Hat das Cloud-Zeitalter begonnen?
Rechtzeitig vor dem Herbst wurden die Rahmenbedingungen für dein Einsatz der Cloud in Kanzleien abgesteckt. Die perfekte Vorlage also, um Digitalisierungsprojekte nun auch wirklich umzusetzen und damit Remote Work zu ermöglichen. In seinem Gastbeitrag sieht Philipp Heinzls von Philips Speech Vorteile bei der Cloud-Nutzung in Kanzleien.
Eine Krise verstärkt bereits vorhandene Entwicklungen. Wohl selten war diese Aussage so zutreffend wie in Zeiten der COVID-19 Pandemie. Projekte zur Digitalisierung und digitalen Transformation lagen in vielen Unternehmen und Kanzleien schon längere Zeit in der Schublade. Mit dem Lockdown im Frühjahr 2020 ging es dann auf einmal sehr schnell mit der Implementierung. Eben weil keine Zeit zu verlieren war. Eben weil die Arbeit „remote“ weitergehen musste. Erfahrungen zeigen, dass Remote Work zumindest anfangs zu Problemen geführt hat. Wie lassen sich die Prozesse am Arbeitsplatz remote replizieren? Wie extern auf Ressourcen zugreifen? Die Folge: Komplizierte Workarounds, Ausfallzeiten, frustrierte Mitarbeiter, anfallende Kosten, weil die Arbeit nicht gemacht werden kann oder zum Beispiel kurzerhand neues Equipment angeschafft werden musste.
Warum ist also gerade jetzt der richtige Zeitpunkt für die Digitalisierung? Weil der Zeitpunkt noch nie richtiger war.
RemoteWork bleibt – keine Frage!
Alle Zeichen deuten darauf hin, dass uns remote work noch eine ganze Weile erhalten bleiben wird, COVID-19 Pandemie hin oder her. Große Technologiekonzerne wie zum Beispiel Twitter wollen unter dem Motto Forever Homeoffice gar überhaupt nicht mehr ins Büro zurückkehren. In den meisten Fällen setzt sich jedoch eine „hybride“ Arbeitsweise durch, also sowohl Büro als auch Homeoffice. Hybride Teams und ihre Manager stehen jedoch vor besonderen Herausforderungen. Wie kollaborieren? Welche Tools verwenden, die remote ermöglichen? Wie die Datensicherheit an allen Arbeitsorten garantieren? Und zuletzt – ganz nach dem Prinzip do more with less – die Notwendigkeit, die volle Energie in das Business und in zufriedene Kunden oder Klienten zu investieren.
Rechtsklarheit bei Cloud-Nutzung
Den richtigen Zeitpunkt hat auch definitiv die österreichische Rechtsanwaltskammer gewählt, als sie Ende September die bestehende Richtlinie zur Ausübung des Berufes (RL-BA 2015) herausgegeben hat. „Die Cloud“ wird als strategisch wichtige Technologie für den Arbeitsalltag anerkannt und – endlich – Rechtsklarheit hergestellt. Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte dürfen Cloud-Technologie von externen Dienstleistern verwenden, sofern diese einer Handvoll klar definierter Kriterien entspricht. Eben weil es in ihrem und im Interesse ihrer Klienten ist.
„Go“ für Cloud Diktieren und Spracherkennung
Das wirkt sich auch auf Sprache-zu-Text-Lösungen aus, die ein Kernstück der Digitalisierung vormals analoger Arbeitsprozesse darstellen – Stichwort Kassette und Zettelwirtschaft. Die Cloud-Workflow Lösung Philips SpeechLive für Diktieren und Transkription inklusive Spracherkennungsoptionen ist nämlich gemäß den oben genannten Kriterien bestens geeignet für den Einsatz von Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten. Warum? Philips SpeechLive „verlagert“ die in der Branche längst bekannten SpeechExec Workflow-Lösungen in die Cloud. Das bedeutet, dass jeder Rechtsanwalt/ jede Rechtsanwältin und alle Schreibkräfte 100% remote arbeiten können, denn alles was man braucht, ist einen Webbrowser und eine Internetverbindung. Zahlreiche Maßnahmen stellen die Datensicherheit und Vertraulichkeit sicher, darunter ein nach höchsten Maßstäben zertifiziertes Server-Setup, dreifache Verschlüsselung, Trennung von Benutzerdaten und Diktat-Daten, regelmäßige Updates und so weiter.
Die Digitalisierung hat also in der Rechtsbranche über die letzten Monate Fahrt aufgenommen und auch die rechtlichen Rahmenbedingungen wurden geschaffen – Stichwort Cloud. Jetzt ist es an der Zeit, dranzubleiben und die nächsten Schritte in der technologischen Innovation zu unternehmen.