Legal Operations Manager – What the heck is that?
mit Ruben Tosunyan | Legal Operations Manager
Magazin: Legal Tech Times 2022, Ausgabe Sommerspecial
1. Juli 2022
Schon länger geistert ein neues Buzzword in Rechtsabteilungen umher: „Legal Operations“. Und dann gibt es dafür auch noch eine:n eigene:n Manager:in! Doch was steckt hinter den mysteriösen Begrifflichkeiten? Und braucht mein Unternehmen auch so etwas? Wir haben mit einem Legal Operations Manager über seinen Job gesprochen und geben Einblicke in die Praxis.
Die Rechtsabteilung wird im Unternehmen nur zu gern als Flaschenhals gesehen, der den Geschäftsfluss mit endlosen Verzögerungen, weiteren Verhandlungen und Pausen, um Verträge ein weiteres Mal zu prüfen und Dokumente zu unterzeichnen, verlangsamt. „Legal Operations“ Strukturen (kurz „Legal Ops“) sollen hier Abhilfe schaffen und die Effizienz der Rechtsabteilung steigern.
„Legal Operations“ als Rettung juristischer Arbeit
Als „rechte Hand“ der Unternehmensjurist:innen sollen Legal Ops Teams operationelle Barrieren aus dem Weg räumen, damit die Rechtsexpert:innen sich voll und ganz auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren können. Legal Ops ist also für jene Aufgaben zuständig, die nicht die Rechtsberatung selbst betreffen, wie z.B. das Ausgabenmanagement, die Kommunikation der Rechtsabteilung, die Auswahl der richtigen Technologien, die Einführung standardisierter Prozesse, Datenanalyse und Changemanagement. Legal Operations können sich jedoch je nach Unternehmen und Branche in unterschiedlichsten Facetten ausdrücken.
Wie wird man „Legal Operations Manager“?
Oft haben Legal Operation Manager zwar einen juristischen Hintergrund, jedoch sind vor allem Fähigkeiten wie Projektmanagement, Kommunikation und Datenanalyse sowie Know-how im Betriebs-, Finanz- und Technologiemanagement gefragt. Benötigt wird ein tiefgreifendes Verständnis des Kerngeschäfts und das Verständnis dafür, wie die Bedürfnisse des Unternehmens auf die Arbeitsweise der Rechtsabteilung zu übertragen sind. Legal Ops Teams werden daher oft multidisziplinär zusammengesetzt, mit Expert:innen aus Bereichen wie Marketing, Finanzen, Datenanalytik, Wissensmanagement und Technik.
Genug der Theorie! Wie sieht das nun in der Praxis aus, Ruben Tosunyan?
Mein Job Profil ist per se kein klassisches Profil für einen Legal Ops Manager, weil es ein wenig historisch gewachsen ist. Hinzu kommen noch Wissensmanagement-Themen, Business Administration von diversen Legal Tech Tools, und das Erstellen oder Verbessern von Prozessen. Ein Beispiel wäre der e-Zustellungs-Prozess, den wir durch einen Bot automatisiert haben.
Was bedeutet „Legal Operations“ bei Boehringer-Ingelheim?
In der heutigen Geschäftswelt werden Ziele wie Effizienzsteigerung, Prozessautomatisierung und Datenanalyse durch die Kombination aus qualifiziertem Personal und Software erreicht. Das Legal Operations Team wurde gegründet, um das Potenzial und die Leistung der Rechtsabteilung zu verbessern. Wir fördern die digitale Entwicklung in der Rechtsabteilung, etablieren, analysieren und optimieren Standards und Prozesse, und unterstützen den Auf- und Ausbau des Wissensmanagements in der Rechtsabteilung. Darüber hinaus haben wir es uns als Ziel gesetzt, Impulsgeber:innen und Ideengeber:innen für die technische Weiterentwicklung der Rechtsabteilung zu sein.
Was sind die Aufgaben eines Legal Operations Managers und was nicht?
Die Unterstützung der Rechtsabteilung mit bestehenden Legal Tech Tools. Also die Suche und Akquirierung von neuen Legal Tech Tools für das Unternehmen, die Verbesserung bestehender Businessprozesse, und, und, und 🙂 Der technische Support hingegen sollte jedoch nach wie vor bei der IT liegen.
Wie wird die Leistung gemessen?
Durch ein jährliches Mitarbeiter:innengespräch, bei dem die Ziele definiert werden.
Was wäre ein konkreter Use Case für die Aufgabe eines Legal Operation Managers?
In meinem Fall zum Beispiel die Leitung des Legal Chatbot Projekts, dass BI-weit ausgerollt wurde. Ein anderer Use Case wäre, dass ich als Legal Data Manager der Information Governance Verantwortliche für unsere Region bin, und mich mit dem Records Retention Prozess und den dazugehörigen Themen beschäftige.
Wie profitiert das Unternehmen und wie die Rechtsabteilung?
Das Unternehmen profitiert von den neuen Lösungen, Prozessverbesserungen und der Effizienzsteigerung. Ich nehme DocuSign als Beispiel für die Rechtsabteilung, das BI-weit ausgerollt wurde. Wir signieren jetzt 99+% der Verträge mit DocuSign und sparen uns immens viel Zeit und Geld damit, auch wenn DocuSign nicht kostenlos ist. Die Turnaroundzeit von Verträgen ist um ca. 70-80% geringer als zuvor!
Was muss man bei der Schaffung einer solchen Position beachten?
Für so eine Stelle sollten meiner Meinung nach schon zumindest ein paar klassische Jurist:innen in der Rechtsabteilung sein, damit sie eben durch Legal Ops unterstützt werden, wobei manche Lösungen sich auch standalone gut verkaufen, wie eben DocuSign.
Über den Autor
Ruben Tosunyan ist Legal Data Manager & Member of Legal Ops Regional Center Vienna bei Boehringer Ingelheim