KI in Kanzleien: Workflow schlägt Tool – Teil 1

Lesezeit: 11 Minuten
von Evelyn Fritz
20. Juli 2026

Ein Beitrag von Evelyn Fritz über den erfolgreichen Einsatz von KI in der Anwaltskanzlei: Warum nicht das einzelne Tool, sondern der richtige Workflow über den Mehrwert von Legal AI entscheidet, welche Rolle Prompting als juristische Schlüsselkompetenz spielt und wie Kanzleien KI strukturiert in ihre Arbeitsprozesse integrieren. Ein praxisnaher Leitfaden für mehr Effizienz, Qualität und Zukunftsfähigkeit im Kanzleialltag.

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Einleitung

Die Diskussion rund um künstliche Intelligenz in Kanzleien hat sich in den letzten zwei Jahren grundlegend verändert. Während zu Beginn vor allem experimentiert wurde, befinden wir uns mittlerweile in einer Phase zunehmender Professionalisierung. Generative KI-Systeme werden heute in unterschiedlichsten Bereichen eingesetzt: von juristischer Recherche über Dokumentenanalyse bis hin zur Strukturierung komplexer Sachverhalte oder der Erstellung erster Vertrags- und Schriftsatzentwürfe.

Gleichzeitig zeigt die Praxis immer deutlicher: Der tatsächliche Mehrwert entsteht nicht durch die bloße Nutzung einzelner KI-Tools, sondern durch deren durchdachte Integration in bestehende Kanzleistrukturen, Arbeitsprozesse und Compliance-Vorgaben.

Viele Kanzleien verfügen bereits über leistungsfähige Systeme – arbeiten aber dennoch ineffizient, weil Workflows fehlen, Prozesse nicht standardisiert sind oder die einzelnen Lösungen isoliert nebeneinanderstehen. Der wahre Wettbewerbsvorteil liegt daher im Zusammenspiel aus Technologie, Workflow, Governance und Schulung.

Dieser Beitrag zeigt anhand konkreter Praxisbeispiele, wie Kanzleien diesen Weg beschreiten können – von der Workflow-Optimierung über die richtige Tool-Auswahl bis hin zu Prompting als juristischer Schlüsselkompetenz. Im zweiten Teil der Serie widmen wir uns den Themen KI-Agenten, Compliance und KI-Governance.

1.    Der Workflow-Ansatz: Warum Prozesse wichtiger sind als Tools

Der Markt für Legal AI entwickelt sich derzeit mit enormer Geschwindigkeit. Neben klassischen juristischen Datenbanken und Rechercheplattformen entstehen laufend neue spezialisierte KI-Lösungen für Vertragsprüfung, Dokumentenanalyse, Wissensmanagement oder Risikobewertungen.

Doch die entscheidende Erkenntnis aus der Praxis lautet: Wer KI in der Kanzlei sinnvoll einsetzen will, muss nicht bei der Recherche anfangen – sondern beim Workflow.

In vielen Kanzleien wird KI derzeit primär als Recherche- oder Texttool wahrgenommen. Tatsächlich liegt das größte Potenzial jedoch häufig in der Optimierung interner Prozesse. Bereits heute lassen sich Vorprüfungen von Verträgen, Risikobewertungen, Dokumentenzusammenfassungen, Aufgabenmanagement, Fristenkoordination, Wissensmanagement oder interne Freigabeprozesse durch KI-gestützte Workflows erheblich effizienter gestalten.

Der Microsoft-365-Workflow als Praxisbeispiel

Besonders effektiv wird dies, wenn bestehende Systeme miteinander verbunden werden. Häufig wird unterschätzt, welche Möglichkeiten bereits innerhalb einer Microsoft-365-Umgebung schlummern. Die Kombination aus Microsoft Copilot, Teams, Planner, Outlook und SharePoint bietet einen vollintegrierten Workflow, der den Kanzleialltag grundlegend verändern kann.

Ein konkretes Praxisbeispiel verdeutlicht, wie ein solcher integrierter Workflow im Kanzleialltag erhebliche Zeitersparnis bringen kann:

Schritt 1 – Meeting mit Microsoft Teams und Copilot: Ein Mandant:innengespräch oder eine interne Besprechung wird über Microsoft Teams geführt. Copilot erstellt dabei automatisiert ein strukturiertes Protokoll – inklusive Stimmerkennung (wer hat was gesagt), einer inhaltlichen Zusammenfassung und einer automatisierten Aufgabenliste. Was früher 30–45 Minuten Nachbearbeitungszeit kostete, liegt innerhalb von Sekunden als strukturierter Erstentwurf vor.

Schritt 2 – Überführung in Word: Die Besprechungsnotizen werden automatisiert in ein Word-Dokument überführt und können dort als strukturierte Aktennotiz, als Grundlage für ein Mandant:innenschreiben oder als Entwurf für weitere juristische Dokumente weiterverarbeitet werden. Der manuelle Schritt des Abtippens und Formatierens entfällt vollständig.

Schritt 3 – Kommunikation über Outlook: Aus dem Word-Dokument heraus können E-Mails direkt über Outlook generiert werden. Copilot macht dabei Formulierungsvorschläge und passt den Ton an die/den jeweilige/n Empfänger:in an – vom sachlichen Mandant:innenschreiben bis zur kollegialen internen Nachricht.

Schritt 4 – Aufgabenmanagement im Planner: Die im Meeting identifizierten Aufgaben werden automatisiert in Microsoft Planner als ToDos angelegt, Verantwortlichkeiten zugewiesen und Fristen gesetzt. So entsteht ohne zusätzlichen Aufwand ein strukturiertes Aufgabenmanagement.

Der gesamte Workflow – vom Gespräch bis zur dokumentierten Aufgabe – reduziert die administrative Nachbearbeitungszeit erheblich und schafft Raum für die eigentliche anwaltliche Arbeit. Entscheidend bleibt dabei: Jedes KI-generierte Ergebnis ist ein Ausgangspunkt, kein Endprodukt. Die inhaltliche Überprüfung durch die/den zuständigen Anwält:in – insbesondere bei Mandant:innenkommunikation, rechtlichen Einschätzungen und fristgebundenen Aufgaben – ist und bleibt unverzichtbar.

Dadurch entstehen nicht nur erhebliche Zeitgewinne, sondern auch standardisierte Abläufe innerhalb des gesamten Teams. Gerade im Assistenzbereich zeigt sich hier erheblicher Mehrwert: Viele repetitive organisatorische Tätigkeiten – etwa Terminvorbereitungen, Dokumentenorganisation oder die Strukturierung eingehender Informationen – lassen sich deutlich effizienter gestalten. Dies führt nicht zu einem Wegfall menschlicher Expertise, sondern vielmehr zu einer Entlastung administrativer Prozesse.

Vorher/Nachher: Was KI-Workflows konkret verändern

Um den Mehrwert greifbar zu machen, lohnt sich ein Blick auf die konkreten Zeitgewinne:

Die folgenden Werte stammen aus der Praxis. Sie beruhen auf langjähriger Erfahrung in verschiedenen Kanzleien und dem Austausch mit Kolleg:innen aus dem anwaltlichen Assistenzbereich. Wissenschaftliche Präzision beanspruchen sie nicht; was sie zeigen, ist die Größenordnung des Effizienzgewinns, den ein durchdachter KI-Workflow im Kanzleialltag realistisch erzielen kann.

Die Werte variieren je nach Komplexität des Sachverhalts. Ausschlaggebend ist jedoch: Die Zeitersparnis entsteht nicht durch das einzelne Tool, sondern durch den durchdachten Workflow, der mehrere Systeme miteinander verbindet.

2.    Spezialisierte Legal-AI-Tools im Überblick

Neben allgemeinen Produktivitätslösungen gewinnen zunehmend spezialisierte juristische KI-Systeme an Relevanz. Tools wie LexisNexis Protégé, AI:ssociate, Brainy, Harvey oder Beamon AI zeigen, wie dynamisch sich der Markt derzeit entwickelt.

KI-Systeme unterstützen heute bei Recherche, Vertragsprüfung, Dokumentenanalyse und Risikoidentifikation auf einem Niveau, das vor zwei Jahren undenkbar war. Fehlerfrei sind sie nicht: Quellen können halluziniert sein, Ergebnisse je nach Rechtsgebiet und Jurisdiktion erheblich schwanken, und die Letztverantwortung für jedes Arbeitsergebnis bleibt unverändert bei dem/der Anwält:in. Doch wer deshalb auf KI verzichtet, steht vor einer unbequemen Realität: Rein manuelle Recherche und händische Dokumentenprüfung sind angesichts steigender Mandatsvolumina und zunehmenden Kostendrucks langfristig kaum noch wettbewerbsfähig.

Der österreichische Legal-Tech-Markt hat sich in den vergangenen Monaten spürbar professionalisiert. Neben spezialisierten KI-Tools wie AI:ssociate und Beamon AI, die über Kooperationen mit dem ÖRAK auch institutionell verankert sind, haben die etablierten Fachverlage eigene KI-Lösungen auf den Markt gebracht: Manz mit dem Rechercheassistenten Genjus KI und dem Legal AI Workspace MANZ-Noxtua – einer europäisch souveränen Rechts-KI auf Basis eines eigenen Sprachmodells – sowie LexisNexis mit Lexis+ AI und dem personalisierbaren KI-Assistenten Protégé, der Legal AI und Allgemeine AI in einer verschlüsselten Plattform vereint.

Daneben positionieren sich weitere Anbieter:innen mit unterschiedlichen Schwerpunkten: Die österreichische KI-Lösung Brainy etwa setzt auf DSGVO-konforme Datenverarbeitung auf EU-Servern mit Datenspeicherung in Österreich und bietet Kanzleien über 50 vordefinierte Assistenten – von der automatisierten Protokollerstellung über Vertragsprüfungen bis hin zur Live-Recherche in RIS, FINDOK und EUR-Lex.

Auf internationaler Ebene zeichnen sich zwei Entwicklungen ab, die den Legal-AI-Markt grundlegend verändern: Harvey AI, die Enterprise-Plattform mit über 142.000 Nutzer:innen weltweit, bildet mit KI-Assistent, Dokumenten-Vault und autonomen Workflow-Agenten einen vollständigen KI-Arbeitsplatz für juristische Teams ab. Noch weitreichender ist der Ansatz von Anthropic mit Claude for Legal: Seit Februar 2026 bietet das Unternehmen über seine Plattform Claude Cowork ein offenes Ökosystem für juristische Workflows an – mit zwölf praxisbereichsspezifischen Plugins (von M&A über Arbeitsrecht bis AI-Governance), über zwanzig Konnektoren zu bestehenden Legal-Tech-Systemen wie Thomson Reuters, DocuSign oder iManage und einer vollständigen Microsoft-365-Integration. Die internationale Großkanzlei Freshfields nutzt Claude bereits täglich auf Mandatssachen mit 5.700 Nutzer:innen firmenweit. Der Ansatz verdeutlicht exakt die zentrale These dieses Beitrags: Nicht das einzelne Tool entscheidet über den Mehrwert, sondern das Workflow-Ökosystem, in das es eingebettet ist.

Rechtsanwält:innen stehen damit erstmals mehrere ausgereifte, teils auf den österreichischen Markt zugeschnittene Systeme zur Verfügung – von der spezialisierten Einzellösung bis zur umfassenden Enterprise-Plattform.

Dabei zeigt sich ein entscheidender Punkt: Nicht jede Lösung passt zu jeder Kanzlei. Die Auswahl geeigneter Systeme hängt maßgeblich vom jeweiligen Tätigkeitsschwerpunkt ab. Während wirtschaftsrechtlich ausgerichtete Kanzleien verstärkt auf Vertragsanalyse und Due-Diligence-Prozesse fokussieren, stehen in anderen Bereichen Wissensmanagement, Fristenorganisation oder standardisierte Kommunikation im Vordergrund. Es gibt keine universelle „beste KI-Lösung“ für Kanzleien. Wichtig ist, welche konkreten Probleme gelöst werden sollen und wie sich die jeweiligen Systeme sinnvoll in bestehende Prozesse integrieren lassen.

3.    Prompting als juristische Schlüsselkompetenz

Unabhängig davon, welches KI-System eine Kanzlei einsetzt – die Qualität der Ergebnisse steht und fällt mit der Qualität der Eingaben. Prompting ist damit nicht bloß ein technisches Randthema, sondern der operative Schlüssel für den erfolgreichen KI-Einsatz in der anwaltlichen Praxis. Wer nicht in der Lage ist, eine juristische Fragestellung präzise, kontextualisiert und strukturiert an ein KI-System zu formulieren, wird auch mit dem besten Tool keine verwertbaren Ergebnisse erzielen.

Konkretes Prompt-Beispiel: Guter vs. schlechter Prompt

Um den Unterschied greifbar zu machen, ein Beispiel aus der Praxis:

Schlechter Prompt: „Was sagt die DSGVO zu KI?“

Ergebnis: Eine allgemeine, oberflächliche Zusammenfassung ohne konkreten Praxisbezug. Die Antwort enthält Standardinformationen, die für die konkrete Fragestellung kaum verwertbar sind.

Guter Prompt: „Du bist ein auf Datenschutzrecht spezialisierter österreichischer Rechtsanwalt. Ein Mandant – eine mittelständische Kanzlei mit 15 Anwälten – möchte Microsoft Copilot in Teams einsetzen. Dabei werden Mandantengespräche automatisiert protokolliert. Prüfe, welche Anforderungen sich aus der DSGVO (insbesondere Art. 6, Art. 9, Art. 13, Art. 22 und Art. 35 DSGVO) sowie aus den anwaltlichen Verschwiegenheitspflichten (§ 9 RAO) ergeben. Strukturiere deine Antwort nach: (1) Rechtsgrundlage der Verarbeitung, (2) Informationspflichten, (3) Datenschutz-Folgenabschätzung, (4) berufsrechtliche Besonderheiten. Berücksichtige dabei die aktuelle Rechtslage in Österreich.“

Ergebnis: Eine strukturierte, praxisrelevante Analyse mit konkreten Normenverweisen, die als Ausgangspunkt für eine fundierte Mandantenberatung dienen kann.

Dabei ist Prompting weit mehr als eine technische Fertigkeit. Es setzt voraus, dass der/die Anwender:in die relevanten Rechtsfragen, anwendbaren Normen und möglichen Argumentationslinien bereits im Vorfeld identifiziert hat. Nur wer juristisch präzise denken kann, wird auch präzise prompten – und damit verwertbare Ergebnisse erzielen. Das unterscheidet juristisches Prompting grundlegend von der allgemeinen Nutzung generativer KI.

Dieser Zusammenhang wird umso relevanter, je autonomer KI-Systeme arbeiten: Bei KI-Agenten, die mehrere Arbeitsschritte eigenständig verketten, wirkt sich ein unpräziser Ausgangsprompt nicht nur auf eine einzelne Antwort aus, sondern pflanzt sich durch die gesamte Verarbeitungskette fort.

Prompting ist damit nicht bloß eine technische Fähigkeit, sondern eine genuin juristische Kompetenz – denn wer gute Prompts schreiben will, muss zunächst wissen, welche Rechtsfragen relevant sind und wie eine strukturierte Analyse aufgebaut sein sollte.

4.    KI-Agenten: Der nächste Entwicklungsschritt

Besonders relevant wird das Thema Prompting im Zusammenhang mit sogenannten KI-Agenten. Dabei handelt es sich nicht mehr nur um einzelne Chat- oder Recherchefunktionen, sondern um Systeme, die mehrere Arbeitsschritte autonom miteinander kombinieren können – etwa Recherche, Dokumentenanalyse, Zusammenfassungen, Aufgabenkoordination oder Workflow-Steuerung.

In der Praxis lassen sich die derzeit verfügbaren KI-Systeme dabei nicht auf eine einfache Unterscheidung zwischen „Chatbot“ und „Agent“ reduzieren. Die Realität ist differenzierter: Einfache Chat-Interfaces wie die allgemeine Version von ChatGPT beantworten einzelne Fragen ohne juristischen Kontext. Spezialisierte Legal-AI-Plattformen wie Harvey, Lexis+ AI mit Protégé, AI:ssociate oder Beamon AI gehen einen Schritt weiter – sie greifen auf verifizierte Rechtsquellen zu, sind auf juristische Anwendungsfälle trainiert und liefern damit deutlich belastbarere Ergebnisse. Und integrierte Workflow-Systeme wie Microsoft 365 Copilot oder Claude Cowork betten KI direkt in bestehende Arbeitsumgebungen ein und verknüpfen mehrere Arbeitsschritte miteinander.

Für Kanzleien ist diese Differenzierung praxisrelevant: Wer lediglich ein allgemeines Chat-Interface für juristische Recherche nutzt, verschenkt Potenzial und riskiert halluzinierte Ergebnisse. Wer hingegen spezialisierte Systeme gezielt in bestehende Workflows einbettet, erzielt einen substanziellen Effizienzgewinn – bei gleichzeitig höherer Ergebnisqualität.

Ausblick: KI-Agenten als nächster Entwicklungsschritt

Darüber hinaus zeichnet sich eine weitere Entwicklungsstufe ab: sogenannte KI-Agenten – Systeme, die nicht mehr nur auf einzelne Eingaben reagieren, sondern komplexe Aufgaben in mehrere Teilschritte zerlegen und diese eigenständig abarbeiten können. Ein solcher Agent könnte künftig beispielsweise bei Eingang eines Vertragsentwurfs automatisiert einen Abgleich mit kanzleiinternen Standardpositionen vornehmen, Abweichungen identifizieren und das Ergebnis als vorstrukturierte Prüfnotiz ablegen.

Für die anwaltliche Praxis wirft das neue Fragen auf: Während bei einem promptbasierten System die Kontrolle auf jede einzelne Interaktion anwendbar bleibt, entzieht sich ein autonom agierender Agent dieser unmittelbaren Überprüfung. Je autonomer KI-Systeme arbeiten, desto wichtiger werden daher klare Entscheidungsgrenzen, lückenlose Protokollierung und Qualitätssicherung an jedem kritischen Knotenpunkt des Workflows – nicht erst am Ende.

Die Entwicklung in diesem Bereich ist hochdynamisch – es bleibt mit Spannung zu beobachten, welche Möglichkeiten sich hier in den kommenden Jahren eröffnen werden.

FAZIT: Der Workflow macht den Unterschied

Die Werkzeuge sind da – von Microsoft Copilot über spezialisierte Legal-AI-Plattformen bis hin zu offenen Workflow-Ökosystemen wie Claude Cowork. Doch die Technologie allein entscheidet nicht über den Erfolg. Was Kanzleien heute voneinander unterscheidet, ist nicht die Frage, welches KI-Tool sie einsetzen, sondern wie durchdacht die Prozesse sind, in die es eingebettet ist. Wer Workflows standardisiert, Prompting als juristische Kernkompetenz begreift und die richtige Tool-Auswahl am konkreten Bedarf ausrichtet, erzielt bereits heute substanzielle Effizienzgewinne – bei gleichbleibend hoher Qualität der anwaltlichen Arbeit.

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Über die Autorin: 

Mit langjähriger Erfahrung in renommierten Rechtsanwaltskanzleien – unter anderem in der Kanzleileitung – verfügt sie über ein tiefes Verständnis anwaltlicher Arbeitsabläufe und verbindet dieses mit technologischer Kompetenz. Sie beschäftigt sich intensiv mit der Integration von KI-Systemen in anwaltliche Workflows und der Professionalisierung des KI-Einsatzes in Kanzleien.