Digitalisierung im Generalsekretariat – Herausforderungen, Lösungen & Zukunftstrends
28. März 2025
Die Digitalisierung im Generalsekretariat und in Board-Gremien war das zentrale Thema von „The Honest Format: Dilitrust“ mit Marcus Schmitt und Tobias Himmelreich, moderiert von Sophie Martinetz.
Das DiliTrust Board Portal ist eine umfassende Lösung, mit der unkompliziert Sitzungen von Führungs- und Kontrollgremien in einer sicheren Umgebung gemanaged werden können. Berechtigte Mitglieder innerhalb und außerhalb einer Organisation können u. a. in geschützten Räumen kommunizieren, kollaborativ Dokumente bearbeiten, Tagesordnungen vorbereiten und Abstimmungen durchführen. Die KI-unterstützte Vertragsanalyse und -prüfung hilft dabei, Risiken zu identifizieren.
Marcus Schmitt (Managing Director, European Company Lawyers Association (ECLA)) berichtete im Gespräch mit Sophie Martinetz über seine Digitalisierungsreise und die Anschaffung und Implementierung eines Boardmanagementtools.
Tobias Himmelreich (Sales Director, DiliTrust GmbH) stellte im Anschluss das Tool Dilitrust Board Portal vor.
Die Experten gaben wertvolle Einblicke in die aktuellen Entwicklungen, Herausforderungen und Zukunftsperspektiven digitaler Prozesse in diesem sensiblen Bereich.
Herausforderungen bei der Digitalisierung
Ein wesentliches Hindernis ist die Akzeptanz neuer Technologien. Oft bestehen Vorbehalte gegenüber digitalen Lösungen, insbesondere wenn sie als kompliziert empfunden werden. Eine weitere zentrale Herausforderung ist die Sicherheit sensibler Daten. Da Generalsekretariate mit hochvertraulichen Informationen arbeiten, müssen digitale Systeme höchste Datenschutz- und Compliance-Anforderungen erfüllen.
Lösungsansätze für eine erfolgreiche Digitalisierung
Schmitt und Himmelreich betonen, dass eine schrittweise Einführung digitaler Lösungen der Schlüssel zum Erfolg ist. Wesentlich dabei sind:
- Gezielte Schulungen & Change-Management zur Förderung der Akzeptanz neuer Systeme
- Der Einsatz sicherer, DSGVO-konformer Plattformen mit verschlüsselter Kommunikation
- Frühzeitige Einbindung der Stakeholder, um die Bedürfnisse der Nutzer zu berücksichtigen
- Eine klare Digitalisierungsstrategie, die Prozesse effizienter gestaltet, ohne Überforderung zu erzeugen
Zukunftstrends im Generalsekretariat
Künstliche Intelligenz und Automatisierung gewinnen zunehmend an Bedeutung. Sie können beispielsweise bei der Erstellung von Sitzungsprotokollen oder der Analyse großer Datenmengen unterstützen. Zudem werden kollaborative Plattformen immer wichtiger, um Abstimmungen, Sitzungsorganisation und Dokumentenmanagement effizient zu vernetzen.
Fazit & Handlungsempfehlungen
Die Digitalisierung im Generalsekretariat bietet enormes Potenzial für mehr Effizienz und Sicherheit. Entscheidend für eine erfolgreiche Umsetzung ist eine klare Strategie, die richtigen Tools und eine frühzeitige Einbindung der Nutzer. Organisationen sollten mit kleinen Pilotprojekten starten, um erste Erfahrungen zu sammeln und die besten Lösungen für ihre individuellen Anforderungen zu finden.
Sie wollen mehr Informationen zum Thema KI und Legal Tech? Wir freuen uns, von Ihnen zu hören: Future-Law – KI Projekte in Legal