LT Frühstück vom 9.2.2021: F*ck ups in Legal Tech

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9. Februar 2021

Bereits bei der Legal Tech Konferenz beschäftigten wir uns dieses Jahr mit Herausforderungen, möglichen Fallen und Learnings, die im Zusammenhang mit der Einführung von Legal Tech Tools aber auch im weiteren Dunstkreis von Digitalisierung und (vielleicht sogar zentral) im Kontext von Veränderungen entstehen. Das Ziel des Frühstücks war, eine Möglichkeit zum Austausch zu schaffen sowie Learnings aus gemachten Erfahrungen zu diskutieren.

Im Gespräch kristallisierten sich dabei drei Key Findings heraus:

• Perfektion und (oftmals zu) hohe Ansprüche der Rechtsabteilung. Juristen sind nun mal Perfektionisten, eine Eigenschaft, die sich in der täglichen juristischen Arbeit im wahrsten Sinne des Wortes bezahlt macht. Geht es jedoch darum, ein neues Projekt anzustoßen („Ist denn überhaupt genau überlegt was das alles bedeuten könnte?“), ein Projekt inhaltlich zu definieren („Am besten wir machen von Anfang an gleich alles und vollständig!“) oder pragmatisch vorzugehen („Moment! Das würde möglicherweise mehr Risiko bedeuten, lasst uns das zuerst einmal im Detail analysieren!“) ist Perfektion eine Hürde, die es im Interesse eines Fortschritts zu forcieren gilt.
• (Projekt-)Lead und die Rolle der Rechtsabteilung. Gehen Digitalisierungsmaßnahmen oder Auswahl und Einführung eines Tools von anderen Abteilungen aus hat das grundsätzlich den Vorteil, dass die Rechtsabteilung einfach mitschwimmen kann, obiger Punkt zur Perfektion fällt auch aus dieser Perspektive leichter, da die Rechtsabteilung nun reagiert statt agiert. Dennoch ist es für ein erfolgreiches Legal Tech Projekt oder eine in der Rechtsabteilung erfolgreich umgesetzte Veränderung besser, wenn die Rechtsabteilung dafür die volle Verantwortung trägt und im Lead für die Strategiedefinition, Toolauswahl und Implementierung ist. Das Projekt wird dadurch inhaltlich treffsicherer, da es ja um die eigenen Bedürfnisse, Prozesse und Voraussetzungen geht und auch die Beschäftigung damit wichtige (Er-)Kenntnis(se) bringt. Eine gute Lösung sind vor diesem Hintergrund auch gemischte Teams aus unterschiedlichen Abteilungen.
• Change Management. Jede Veränderung muss zuerst in ihrem Sinn verstanden und dann auch verdaut werden. Das gilt sowohl für die Mitarbeiter der Rechtsabteilung als auch für die internen oder externen Kunden oder Klienten, die auch von der Veränderung betroffen sind (z.B. andere Kommunikationswege, neue Workflows…). Besonders herausfordernd sind dabei neue Aufgaben, die von jedem Mitarbeiter abverlangt werden, die aber erst über Zeit hinweg ihren Mehrwert zeigen. Beispielsweise die Eingabe von mehr Daten, die in Detailanalysen oder späteren Suchen einen für alle ersichtlichen Vorteil bringen werden, jedoch einen „durch das Tool entstehender“ Mehraufwand sind. Es ist dabei gut, wenn die Betroffenen abgeholt und für die Veränderung gewonnen werden können, statt sie über Hierarchie zur Veränderung zu zwingen. Kommunikation und Einbindung sind die Schlüssel.

Das Frühstück für Rechtsabteilungen ist eine Kooperationsveranstaltung von Future-Law und der Vereinigung Österreichischer Unternehmensjuristen (VUJ) zum Zweck des Best Practice-Austauschs und der Vernetzung.