Aufbau von Legal Operations
16. Februar 2022
Der Aufbau von Legal Operations muss gut überlegt sein, ansonsten können die erwünschten Effizienzsteigerungen sowie Unterstützungsleistungen für die Rechtsabteilungen nicht gewährleistet werden. Finden Sie heraus worauf Sie für einen erfolgreichen Aufbau achten sollten.
Der Umfang der Rolle der Leiter*innen der Rechtsabteilung wächst mit der Reife der Rechtsabteilung. Aus diesem Grund variieren die Rolle und die Verantwortlichkeiten der Leiter*innen der Rechtsabteilung von Unternehmen zu Unternehmen und wirken sich darauf aus, wie Sie Ihr Rechtsabteilungsteam strukturieren.
Die 3 Stufen der Rechtsabteilung
Wir haben ein Reifegradmodell für die Rechtsabteilung entwickelt, das Ihnen hilft, den Reifegrad in einem bestimmten Bereich zu bewerten. Anhand dieses Modells können Sie besser bestimmen, für welche Stufe der Rechtsberatung Ihre Abteilung bereit ist. Unabhängig davon, ob Sie zum ersten Mal Mitarbeiter*innen für die Rechtsabteilung einstellen oder Ihr bestehendes Team ausbauen, können Sie die Rechtsabteilung in drei verschiedenen Stufen betrachten.
Stufe 1: Die Verwaltung
Die Anfängerstufe der Rechtsabteilung ist in der Regel ein Administrator, der die Lieferanten der Rechtsabteilung durch den Onboarding-Prozess des Unternehmens führt. Er kümmert sich um die Bezahlung der erbrachten Dienstleistungen und erstellt, wenn möglich, grundlegende Berichte für die verschiedenen Beteiligten. Sie können auch die Einhaltung von Finanzkontrollen und internen Audits sicherstellen.
Ebene 2: Der Optimierer
Auf der mittleren Ebene der Rechtsabteilung dreht sich alles um die Optimierung. Der Spezialist für Rechtsfragen arbeitet enger mit den Anbietern zusammen als ein Verwalter. Das Ziel von Legal Operations auf dieser Ebene ist es, jedem Anbieter zu helfen, besser zu verstehen, wie er mehr für das Gesamtunternehmen tun kann. Dazu kann auch die Zusammenarbeit mit IT- und Branchenberatern gehören, um die Technologie bereitzustellen, die zur Erfüllung der Aufgaben dieser Position erforderlich ist, z. B. die Verfolgung, Reduzierung und zuverlässige Berichterstattung über die Ausgaben für Rechtsangelegenheiten.
Ebene 3: Der Stratege
Diese Stufe sollten alle Rechtsabteilungen anstreben. Die Rechtsabteilung arbeitet eng mit den vielen Gruppen zusammen, die mit der Rechtsabteilung zusammenarbeiten (ein Thema, auf das wir später in diesem Leitfaden noch näher eingehen werden), um die Abläufe zu beschleunigen, da bestimmte Aktivitäten durchgeführt werden müssen. Eine effektive Rechtsabteilung versteht die Anforderungen, sagt den Bedarf voraus und implementiert die Lösungen, um maximale Effizienz und Effektivität zu gewährleisten. und Effektivität.
Das Organigramm der Rechtsabteilung
Wenn Sie die drei Ebenen der Rechtsabteilung kennen, müssen Sie als Nächstes jemanden einstellen, der den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entspricht und die Ebene der Rechtsabteilung abdeckt, für die Ihre Abteilung bereit ist. Denken Sie daran, dass sich mit dem Wachstum Ihres Unternehmens und Ihrer Abteilung auch Ihr Organigramm ändern wird. Hier ist ein Beispiel dafür, wie die Rechtsabteilung in einem reifen Unternehmen aufgebaut werden kann.
Wenn Sie über Ihre erste Einstellung im Bereich Legal Operations nachdenken, werden Sie wahrscheinlich eine Reihe von Fragen dazu haben, wie ein Spitzenkandidat aussieht. Ein/e Leiter*in der Rechtsabteilung sollte nicht nur in der Lage sein, operative Spitzenleistungen zu erbringen, sondern auch Folgendes nachweisen können
– ein ausgeprägtes Verständnis für das Kerngeschäft
– die Fähigkeit, die Bedürfnisse der Geschäftsabteilungen in rechtliche Anforderungen zu übersetzen
– Engagement für die Nutzung der internen Rechtsabteilung zum Wachstum des Unternehmens
– Expertenwissen, wie man die Leistung von Anwaltskanzleien effektiv verwaltet
Im Folgenden finden Sie einige weitere Fragen, die Sie bei Ihrer ersten Einstellung in der Rechtsabteilung beantworten müssen.
Teilzeit vs. Vollzeit?
Die Entscheidung, ob Sie Vollzeitmitarbeiter*innen für die Leitung der Rechtsabteilung einstellen sollten oder nicht, hängt weitgehend von der Größe Ihres Rechtsteams und Ihres Unternehmens ab. Größere Rechtsabteilungen und Unternehmen profitieren von Vollzeitmitarbeiter*innen, der seine Zeit darauf verwenden kann, die betriebliche Effizienz zu steigern, Technologien auszuwählen und sicherzustellen, dass sie mit den Tools anderer Abteilungen verbunden sind, und neue, gestraffte Prozesse.
Anwält*innen vs. Nicht-Anwält*innen?
Leiter*innen von Rechtsabteilungen sind in erster Linie Geschäftsleute und erst in zweiter Linie Jurist*innen. Tatsächlich ist ein Jus-Studium keine Voraussetzung, um im Bereich Legal Operations erfolgreich zu sein – obwohl ein juristischer Hintergrund bei Gesprächen mit Anwaltskanzleien und Anwält*innen durchaus von Vorteil ist. Da Führungskräfte im Bereich Legal Operations sowohl wegen ihrer betriebswirtschaftlichen Erfahrung als auch wegen ihrer juristischen Kenntnisse eingestellt werden, kann eine Person in eine der folgenden Kategorien fallen:
– Der Anwalt, der sich für einen eher geschäftsorientierten Karriereweg entschieden hat
– Der Super-Analytiker, der quantitative Strenge in die Rechtsabteilung bringt
– Der MBA, der operative und finanzielle Disziplin in die Rechtsabteilung einbringt
– Der hoch analytische JD/MBA, der sowohl für sein juristisches als auch für sein wirtschaftliches Fachwissen geschätzt wird
Neue Mitarbeiter*innen vs. bestehendes Team?
Unternehmen, die nicht über eine formale Rolle in der Rechtsabteilung verfügen, müssen nicht unbedingt außerhalb ihrer Abteilung nach einem Fachmann für Rechtsfragen suchen. In einigen Fällen haben Sie vielleicht bereits einen „halben Legal Operations Manager“ – jemanden, der sich auf natürliche Weise mit dem Lieferantenmanagement, der Datenanalyse oder allgemeinen betrieblichen Prozessen befasst. Ihre geteilte Aufmerksamkeit macht es schwierig, eine optimale betriebliche Effizienz zu erreichen, aber es kann eine praktikable Option sein, sie in die Rolle eines dedizierten Legal Operations Manager zu versetzen. Sie sind bereits mit der aktuellen Struktur der Rechtsabteilung sowie mit den operativen Prozessen und den derzeit verwendeten Technologien vertraut, so dass weniger Schulungen und Wissensaustausch erforderlich sind.
Für kleinere Teams bietet sich auch die Möglichkeit, Ihre derzeitigen Rechtsanwaltsfachangestellten zu unterstützen. Rechtsanwaltsfachangestellte sind der Arbeit, die von externen Anwält*innen geleistet wird, am nächsten. Sie kennen Ihre Angelegenheiten und Rechnungsprozesse genau und wissen, wie sie mit den Budget- und Ausgabenmanagementzielen in Einklang zu bringen sind, und arbeiten oft eng mit der Rechtsabteilung zusammen, so dass sie die strategische und geschäftsorientierte Perspektive haben, um in dieser Rolle erfolgreich zu sein. um in dieser Rolle erfolgreich zu sein.