Nachbericht: Roundtable „Digitales Boardmanagement in der Praxis“

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2. Oktober 2025

Was brauche ich für meine Arbeit und was brauchen die AufsichtsrätInnen? Und was lässt sich davon gut digitalisieren? Darüber diskutierten wir angeregt mit Sascha Scherer (Coop Schweiz) und Angelika Knap (Generali Österreich) in Kooperation mit der Dilitrust.

Beide gewährten Einblicke in ihre Themen, Überlegungen und Digitalisierungsreisen – von der ersten Überlegung bis zur Implementierung eines modernen Boardmanagement-Tools. Moderiert wurde der Roundtable von der Legal Tech Expertin Sophie Martinetz.

„Die Digitalisierung unserer Gremienarbeit war ein Prozess mit vielen Fragen und einigen Stolpersteinen, aber die Vorteile sind enorm: effizientere Abläufe, mehr Transparenz und vor allem eine deutliche Entlastung in der täglichen Arbeit. Entscheidend war, die Menschen mitzunehmen und ihnen den Mehrwert aufzuzeigen.“ Sascha Scherer (Coop Schweiz)

Diskussionsschwerpunkte und zentrale Fragestellungen

Die Diskussion beleuchtete insbesondere folgende Aspekte:

• Auslöser der digitalen Transformation: Die Teilnehmenden schilderten, dass zunehmende Komplexität, ein steigender Bedarf an Effizienz und Transparenz sowie die gestiegenen Anforderungen an Datenschutz in Führungs- und Kontrollgremien wesentliche Auslöser für die Digitalisierung waren.
• Erwartungen an Boardmanagement-Tools:
  Große Hoffnungen wurden auf eine spürbare Steigerung von Effizienz und Transparenz gesetzt. Besonderes Augenmerk lag zudem auf der Erhöhung von IT- und Datensicherheit, gerade aufgrund der hohen Sensibilität von Gremieninformationen.
• Herausforderungen bei der Einführung:
  Die größten Hürden wurden als organisatorisch (bspw. Veränderungsbereitschaft der Nutzer:innen), technisch (Systemintegration, Einhaltung von Sicherheitsstandards) und kulturell (Akzeptanz digitaler Prozesse insbesondere bei langjährigen Mitgliedern) identifiziert.
• Anforderungen der Vorstände und Kontrollgremien:
  Notwendig seien intuitive Bedienbarkeit, Nachvollziehbarkeit aller Schritte, revisionssichere Dokumentation, Rollen- & Rechtekonzepte sowie höchste Datenschutzstandards.
• Erhoffte Entlastungsmomente:
  Besonders erwartet wurden Vereinfachungen bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen, etwa durch automatisierte Einladung, zentrale Dokumentenablage und lückenloses Aufgabenmanagement.
• Vorteile digitaler Tools:
  Schneller Zugriff auf aktuelle Unterlagen, deutlich effizientere Koordination und mehr Transparenz im Beschluss- und Aufgabenverlauf im Vergleich zu klassischen Verfahren.

„Für ein modernes Boardmanagement sind die Voraussetzungen: gute Vorbereitung, bestmögliche Standardisierung, transparente Prozesse mit hoher Usabality für alle Beteiligten. So kann man nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch das Vertrauen in die digitale Arbeitsweise stärken.“ Angelika Knap (Generali Österreich)

Lessons Learned und Empfehlungen Im Rückblick unterstrichen die Referent:innen:

• Eine sorgfältige Bedarfsanalyse und die frühe Einbindung aller Schlüsselpersonen erhöhen die Akzeptanz und passgenaue Tool-Implementierung.
• Intensive Schulungen und niedrigschwellige Supportangebote sind ebenso entscheidend wie eine offene Kommunikationskultur, um Vorbehalte abzubauen.
• Ein iteratives Vorgehen – also Testen, Feedback einholen, weiterentwickeln – ist erfolgskritisch.
• Entlastung und Effizienzgewinne lassen sich insbesondere in der Sitzungskoordination, Dokumentation und Aufgabenverfolgung erzielen.

„Der Roundtable hat gezeigt, dass digitales Boardmanagement weit mehr ist als nur die Einführung eines Tools: Es geht um Kulturwandel, Transparenz und Effizienz. Die Offenheit der Diskussion hat verdeutlicht, wie wichtig es ist, voneinander zu lernen und Erfahrungen praxisnah zu teilen.“ Sophie Martinetz (Moderatorin)

Fazit Der Roundtable mit Angelika Knap, Sascha Scherer und Sophie Martinetz verdeutlichte, dass der digitale Wandel in der Gremienarbeit nicht nur technische, sondern insbesondere organisatorische und kulturelle Herausforderungen mit sich bringt. Erfolgreiches digitales Boardmanagement verlangt nach klaren Strukturen, passgenauen Tools, einem festen Bekenntnis zur Transparenz und gezieltem Change Management. Wer diese Faktoren berücksichtigt, setzt entscheidende Impulse für effiziente, sichere und zukunftsorientierte Gremienprozesse.

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