PRO Tech Radar: Der Digitale Akt der Justiz ist da – wo bleibt der Digitale Akt für Anwält:innen?
1. Mai 2022
Der Digitale Akt der Justiz ist da! Was bedeutet das für Anwält:innen? Was brauchen Sie – gerade in der Interaktion mit den Gerichten & miteinander? Wir haben mit Justiz- & Anwaltsseite diskutiert.
Mit Sophie Martinetz, Gründerin und Managing Partnerin von Future-Law diskutierten:
Harald Wagner: Er nutzt den elektronischen Akt der Justiz seit April 2018 als Richter am Handelsgericht Wien selbst und war als Vizepräsident der Vereinigung der österreichischen Richterinnen und Richter in die ursprünglichen Planungen für strategische Initiative zur Digitalisierung der Justiz 3.0. beteiligt.
Martin Hackl begleitet und gestaltet die Digitalisierung der Justiz als Chief Digital Officer, im Bundesministerium für Justiz, auf Schritt und Tritt mit
Gerald Heigl ist Rechtsanwalt in Innsbruck. Er hat sich im Zuge der Gründung seiner eigenen Kanzlei 2018 dazu entschlossen, einen rein digitalen Akt zu führen. Seither kommen bei ihm nur noch Originaldokumente in Papierform auf den Schreibtisch.
Philipp Reinisch ist als Partner bei SCWP Schindhelm auf IT-Recht und öffentliches Wirtschaftsrecht spezialisiert und intern als Bereichsgeschäftsführer für Digitalisierung und IT in Kanzlei verantwortlich. Auch hier gibt es den Wunsch „das Papier abzuschaffen“, wobei die Kanzlei noch eher am Anfang steht. Mit rd. 80 Rechtsanwält:innen, verteilt auf 4 Standorte in Österreich, ist man hier im Unterschied zu Gerald Heigl mit der Herausforderung konfrontiert, eine Vielzahl unterschiedlicher Fachbereiche und Bedürfnisse berücksichtigen zu müssen.
Justiz 3.0. ist über die Pubertät hinaus: Was kann der digitale Akt?
Primäres Ziel des digitalen Aktes der Justiz, war es nicht nur das Konvolut an Einzelakten zu verwalten, sondern auch das Taskmanagement innerhalb der Organisation zu optimieren. Dabei setzte man auf einen intensiven Diskurs mit unterschiedlichen Gruppen in der Justiz. So wurde schließlich ein eigenes System, von der Justiz für die Justiz, geschaffen. Doch wie Martin Hackl erläuterte, beinhaltet dieses nicht nur eine reine 1:1 Abbildung und Interaktion mit den Dokumenten des Aktes sowie die nahtlose Integration in die Registerführung (ERV), sondern auch Mehrwertfunktionen für die Entscheidungsfindung: z.B. Analysen, digitale Signatur, Volltextsuche, die Möglichkeit zur Verknüpfung von Akten sowie unterschiedliche „Sichten“ zu bilden uvm.. Größter Nutzenfaktor: die ständige Verfügbarkeit des Aktes 24/7 und ortsungebunden, für mehrere Personen gleichzeitig.
Harald Wagner sieht darin eine Demokratisierung der Justiz und kann es sich daher nicht erklären, warum Anwält:innen den digitalen Akt kaum nutzen, obgleich dieser kostenlos von Justizseite angeboten wird. Für die Nutzung falle nur eine geringfügige Gebühr vom jeweiligen Infodienst-Anbieter für die Anwält:innen an.
Kostenfaktor entscheidend?
Und tatsächlich zeigt sich, dass nicht allen Diskussionspartner:innen bekannt war, dass die digitale Akteneinsicht gebührenfrei nutzbar ist. Von Anwaltsseite ist man sich jedoch einig, dass der Kostenfaktor entscheidend dafür sein kann, ob eine Nutzung erfolgt. Von Justizseite erkennt man hier, dass die Zugangsbedingungen zum digitalen Akt noch nicht gut genug kommuniziert wurden.
Aus der Praxis: volldigitale Arbeitsweise in 2022?
Gerald Heigl schildert seine Erfahrungen in der praktischen Arbeit mit dem digitalen Akt der Justiz. Für ihn hat dieser zu einer weiteren Verkomplizierung geführt und Innovationsdruck mit sich gebracht, dem sich nun alle anpassen müssen. In digitalen Zivilverfahren stünden Anwält:innen regelmäßig vor dem Problem: wie bekommen wir Informationen an das Gericht? Es könne schon daran scheitern, dass bereits gewisse .pdf-Versionen vom Bundesrechnungszentrum nicht akzeptiert und zurückgeschickt werden.
Mit dem digitalen Akt der Justiz vermisst er in Verhandlungen eine Waffengleichheit mit dem Personal in der Justiz. Der Akt liegt dem Richter in digitaler Form vor, er kann entscheiden, welches Dokument wann behandelt wird. So sieht er sich auch in seinem strategischen Vorgehen während der Verhandlung eingeschränkt. Um keinen Nachteil zu haben, müsse er die Dinge, die er brauche, obwohl er grundsätzlich digital arbeitet, analog mitbringen bzw. in Papierform vorlegen und in der Verhandlung überlegen, wie er sie digital in den Akt reinbringt.
Einig sind sich die beiden Anwälte, dass die instabile Internetverbindung an den Gerichten eine digitale Arbeitsweise kaum zulässt. Aktuell müssten die Anwält:innen hier stets selbst Vorkehrungen treffen.
Die andere Seite: Anwaltssoftware und ihre Grenzen
Philipp Reinisch sieht die Herausforderung darin, dass es aktuell kein Tool gibt, dass an Justiz 3.0. so anknüpfen könne, dass es in die Arbeitswelt der Anwält:innen integriert werden kann. Wenngleich es mehrere Anwaltssoftware-Anbieter und die Bereitschaft der Kanzleien vorhanden wäre, hier Geld in die Hände zu nehmen, scheint hier noch keine Lösung in Sicht und auch der Legal Tech-Bereich abseits der klassischen Anbieter, schafft aktuell noch keine Abhilfe.
Heterogene Anwaltswelt: Einzelkämpfer vs. Generallösung?
Sind jetzt alle Anwält:innen individuell gefordert, eine Lösung für sich zu finden? Gerald Heigl sieht die Anwaltssoftware-Anbieter gefordert. Zumindest muss sich jeder über seine eigenen Bedürfnisse, Prozesse und Anforderungen im Unternehmen Gedanken machen und diese nach außen, auch hin an die Entwickler herantragen. Philipp Reinisch kann sich eine Zusammenarbeit bei der Lösungsfindung vorstellen: z.B. eine Softwarelösung, die von der Rechtsanwaltskammer gehostet wird. Martin Hackl und Harald Wagner berichten, dass aus ihrer Erfahrung letztendlich der Grad des Leidensdrucks für eine Bewegung entscheidend sein wird.
Digitaler Akt der Justiz als Benchmark für digitalen Akt für Anwält:innen?
Jein! Für Gerald Heigl erfolge das Dokumentenmanagement zu unterschiedlich. Um digital zu arbeiten, müssen Anwält:innen die Grundstruktur komplett umstellen und können es sich auch nicht leisten, redundante Systeme am Laufen zu haben.
Anforderung an Mitarbeiter:innen der Zukunft?
Die Veränderung der Arbeitsprozesse in der Kanzlei ist ein Gemeinschaftsakt, bei dem alle mitziehen und bereit sein müssen, sich Neues anzueignen, sind sich die beiden Anwälte einig. Dabei spielt die Nachvollziehbarkeit der (Arbeits-)Prozesse eine große Rolle. Aus Gerald Heigl’s Erfahrung, lassen sich neue Arbeitsprozesse mit jüngeren Mitarbeiter:innen leichter umzusetzen, da Ihre Arbeitsweise noch nicht so stark einzementiert ist. Das klassische Sekretariat sieht er bereits im Umbruch begriffen, hin zu einer Assistenzfunktion im Projektmanagement.
Diese Herausforderungen treffen auch die Justiz. Harald Wagner spricht von Nachwuchssorgen, was den Support- als auch den juristischen Bereich betrifft. Wichtig sei es, das Verständnis für zukünftige Arbeitsanforderungen bereits während der Ausbildung an den Nachwuchs zu transportieren. Denn damit Anwält:innen heute und in Zukunft Erfolg haben, müssen sie nicht nur gute Anwält:innen, sondern u.a. auch gute Software-Anwender:innen sein.