Digitaler E-Signatur Tag – Nachbericht 14.4.2021
15. April 2021
Die Wirtschaft entdeckt die digitale Signatur – auch 2023 noch!
Gelungene zweite Veranstaltung des Future-Law E-Signatur Tages
Der zweite virtuelle E-Signatur Tag am 14. April war ein voller Erfolg! Es gab zahlreiche SpeakerInnen, mehr als 480 interessierte TeilnehmerInnen und viele spannende Diskussionen.
Der 14. April stand, wie der Name schon sagt, ganz im Thema der digitalen Signatur. „Wie führe ich eine digitale Signatur in meinem Unternehmen ein und was muss ich dabei beachten?“ ist eine von vielen Fragen, die es im Rahmen des E-Signatur Tages mit Hilfe zahlreicher ExpertInnen und PraktikerInnen, zu beantworten galt.
Rückmeldungen von TeilnehmerInnen:
„Vielen Dank für diesen superguten Event. Das haben Sie wirklich toll organisiert. Nächstes Jahr gerne wieder.“
„Vielen, vielen Dank für diese tolle & äußerst gelungene Veranstaltung!“
Gastgeberin Sophie Martinetz, Managing Partnerin Future-Law sagt: „Die Digitale Signatur ist in der Wirtschaft angekommen. Für alle Unternehmen, die jetzt noch überlegen, ist der Zeitpunkt gekommen, sie konkret umzusetzen. 2021 ist das Jahr der Digitalen Signatur.“
In einem virtuellen Konferenzsaal, virtuellen Netzwerkbereichen und virtuellen Ausstellungsräumen gab es den Tag über verteilt zahlreiche Expertsessions. Nach einer Begrüßung durch Sophie Martinetz, Host & Founder Future-Law, ging es um 09:10 mit dem ersten Talk los. Bis 13:25 konnten sich die TeilnehmerInnen bei zahlreichen Talks zu den unterschiedlichsten Themen im E-Signatur Bereich einen Überblick über die wichtigsten Trends und technischen Entwicklungen verschaffen.
Das Fachpublikum war ein Mix aus BranchenexpertInnen, AnbieterInnen und Corporate UserInnen.
Unter den SpeakerInnen befanden sich u.a. VertreterInnen von unseren Silberpartnern Kapsch, inSign, Namirial, KWR Karasek Wietrzyk Rechtsanwälte GmbH, sproof, Atrust und XiTrust. Weiters gab es SpeakerInnen von beispielsweise OMV, ÖBB, RBI, Rundfunk und Telekom Regulierungs GmbH, Bundesministerium für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort und dem Institute of Science and Technology Austria.
Hier noch einige Tipps zur Implementierung einer elektronischen Signatur in Ihrem Unternehmen:
Einführung einer digitalen Signatur – weit mehr als eine Toolimplementierung!
Die technische Anbindung geht in den meisten Fällen schnell, der Umstieg auf einen digitalen Unterschriftsprozess hat jedoch große Auswirkungen auf die Organisation. Das ist im Vorfeld zu bedenken und bietet auch Möglichkeiten zur Weiterentwicklung. Aus unserer Erfahrung in der Begleitung vieler Rechtsabteilungen bei der Einführung von digitalen Signaturen haben sich 5 strategische und operative Punkte als zentral herauskristallisiert:
- Wer ist für die Unterschrift verantwortlich?
Machen Sie einen Schritt zurück und sehen Sie sich das Big Picture an. Wie viele Stakeholder gibt es und wie komplex sind die Freigabestrukturen? Im Tool kann die gleiche Struktur hinterlegt werden aber beim kritischen Hinterfragen der Ist-Situation zeigen sich meistens Effizienzpotenziale.
- Wo wird das unterschriebene Dokument abgelegt?
Wenn das Dokument unterschrieben ist, brauchen Sie entweder einen guten (eventuell optimierten) manuellen Prozess oder die Anbindung an ein Dokumentenmanagement- oder Vertragsmanagement-Tool. Letzteres bietet den Vorteil, dass Dokumente automatisch nach einer vordefinierten Struktur abgelegt werden und Sie die Dokumente später leicht finden können, einen Überblick haben oder Reportings darauf aufsetzen können. Stellen Sie jedenfalls sicher, dass Sie auf die unterschriebenen Dokumente zugreifen können bzw. auch andere Verantwortliche entsprechende Zugriffsberechtigungen haben.
- Wie wird der Vertrag nach der Unterschrift abgewickelt?
Überlegen Sie sich den Prozess nach der Vertragsunterzeichnung. Wer muss darüber informiert werden, dass der Vertrag unterzeichnet wurde? Wer merkt sich Auslaufzeiten vor? Auch hier können Sie auf bestehende Prozesse zurückgreifen, wenn nur die Vertragsunterzeichnung digitalisiert wird. Überlegen Sie jedoch, ob dieser effizient ist und ob digitale Workflows eine große Erleichterung bieten würden. Eventuell lohnt sich bei der Gesamtbetrachtung des Vertragslebenszyklus gleich die Einführung einer größeren Lösung (die eine digitale Signatur enthält).
- Wie holen Sie alle Betroffenen an Board?
Seien Sie sich bewusst, dass jede Veränderung der bestehenden Abläufe Fragen und vermutlich auch Unsicherheit bei den Betroffenen auslösen wird. Planen Sie das Change Management inhaltlich und auch zeitlich, um Akzeptanz und Vertrauen für die neue Lösung zu gewinnen und vermarkten Sie die Zielsetzung. Es wird z.B. um Fragen zur (Rechts-)Sicherheit der digitalen Signatur von Mitarbeitern und externen Geschäftspartnern gehen, das Verständnis für die Abwicklung (how to do it) oder dem Widerstand, gewohnte Arbeitsroutinen aufgeben zu müssen („es funktioniert doch eh gut jetzt!“).
- Nützen Sie Best Practice-Wissen!
Erfinden Sie das Rad nicht neu. Lassen Sie sich bei der Einführung eines digitalen Signaturtools extern begleiten. Ein Blick von außen und Inputs dazu, wie es andere machen erspart Ihnen Zeit und Geld!
Was wir in unserer Arbeit mit unterschiedlichen Rechtsabteilungen gelernt haben ist genau, dass sie sehr unterschiedlich sind. Gern besprechen wir auch mit Ihnen Ihre individuelle Ausgangssituation, Möglichkeiten und vermutlichen Herausforderungen damit die Ihre Einführung der digitalen Signatur erfolgreich wird! Schreiben Sie uns einfach unter: hello@future-law.at
Ein kompakter Tag mit Anbietern, ExpertInnen und PraktikerInnen – das war der virtuelle E-Signatur Tag 2021! Vielen Dank, dass Sie dabei waren!
PS: Wir begleiten Sie gerne unabhängig bei der Auswahl von digitalen Tools, der dazu gehörenden Strategie und dem Aufsetzen von digitalen Projekten. Schreiben Sie uns einfach direkt und vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch unter: hello@future-law.at
Erstes Foto und Videomaterial des E-Signatur Tages finden Sie hier!