Einfach, schnell und sicher: So funktioniert die Digitalisierung in der Rechtsbranche
mit FABASOFT & Robin Schmeisser
Magazin: Legal Tech Times 2022, Ausgabe Sommerspecial
1. Juli 2022
Die Einführung einer modernen, smarten Vertragsmanagement-Software, die alle bestehenden Vereinbarungen eines Unternehmens an einem Ort aufbewahrt, prüft und verwaltet, ist ein signifikanter Schritt bei der umfassenden Digitalisierung in der Rechtsabteilung.
Die Studie „Legal Departments on the Move“ von Wolters Kluwer zeigt, dass sich europäische Rechtsabteilungen bereits intensiv mit dem Thema Digitalisierung auseinandergesetzt haben, und dass es einer klaren Strategie bedarf, diese umzusetzen. Ganz oben auf der entsprechenden Agenda: die Digitalisierung des Vertragsmanagements. Als weiterer wichtiger Bereich gilt die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen, so die Erkenntnisse aus der Umfrage unter mehr als 500 europäischen Betrieben. Dass dem Vertragsmanagement oberste Priorität zukommt, stellt keine Überraschung dar, denn gerade hier ergeben sich besonders große Herausforderungen im Fall einer noch nicht vollständig digitalisierten Verwaltung.
Herausforderungen im Arbeitsalltag
In Unternehmen steht die Abwicklung von vielschichtigen Kunden- und Lieferantenbeziehungen an der Tagesordnung. Dabei regeln teils umfangreiche Vereinbarungen die Rechte und Pflichten zwischen den Akteuren.
Ein typisches Szenario in einer Rechtsabteilung, die noch mit herkömmlichen Mitteln arbeitet, ist die Ablage dieser Verträge in unterschiedlichen Netzwerk- bzw. Ordnerstrukturen. Das bedeutet einerseits, dass die Suche mangels Logik und Überblick oft zahlreiche Ressourcen erfordert. Andererseits kann es passieren, dass durch den etablierten Versand in Form von E-Mail-Anhängen mehrere Versionen in Umlauf gelangen. Überdies lassen sich Änderungen nicht oder nur schlecht nachvollziehen. Das alles führt zu einem hohen organisatorischen Aufwand und in der Folge dazu, dass die Teammitglieder weniger Zeit für die Hauptaufgaben der Rechtsabteilung haben. Fehlende Automatisierung von Prozessen und Medienbrüche erschweren darüber hinaus die Kooperation der Beteiligten und bergen das mitunter sehr kostspielige Risiko, wichtige Informationen zu übersehen oder Fristen nicht einzuhalten.
Kriterien für ein digitales Vertragsmanagement
Ein modernes, cloudbasiertes Standardprodukt wie Fabasoft Contracts unterstützt Rechtsabteilungen, die genannten Herausforderungen zu meistern. Dazu gehört etwa der Vorteil, dass sämtliche Vereinbarungen an einem Ort gespeichert sind – Stichwort Single Point of Truth. Berechtigte Personen greifen 24/7 und von überall darauf zu, selbst von mobilen Endgeräten.
Übersichtliche Dashboards verschaffen den Verantwortlichen einen klaren Blick auf den unternehmensweiten Vertragsbestand. Eine smarte semantische Volltextsuche mit einer Vielzahl von Sortier- und Filtermöglichkeiten liefert bereits bei der Eingabe von Schlagwörtern Ergebnisse aus dem gesamten Archiv und trägt laut Erfahrungsberichten zu einer jährlichen Zeitersparnis von rund 250 Stunden bei.
Sicherheit auf allen Ebenen
Dank der revisionssicheren Datenspeicherung in der Cloud und der intelligenten Architektur der Software bleibt jede Änderung in Dokumenten und Datensätzen stets nachvollziehbar und erfüllt bestehende Compliance-Richtlinien. Auch gelingt es einfach und schnell, neue Partner, beispielsweise Zulieferer, in das juristische Ökosystem einzubinden, da die Installation im Rechenzentrum erfolgt und die Wartung durch die IT-Abteilung entfällt.
Übrigens: Zur Wahrung von IT-Security und Datensicherheit – gerade im sensiblen rechtlichen Umfeld – setzen Betriebe zunehmend auf europäische Cloud-Provider, die durch eine Reihe von Testaten und Zertifikaten unabhängiger Prüfinstanzen ein Höchstmaß an Sicherheit nachweisen.
Effizienz durch Automatisierung
Neben den Cloud-Funktionen punktet ein modernes Tool zur Vertragsverwaltung mit einem hohen Automatisierungsgrad. Dazu gehören Vorlagensammlungen und Klauselbibliotheken zur Erstellung von Vereinbarungen, ebenso wie vordefinierte Genehmigungs- und Freigabeworkflows. Die systemeigene fortgeschrittene elektronische Signatur gemäß eIDAS-Verordnung der EU beschleunigt die Abläufe zusätzlich. Last but not least sorgt das integrierte Fristenmanagement durch E-Mail-Reminder und Push-Notifications für eine effiziente Zusammenarbeit der internen und externen Verantwortlichen sowie für die Einhaltung sämtlicher Termine.
Fazit: Der Fokus liegt ab sofort auf den Kernkompetenzen
Die Implementierung einer smarten Vertragsmanagement-Software wie Fabasoft Contracts hilft Rechtsabteilungen dabei, einen großen Schritt in Richtung Ende-zu-Ende-Digitalisierung zu machen. Das entspricht der aktuellen Priorität aus der eingangs erwähnten Wolters Kluwer-Studie. Durch die effiziente und sichere Generierung sowie Verwaltung von Vereinbarungen in der Cloud inklusive intelligentem Fristenmanagement sparen die Zuständigen Ressourcen und minimieren Risiken. Sie sind außerdem in der Lage, sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren – allen voran die inhaltliche Prüfung, Beratung und Unterstützung der Fachabteilungen.
Über den Autor
Robin Schmeisser ist Geschäftsführer der Fabasoft International Services GmbH.
Über Fabasoft
Fabasoft zählt zu den führenden Softwareproduktunternehmen und Cloud-Dienstleistern für digitale Dokumentenlenkung sowie elektronisches Dokumenten-, Prozess- und Aktenmanagement in Europa. Zahlreiche namhafte Privatunternehmen und Organisationen der öffentlichen Hand vertrauen seit mehr als drei Jahrzehnten auf die Qualität und Erfahrung von Fabasoft.