gibt ja genug Pain Points. Also das große Thema ist wie in jeder Experten-Organisation und Rechtsabteilungen und Kanzleien sind Experten-Organisationen, ist das der beste Experte die beste Expertin oft einmal Chiefin oder Chef werden und dann sieht man ganz stark, dass alle Experten auch weiter arbeiten. Und jetzt sieht man folgendes: Diese Experten und Expertinnen sind am liebsten Wissensträger und machen gerne tolle Aufgaben usw. Was sie hassen, ist Administration und Projektmanagement. Was wir ganz stark aber sehen bei vielen immer komplexer werdenden Rechtsgebieten ist, dass diese zwei Themen immer stärker zunehmen. Und bei der Digitalisierung ist es eine tolle Möglichkeit, Arbeit neu zu strukturieren, Prozesse neu zu strukturieren. Tools sind dann eine Möglichkeit, aber überhaupt zu überlegen. Macht es Sinn, wie wir diese Arbeit heutzutage erledigen? Und was, wenn man es gescheit macht, kann man ganz viel administrativen Aufwand, Projektmanagement-Aufwand rausnehmen. Also Nachtelefonieren, nachschauen, wo ist etwas? Am neuesten Stand kommen, Leute kontaktieren. Wo seid ihr? Wo sind wir da? Haben wir schon diese Unterschrift? Hast du mir das schon geschickt? In welcher Version sind wir? Miteinander abstimmen? All diese Dinge kann man wirklich gut optimieren. Und das bringt allen etwas. Weil die Experten und Expertinnen mehr Zeit haben für ihre Expertise. Egal ob in der Rechtsabteilung oder in der Kanzlei. Und das bringt die Digitalisierung. Sie macht keine Menschen weg und sonstige Dinge. Das passiert noch lange nicht.

00:07:02

Legal Tech Club Redaktion: Einige haben ja dann doch, die die Angst, dass wenn diese administrativen Aufgaben wegfallen. Dass dann zum Beispiel Sekretariate, weniger werden.

00:07:11

Sophie Martinetz: Ja, ich glaube, die Anwälte und Anwältinnen oder so andere Leute haben diese Ängste nicht, weil sie sind vielleicht ganz froh, wenn irgendwo mal etwas weniger wird oder so. Aber weil er Kostendruck auch immer weiter zunimmt. Wobei, das sehen wir einfach nicht. Natürlich sehen wir: Heutzutage versus von vor vierzig Jahren weniger Support Team Member, Sekretariats-Mitarbeiter*innen, Assistenten und Assistentinnen als früher. Ja, das ist auf jeden Fall so. Früher haben fünf Sekretärinnen für einen Partner irgendwelche Diktate abgetippt. Das machen wir heute nicht mehr fünf Leute. Es gibt Diktier-Systeme und so weiter. Das Thema ist allerdings auch. Es ist immer schwieriger, überhaupt Rechtsanwalts-Sekretärinnen zum Beispiel zu finden, weil die Leute halt nicht mehr stumpfsinnig tippen wollen oder nur kopieren wollen. Die Zeiten sind ja auch vorbei. Die Leute haben einen anderen Anspruch an die Arbeit. Das heißt, es ist auch schwieriger, sie zu finden. Das heißt, man hat auch weniger. Deshalb muss man schauen, dass man denen auch öfters interessante Dinge gibt. Die sind ja auch oftmals sehr, sehr gut ausgebildet. Und wenn man eine Grundbuch Sekretärin hat, die sehr, sehr viel Geld verdient. Ja, die will halt irgendwie auch nicht diese dumme Tätigkeit machen. Insofern ja natürlich verändert sich was. Alles was automatisiert werden kann, wird automatisiert werden. Aber die Leute, die in der Kanzlei sind, können viel mehr wertvolle Aufgaben machen. Und die gibt es. Und es gibt immer mehr. Man muss immer mehr Content liefern, immer mehr Inhalte liefern. Und dann wird halt eine gute Sekretärin nicht mehr tippen, sondern sich überlegen müssen, was sie sonst macht, weil sie einfach Vorlagen nutzt, Wissen managt usw.. Also es gibt genug Dinge in der Digitalisierung, die zu tun sind, weil wenn man auf Wissen zugreifen möchte, wie z.B. auf automatisierte Vertrags-Vorlagen und so weiter. Die muss ja irgendjemand auch warten, immer am letzten Stand halten und so weiter. Dann hatten diese Leute, die das machen können, aber das die Angst sehe ich nicht. Und es hat sich auch nicht bewahrheitet. Aber es verschieben sich die Rollen natürlich. Also eine Veränderung ist auf jeden Fall da. Ja und sie wird kommen.

00:09:03

Legal Tech Club Redaktion: Und wenn du jetzt gesagt hast, die Sekretärinnen und Sekretäre machen dann vielleicht andere Tätigkeiten, hast du vielleicht auch erlebt, dass manche Unternehmen der Rechtsbranche, die Branche ist doch sehr konservativ, dann, Angst haben vor diesen neuen Aufgaben oder vor den neuen digitalen Mitteln? Weil zum Beispiel Künstliche Intelligenz ist dann doch ein großes Konzept, vor dem man sich auch fürchten könnte.

00:09:27

Sophie Martinetz: Ja, natürlich haben die Leute Angst und es kommt auch heraus, also, wenn wir diese Strategie Workshop machen, zum Beispiel den ersten mit einer großen Partnerschaft. Dann schauen wir auch, dass wir diese Themen ansprechen. Da schauen wir auch, dass wir dieses Thema herausbekommen. Und wir haben dann meistens immer Nachbesprechung oder den zweiten Strategie-Workshop. Da spiegeln wir das auch immer zurück, ohne Namen zu sagen. Zu sagen der Herr Meier oder die Frau Kurz oder sonst irgendjemand. Es geht wirklich, um zu sagen: "Diese Ängste sind uns aufgefallen in dieser Besprechung." Und die muss man dann auch aufnehmen, weil die Menschen haben nun mal Angst und wir Menschen sind halt auch so. Und das ist auch gut, weil wir hüpfen nicht gleich in irgendetwas hinein, sondern wir müssen uns ein bisschen Zeit nehmen und das ist einfach da das Thema. Also die Angst ist ja nicht nur etwas Schlechtes, sondern sie bewahrt uns auch davor, dass wir einfach falsche Entscheidungen treffen. Das muss man in einem psychologischen Change-Management Prozess auch mitnehmen.

00:10:17

Legal Tech Club Redaktion: Gut, dann vielen Dank für deinen Input. Es war sehr interessant mit dir darüber zu sprechen. Und liebe Club Mitglieder. Wir sehen uns wieder für den nächsten Teil der Serie. Vielen Dank!

00:10:29

Sophie Martinetz: Danke. Baba.

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