LT Frühstück 09.10.2020: Klauselbasiertes Vertragsmanagement – digitale Möglichkeiten.
9. Februar 2021
Immer mehr Unternehmen entscheiden sich dafür, ihre Verträge zu standardisieren, auf Basis einer Klauselbibliothek zu erstellen und Klauseln statt Muster zu verwalten. Damit einhergehend gibt es die Möglichkeiten digitaler Tools, Verträge anderen Abteilungen dynamisch auf Klauselebene zusammengestellt zur Verfügung zu stellen. “Lego for Contracts”, wie Prof. Breidenbach es ausdrückt.
Über Effizienzsteigerung hinaus können Governance (Sicherung einer Mindest-Qualität) sowie Compliance-Aspekte wie die Vermeidung von Diskriminierung Gründe für die Einführung von klauselbasiertem Vertragsmanagement sein.
Vor Einführung eines Tools sollten jedoch strategische Überlegungen angestellt werden: Was möchten wir durch eine Vertragsstandardisierung erreichen? Welche Probleme wollen wir lösen? Welche Usecases haben wir? Denn eine Standardisierung und der Aufbau einer Klauselbibliothek sind im ersten Schritt sehr (sehr) viel Arbeit. Eine Arbeit die viel mehr in der Konzeption als in der Befüllung eines Tools liegt. Denn das Tool kann einer Rechtsabteilung leider nicht die Arbeit abnehmen, sich zu überlegen wie deren jeweiligen Verträge standardisiert werden können. Die Arbeit mit Musterverträgen kann hier als eine Vorstufe gesehen werden.
Herausforderungen bei der Einführung von klauselbasiertem Vertragsmanagement sind die strategischen Überlegungen im Vorfeld, das strukturierte Vorgehen sowie das Verständnis der Bedürfnisse anderer Abteilungen. Kritisch ist auch die gute Führung des Veränderungsprozesses, der sich sowohl in der Rechtsabteilung als auch in anderen Abteilungen durch die neue Arbeitsweise ergibt. Vor diesem Hintergrund sollte man außerdem nicht versuchen, gleich alles zu erschlagen sondern in kleinen abgegrenzten Schritten zu arbeiten damit auch die Bedingungsbäume wartbar und handhabbar bleiben.
In der dynamischen Vertragszusammenstellung für andere Abteilungen bieten die meisten Tools auch die Möglichkeit, den Anforderer (aus der anderen Abteilung) in den Erstellungsprozess inhaltlich einzubinden. Ihm beispielsweise die Möglichkeit geben, anhand von Erklärungen die passende Klausel auszuwählen (statt sie ihm anhand einer Kritierienauswahl automatisiert zur Verfügung zu stellen). Fall-Back-Klauseln oder Freigabeprozesse für bestimmte Klauseln sind weitere Features.
Zusammenfassendes Fazit der Veranstaltung war, dass das IT-System erst zur Geltung kommt wenn die Grundfragen geklärt sind.
Das Frühstück für Rechtsabteilungen ist eine Kooperationsveranstaltung von Future-Law und der Vereinigung Österreichischer Unternehmensjuristen (VUJ) zum Zweck des Best Practice-Austauschs und der Vernetzung.