Wie intelligentes Vertragsmanagement der Zukunft bereits heute genutzt werden kann
30. November 2024
Ein Beitrag von Felix Scholz
Die Art und Weise, wie Sie Verträge handhaben, kann über den Erfolg oder Misserfolg eines Geschäfts entscheiden. Im Jahr 2016 beauftragte Hertz Accenture mit einem 32-Millionen-Dollar-Projekt zur Neugestaltung seiner Website und mobilen Apps. Hertz verlor dabei jedoch insgesamt 42 Millionen Dollar, ohne ein funktionsfähiges Produkt vorweisen zu können und zog mit einem Vertragsverletzungsverfahren gegen Accenture vor Gericht – alles aufgrund von schlechtem Vertragsmanagement und mangelnder Aufsicht. [1]
Klingt nach einem Vertragsalbtraum? Absolut. Derartige Vorkommnisse lassen sich allerdings oft vermeiden, oder zumindest in ihren Konsequenzen abmildern, wenn konkretes und wasserdichtes Vertragsmanagement eingerichtet wird. Eines, das proaktiv Vertragsfristen sowie einhergehende Strafen überwacht und Einblicke in unzureichend ausgestaltete Verträge zulässt. Wenn es darüber hinaus auch die Effizienz der Mitarbeiter im Team verbessert, um ihnen mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben freizuspielen, dann ist man bestens gegen derartige Horrorszenarien gewappnet.
Schauen wir uns gemeinsam an, wie Sie diese intelligenten Software-Lösungen nicht nur für mehr Effizienz, sondern auch für eine bessere Compliance nutzen können. Verbessern wir den alten Prozess der Rechtsteams Kopfschmerzen beschert und sehen wir uns an, wie moderne Software derartige Probleme löst!
Was steckt in den heutigen smarten Vertragssystemen?
Manuelles Entwerfen, E-Mails mit Hin-und-Her-Revisionen, doppeltes Überprüfen der rechtlichen Klauseln, das Durchforsten von Excel-Tabellen auf der Suche nach Details … So sieht traditionelles Vertragsmanagement aus. Ganz zu schweigen vom lästigen Druck, die vorgegebenen Fristen einzuhalten.
Woher kommt nun die Magie digitaler Vertragsysteme?
Die drei hervorstechenden Merkmale, die sie von traditionellen Systemen unterscheiden sind: Zentralisierung, Automatisierung & künstliche Intelligenz.
1. Zentralisierte Datenbank: Alles, überall, auf einmal
Im Kern verwendet smarte Vertragsmanagement-Software eine zentralisierte Datenbank – typischerweise in der Cloud –, um alle vertragsbezogenen Daten zu speichern. Egal, wo Sie sich befinden oder wann Sie Informationen benötigen, Sie können mit jedem Gerät auf Dateien zugreifen.
Eine cloudbasierte Ablage bedeutet auch, dass nur autorisierte Personen mit definierten Zugriffsberechtigungen Ihre Daten einsehen dürfen, was bei papierbasierten Verträgen oftmals schwieriger zu dokumentieren ist.
2. Automatisierte Workflows: Effizienz im Autopilot
Vertragsmanagement-Software ermöglicht nicht nur die Automatisierung routinemäßiger Aufgaben wie das Erstellen von Vorlagen, sondern auch die Festlegung vordefinierter Genehmigungsprozesse und das automatische Ausfüllen bestimmter Informationen, sodass Sie regelmäßige Aufgaben noch schneller erledigen können.
3. KI-Funktionen: Klügere Verträge, schnellere Entscheidungen
Darüber hinaus ermöglicht Vertragsmanagement-Software den Einsatz von, auf das digitale bearbeiten und verwalten von Verträgen zugeschnittener, künstlicher Intelligenz. Damit eröffnet KI Möglichkeiten für umfangreiche Einblicke, die bei traditionellen Verträgen nicht existieren. Sie hilft indem sie in Rekordzeit und ohne manuelles Eingreifen Feedback, Überprüfungen und Zusammenfassungen der Verträge liefert.
Wie funktioniert Vertragssoftware in der Praxis?
Für dieses Gedankenexperiment nehm wir an Sie sind Teil eines Rechtsteams.
Ihre Aufgabe ist die Erstellung von Lieferantenverträgen für ein neues Projekt. Sie können Vertragsmanagement-Software verwenden, um die Entwürfe zu erstellen. Dank der Vorarbeit Ihres Teams können Sie sogar auf eine gebrauchsfertige Vorlage zurückgreifen, und beginnen, die Klauseln welche für diesen Vertrag in Frage kommen hinzuzufügen. Zu diesen gehören Standardklauseln wie Vertraulichkeit, Zahlungsbedingungen und Haftung – Bausteine, die Sie in regelmäßig benötigen und die Ihnen im System bereits zur Verfügung stehen.
Weitere wichtige Zeit sparen Sie, sobald Sie wichtige Informationen wie Lieferantennamen, Vertragswerte und Fristen eintragen müssen. Diese werden einmal in dynamische Felder eingetragen und die Software füllt diese automatisch im gesamten Dokument aus. Es wird ohne weiteren Handgriff sichergestellt, dass alle Vorkommnisse dieser Felder korrekt und konsistent eingetragen werden.
Sie markieren schließlich den Vertrag als „Lieferantenvertrag“ und gewähren den notwendigen Teammitgliedern, einschließlich denen in der Beschaffung und im Finanzwesen, Zugriff, sodass alle Beteiligten den Vertrag einsehen und bearbeiten können. Ebenso legen Sie Genehmigungen fest die vor der Vertragsunterzeichnung eingehalten werden müssen. Damit können Stakeholder das Dokument überprüfen, Klauseln redigieren und Kommentare hinterlassen, bevor eine der involvierten Parteien unterschreibt.
Sobald Sie mit dem Entwurf zufrieden sind, fügen Sie die Signaturblöcke ein und geben an, welche Sicherheitsstufe der Unterschriften erforderlich ist.
Diese Aufgaben manuell durchzuführen, während insbesondere die Korrektheit, Nachverfolgbarkeit und Konsistenz gewährleistet werden, ist ohne unterstützende Software ein langsamer und fehlerbehafteter Prozess. Mit Software, wie Sie gelesen haben, dauert es hingegen nur wenige Minuten.
Und das ist noch nicht das Ende der Geschichte. Da Sie jetzt einen zentralen Ablageort haben, können Sie in Ihrem Dashboard einfach den Status und den Wert des Vertrages verfolgen. Darüber hinaus erhalten Sie Benachrichtigungen, wenn ein Vertrag erneuert werden muss oder abläuft, sowie Erinnerungen für bevorstehende weiterführende Aufgaben.
Ein solides Fundament schaffen: Richten Sie Ihr Vertragsmanagementsystem richtig ein
Bevor die Automatisierung Ihnen die Arbeit erleichtert, gibt es ein paar Dinge, die Sie durchführen sollten, um sicherzustellen, dass Ihr System reibungslos funktioniert. Die folgende Checkliste hilft Ihnen, alles notwendige einzurichten.
1. Werfen Sie einen genauen Blick auf Ihr aktuelles System
Zuerst müssen Sie festlegen, was Sie genau von der Software benötigen.
Fragen Sie sich:
- Was sind die Herausforderungen, die wir derzeit haben und mit dem neuen System lösen möchten? Vertragsverlängerungen verfolgen? Genehmigungen sammeln? Oder die Zeit der Vertragserstellung reduzieren?
- Welche Vertragstypen verwalten wir am häufigsten? Und haben diese einzigartige Anforderungen? Lieferantenverträge? Verkaufsverträge? Arbeitsverträge?
2. Investieren Sie in das richtige Vertragsmanagementsystem
Nachdem Sie Ihre Bedürfnisse und Ziele notiert haben, ist es an der Zeit, die passende Vertragsmanagement-Software auszuwählen. Jene die Ihre individuellen Bedürfnisse und Erwartungen erfüllt.
Eine gute Vertragsmanagement-Software zeichnet sich durch folgende Kriterien aus:
- Erstklassige Sicherheit
- Anpassung und Vorlagen
- Benutzerfreundliche Oberfläche
- Erweiterte Anpassungsfunktionen
- Automatisierungs-Workflows
3. Reibungslose Datenmigration
Nachdem Sie Ihre passende Vertragsmanagement-Anwendung ausgewählt haben, ist es an der Zeit, Ihr Konto korrekt einzurichten. Sie möchten Ihre bisherigen Dokumente nicht beiseite legen; im Gegenteil, Sie möchten Ihr neues System nutzen, um diese Bestandsdokumente ebenfalls zu verwalten.
Dieses hilft Ihnen, Ihr Konto korrekt einzurichten, Kontorollen zuzuweisen, um sicherzustellen, dass jeder in Ihrem Unternehmen den richtigen Zugriff hat, und Teams richtig zu definieren.
Im Anschluss beginnen Sie, Ihre aktuellen aktiven Verträge und bereits archivierte Dokumente in das System zu importieren.
4. Schulen Sie Ihr Team
Ihre Software wird die schwere Last und mühsame Arbeit für Sie übernehmen. Dennoch müssen Sie Ihr Team darin schulen, um die bestmöglichen Effiziengewinne zu erzielen.
Am liebsten möchten Sie jedes Teammitglied zu einem Power-User machen. An diesem Punkt muss einmal mehr der Wert eines umfangreichen Onboardings, sowie die Benutzerfreundlichkeit der Software hervorgehoben werden.
5. Workflows definieren
Der letzte Schritt befasst sich mit der Vorbereitung auf die eigentliche Anwendung der Software.
- Skizzieren Sie die Phasen des Vertragslebenszyklus, von der Erstellung der Verträge bis zum Sammeln von Unterschriften und der Nachverfolgung der Verträge für Ihr Unternehmen.
- Weisen Sie jedem Teammitglied klare Aufgaben zu und stellen Sie sicher, dass sie die erforderlichen Rollen und Berechtigungen in der Software zugewiesen sind.
- Passen Sie an, welche Benachrichtigungen und Erinnerungen jedes Mitglied erhalten sollte und wann.
- Verwenden Sie die bereits definierte Hierarchie, um Genehmigungsprozesse für Ihre Vorlagen zu erstellen.
Vergessen Sie dabei nicht, dass die Arbeit die sie in den Aufbau des Fundaments stecken, später ihren Prozess stützen wird!
Wie sieht die Zukunft des Vertragsmanagements aus?
Niemand kann die Zukunft vorhersagen, aber eines ist klar: digitale Vertragsmanagementsysteme und ihre Einsatzgebiete werden sich fortlaufend weiterentwickeln.
Die Zukunft kann dabei von Anwendungen der Blockchain-Technologie, die intelligente und codierte selbstausführende Verträge ermöglicht macht, bis zu dem Einsatz von dynamischem Monitoring, welches die rechtliche Konformität von Verträgen in Echtzeit aktualisiert, reichen. Fest steht nur, dass immer mehr moderne Technologien zur Anwendung kommen werden, sofern diese die Arbeitsweise effizienter und die Verwaltung sicherer gestalten können.
Wir befinden uns bereits mitten in dieser Zukunft des Vertragsmanagements. Stellen also auch Sie sicher, dass Sie das volle Potenzial nutzen und ebnen Sie Ihren Teams den Weg für intelligentere, agilere Geschäftsabläufe.
Links:
[1] https://storage.courtlistener.com/recap/gov.uscourts.nysd.514124/gov.uscourts.nysd.514124.1.0.pdf
Über den Autor:
DI Felix Scholz ist Head of Marketing bei fynk und spezialisiert auf die Vermittlung von Wissen rund um digitales Vertragsmanagement und Legal Tech. Auf dem Blog von fynk unter www.fynk.com werden die neuesten Entwicklungen zu diesen Themen einfach erklärt.
