LT Frühstück vom 22.05.2023: Prozesse zeichnen und optimieren

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„Wozu sind Prozessdarstellungen nützlich und wie werden Prozesse nachhaltig am Besten optimiert?“ – LEGAL TECH FRÜHSTÜCK FÜR RECHTSABTEILUNGEN – NACHBERICHT 22.5.2023

Gerade bei der Einführung von Legal Tech Tools ist ein detaillierter Blick auf die bestehenden Prozesse und Abläufe sinnvoll und notwendig. Im diesmaligen Legal Tech Frühstück für Rechtsabteilungen beschäftigten wir uns dem Thema Prozesserhebungen.

Eigentlich sollte das Thema Prozesse JuristInnen allein schon durch ihr (zumindest theoretisches) Zivilprozess-Wissen nicht fremd sein. Trotzdem wird in vielen Rechtsabteilungen „flexibel“ statt nach standardisierten Abläufen gearbeitet. 

Bei der Einführung eines Legal Tech Tools sind Detaildefinitionen über die Prozess-Schritte und Abläufe, die digital abgebildet werden sollen, erforderlich. Eine grafische Darstellung ist hilfreich, um das unternehmensspezifische Vorgehen als Anforderung gegenüber dem Anbieter zeigen und Optimierungspotenziale durch die Digitalisierung besprechen zu können. Die Dokumentation unterstützt auch zu späteren Zeitpunkten, wenn es Anpassungsbedarf gibt und das ursprüngliche, für die Implementierung verantwortliche, Projektteam vielleicht nicht mehr verfügbar ist (sofern die Abbildung nicht aus dem Tool heraus generiert werden kann).

Prozessdarstellungen sind grundsätzlich viel Aufwand, und das Ziel damit sollte im Vorfeld klar definiert sein. Z.B. Standardisierung, um Verantwortungen klar abzugrenzen oder um Digitalisierungspotenziale zu erkennen. Niedergeschriebene Prozesse haben auch den Vorteil, als Checklisten verwendet werden zu können (insbesondere bei nicht häufig vorkommenden Abläufen) oder auch um auf sachlicher Ebene einen Dialog mit anderen Abteilungen führen zu können.

Eine weitere Überlegung im Vorfeld einer Prozessdarstellung sollte sein, ob die Rechtsabteilung die Ownership des Prozesses hat, nur Co-Owner ist oder gar keine Ownership innehat. Am einfachsten ist es, mit Prozessen zu beginnen, bei denen die Rechtsabteilung Owner ist. So kann autonom daran gearbeitet (und optimiert) werden und man ist nicht bereits im ersten Schritt auf die Zusammenarbeit mit den anderen involvierten Abteilungen angewiesen.

Konkret ist bei einer Prozessdarstellung immer zuerst der IST-Stand zu erheben und darzustellen, um dann im zweiten Schritt Optimierungspotenziale zu erkennen oder zu definieren. Danach folgt die Kommunikation ins Unternehmen und an andere betroffene Abteilungen. Kommunikation dazu, was rechtlich erforderlich ist, und auch dazu was dabei die Problemstellungen sind. Denn nur wenn alle gut abgeholt sind (Stichwörter: Change Management und Schulungen) können Änderungen nachhaltig umgesetzt werden.

Prozessdarstellungen sollten immer wieder durchgesehen und aktualisiert werden. Haben sich beispielsweise Workarounds etabliert, gilt es auch zu hinterfragen, warum es diese gibt. Wichtig ist grundsätzlich, sich bei den Prozessen als „im Driver´s Seat“ zu sehen, um als Prozessowner aktiv die Weiterentwicklung mitzugestalten und zu verankern.


Das Frühstück für Rechtsabteilungen ist eine Kooperationsveranstaltung von Future-Law und der Vereinigung Österreichischer Unternehmensjuristen (VUJ) zum Zweck des Best Practice-Austauschs und der Vernetzung.

Mehr unter: Future-Law – Legal Tech Fachkreis

Wir begleiten Sie mit unserer Expertise gerne, bitte melden Sie sich einfach unter s.martinetz@future-law.at.  

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