Innovative Tools für Rechtsabteilungen

Innovative Tools für Rechtsabteilungen

LEGAL TECH FRÜHSTÜCK FÜR RECHTSABTEILUNGEN – NACHBERICHT 11.5.2022:

Innovative Tools ermöglichen Rechtsabteilungen die Zusammenarbeit im Rahmen digitaler Workflows, gemeinsamer Datenräume, aber auch Self Service-Angebote für andere Abteilungen. Der Mehrwert liegt auf der Hand – aber läuft es bereits glatt?

Im diesmaligen Legal Tech Frühstück für Rechtsabteilungen beschäftigten wir uns dem Thema Kollaboration. Der erste diskutierte Aspekt war die Kollaboration innerhalb der Rechtsabteilung, insbesondere eMail- versus relationship-basierten Ansätzen und deren Vor- und Nachteile.

In der digitalen Kooperation mit anderen Abteilungen strukturiertes Request Management (Matter Intake) eine Möglichkeit, die von Rechtsabteilungen immer häufiger genutzt wird.

Beispielsweise ein (ausschließlicher) Eingangskanal für alle Anfragen. Eine zentrale E-Mail-Adresse wäre die einfache Variante, Ticketing-Systeme (wie IT-Abteilungen sie oft haben) oder der Eingang über ein Contract Lifecycle Management Tool werden häufiger.

Werden digitale Anfrageformulare verwendet (sodass die Requestor das Thema seines Anliegens und bei bestimmten Themen vordefinierte Dokumente hochladen muss, um seine Anfrage abschicken zu können) ist die Herausforderung sowohl die Standardisierung als auch das Nutzerverhalten der Requestor.

Hier lohnt es sich, zu Beginn hart zu sein und Anfragen ausschließlich über den neu definierten Kollaborationsweg anzunehmen, bis sich der Prozess eingespielt hat.

Ein „Ticketingsystem“ über ein Contract Lifecycle Management-Tool bietet den eleganten Vorteil, dass bereits bei einer Anfrage im System ein Case/eine „Akte“ angelegt wird, zu der möglicherweise auch gleich der Requestor für die Ablage erforderliche Metadaten eingeben kann.

Wir diskutierten weiter über digitale Arbeitsabläufe, wie z.B. Freigaben oder Überarbeitungen von Dokumenten.

Die digitale Abbildung trennt klar die Verantwortungen zwischen Business/ProjektleiterIn und der Rechtsabteilung. Auch zum (Kollaborations-)Aspekt Wissensmanagement – sowohl als Wissensweitergabe an andere Abteilungen (Schulungen/Podcasts) als auch intern für die Rechtsabteilung gab es Erfahrungsaustausch.

Bereits häufig verwendet und mit vielen positiven Erfahrungen behaftet ist MS Teams als Kommunikations- und Kollaborationskanal, teilweise auch mit weiteren angebundenen Tools und toolübergreifenden Workflows. Der Trend ist „weg vom E-Mail“…

Das Frühstück für Rechtsabteilungen ist eine Kooperationsveranstaltung von Future-Law und der Vereinigung österreichischer Unternehmensjuristen (VUJ) zum Zweck des Best Practice-Austauschs und der Vernetzung.

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