Der Weg in die digitale Zukunft: Auswahlkriterien für Cloud-Services in Anwaltskanzleien

Lesezeit: 4 Minuten
24. Juni 2024

Ein Beitrag von Hannes Kamleitner

Warum Cloud-Technologie für moderne Rechtspraxen unentbehrlich ist

Die fortschreitende Digitalisierung revolutioniert den Arbeitsalltag von Anwaltskanzleien. Die Cloud-Technologie spielt dabei eine zentrale Rolle. Aber nach welchen Kriterien sollte eine geeignete Cloud-Lösung ausgewählt werden? Dieser Artikel beleuchtet die essenziellen Aspekte für Anwaltskanzleien, die sich für den Schritt in die Cloud entscheiden.

Vorteile der Cloud-Nutzung für Anwaltskanzleien:

Cloud-Services bieten Anwaltskanzleien eine Reihe von Vorteilen – von gesteigerter Mobilität und Flexibilität über verbesserte Datensicherheit bis hin zu Kosteneffizienz und Künstlicher Intelligenz (KI). Doch auf welche Auswahlkriterien sollte besonders geachtet werden?

Datensicherheit und gesetzliche Konformität:

Bei der Wahl einer Cloud-Lösung ist die Datensicherheit ausschlaggebend. Anwaltskanzleien tragen eine hohe Verantwortung für die Vertraulichkeit und Unversehrtheit sensibler juristischer Daten. Eine Cloud-Lösung muss daher höchsten Sicherheitsanforderungen genügen und gesetzliche Vorgaben, wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), erfüllen.

Integration und Systemkompatibilität:

Essenziell ist auch die reibungslose Integration der Cloud-Lösung in die vorhandene IT-Infrastruktur. Sie muss mit bestehenden Anwendungen und Software kompatibel sein, um einen problemlosen Austausch von Daten zu gewährleisten.

Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit:

Ein weiteres wichtiges Kriterium ist die Skalierbarkeit der Cloud-Lösung. Sie sollte flexibel anpassbar sein, um den sich verändernden Anforderungen der Kanzlei gerecht zu werden.

Kundendienst und technischer Support:

Nicht zuletzt spielen der Kundendienst und technische Support eine wichtige Rolle. Eine jederzeit verfügbare, fachkundige Unterstützung ist unerlässlich, um bei Problemen oder Fragen schnell Hilfe zu erhalten.

Fallbeispiel: Migration einer Kanzlei zur Cloud

• Ausgangslage: Eine Anwaltskanzlei mit einem starken Fokus auf Wirtschafts- und Immobilienrecht, stand vor der Herausforderung, ihre veraltete On-Premise-Infrastruktur zu modernisieren. Ziel war es, die Effizienz zu steigern, die Datensicherheit zu verbessern und die Mobilität des Teams zu ermöglichen.
• Analysephase: Wir wurden beauftragt, eine umfassende Analyse der bestehenden IT-Infrastruktur durchzuführen. Diese Analyse umfasste die Bewertung der vorhandenen Server, Netzwerke, Datenspeicherlösungen sowie der Sicherheitsprotokolle. Ebenso wurden die spezifischen Arbeitsabläufe und Anforderungen der Kanzlei berücksichtigt, um ein maßgeschneidertes Cloud-Migrationskonzept zu entwickeln.
• Angebotskalkulation und Planung: Basierend auf der Analyse erstellten wir eine detaillierte Angebotskalkulation für die Migration zur Cloud. Dieses Angebot berücksichtigte die Kosten für die Cloud-Infrastruktur, die Migrationsservices und den laufenden Betrieb. Ein detaillierter Migrationsplan wurde entwickelt, der die schrittweise Überführung der Daten und Anwendungen in die Cloud vorsah, ohne den laufenden Betrieb der Kanzlei zu beeinträchtigen.
• Migration und Synchronisation: Die Migration begann mit der Einrichtung einer parallelen Cloud-Umgebung, die zunächst im Hintergrund lief. Wichtige Daten und Anwendungen wurden schrittweise in die Cloud übertragen, wobei eine kontinuierliche Synchronisation zwischen der Cloud- und der On-Premise-Infrastruktur erfolgte. Dies stellte sicher, dass während der gesamten Migrationsphase keine Daten verloren gingen und die Anwälte weiterhin auf alle notwendigen Informationen zugreifen konnten.
• Switch und Übergang zur Cloud-Arbeit: Sobald alle kritischen Systeme erfolgreich in die Cloud migriert und umfangreich getestet wurden, erfolgte der endgültige Switch. Alle Mitarbeiter der Kanzlei wurden auf die neue Plan-Legal Cloud Plattform umgestellt, welche nun den primären Arbeitsplatz darstellte. Umfangreiche Schulungen und Support sorgten für einen reibungslosen Übergang.
• Abbau der On-Premise-Infrastruktur: Nachdem sichergestellt wurde, dass alle Dienste in der Cloud stabil liefen und die Kanzlei vollständig von den Vorteilen der neuen Infrastruktur profitierte, begann der schrittweise Abbau der alten On-Premise-Infrastruktur. Dies beinhaltete die sichere Löschung aller Daten von den alten Servern sowie die Entsorgung der Hardware gemäß den Datenschutzvorschriften.
• Ergebnis: Durch die Migration zur Cloud konnte die Kanzlei mit mehreren Standorten nicht nur ihre IT-Kosten signifikant reduzieren, sondern auch die Datensicherheit und den Zugriff auf Informationen von jedem Ort aus verbessern. Die Kanzlei ist nun besser aufgestellt, um den Herausforderungen des digitalen Zeitalters zu begegnen und ihren Mandanten einen schnelleren und sichereren Service zu bieten.

Fazit

Cloud-Technologie ist für Anwaltskanzleien heute eine grundlegende Komponente für den Erfolg im digitalen Zeitalter. Die Auswahl der passenden Cloud-Lösung erfordert sorgfältige Überlegung und sollte sich an Kriterien wie Datensicherheit, Systemintegration und Kundensupport orientieren. So können Anwaltskanzleien die Potenziale der Cloud optimal nutzen und sich zukunftssicher aufstellen.

Autoreninfo: Hannes Kamleitner ist CEO der Plan-B IT GmbH