VIAC goes digital: „Wollen hohen Anspruch an uns selbst erfüllen“

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„Ready made“ heißt nicht fix und fertig

Die Entscheidungsfindung sowie die Budget-Freigabe sei durch die Pandemie im Eiltempo passiert. Geholfen habe auch, dass sich VIAC durch die eigene Datenbank bereits mit dem Thema Digitalisierung beschäftigt hatte. Denn so habe man bereits über die Player am Markt sowie den Aufwand einer maßgeschneiderten Lösung Bescheid gewusst. Basierend auf diesem Wissen habe man sich dann entschieden eine “fertige“ Lösung zu beziehen. Als Anbieter wurde nach dem Austausch mit anderen Schiedsinstitutionen dann schnell Thomson Reuters mit dem Produkt HighQ auserkoren. Für Thomson Reuters haben zudem die Verlässlichkeit des Unternehmens und die Datenverarbeitung in der EU gesprochen. Der Prozess bis zur Unterschrift sei relativ schnell von sich gegangen: Ein Licence Agreement wurde unterzeichnet und im Austausch erhielt man die eine vorkonfigurierte Lösung. Aber der Begriff „ready made“ ist etwas trügerisch: „Wir hatten ein bisschen gehofft, dass eben schon alles

fertig ist und wir nur mehr unser Logo einfügen müssen. Im Onboarding-Prozess haben wir jedoch rasch bemerkt, wie viele weitere Entscheidungen zu treffen sind, bis die Plattform unseren Bedürfnissen entspricht. Je mehr man sich damit beschäftigt hat, desto mehr wurde einem bewusst, was man noch alles bedenken muss“, hat Silvia Freisehner gelernt, die den Project Lead innehatte. So habe man mit sämtlichen Entscheidungen immer wieder sicherstellen müssen, dass gleichzeitig die Sicherheit und die Nutzer*innenfreundlichkeit gewährleistet sind.

Nach dem Onboarding mit Thomson Reuters folgten einige imaginäre Testfälle, in denen die VIAC Mitarbeiter*innen in die Rollen der involvierten Parteien in einem Schiedsfall schlüpften. Mit diesem Ansatz habe man dann versucht, sich in die Situation hineinzudenken und mögliche Probleme abzubilden. Ebenso habe man versucht, die Plattform immer wieder mit den Augen eines*r Erstnutzer*in zu sehen. Dabei hätten auch Feedback-Runden mit Mitarbeiter*innen und

Präsidiumsmitgliedern geholfen. Vor allem der Input der praxisorientierten Präsidiumsmitglieder habe eine neue, sehr zielführende Perspektive aufgezeigt. „Es war ein relativ langer Prozess, bis wir alle sagen konnten, das ist jetzt nutzer*innenfreundlich und sicher, und wir fühlen uns wirklich wohl, wenn wir es anbieten“, resümiert Freisehner.

Drahtseilakt zwischen technisch und rechtlich Möglichem

Die unterschiedlichen Zugänge zum Projekt waren auch für Veronika Macha, die sich um die Nutzungsbedingungen und datenschutzrechtliche Fragen kümmerte, besonders interessant. Gerade in Puncto datenschutzrechtlicher Themen habe es viele Überlegungen gebraucht, um sich möglichst gut abzusichern. Praktisch habe sich das Team von Frage zu Frage gearbeitet und überlegt, was technisch und was rechtlich möglich sei. Dazu habe man sich auch zusätzlich externe Hilfe geholt, um in dem für das Team neuen Bereich keine Fehler zu machen. „Ich fand diese Schnittstellen-Materie zwischen prozessualen und datenschutzrechtlichen Vorschriften spannend.

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