Lessons Learned: Ein tiefgreifendes Gespräch über Legal Tech & Implementation
2. März 2026
Ein Interview mit Elvira Schmid, Leiterin der Konzernrechtsabteilung bei der Mayr-Melnhof Gruppe, und Julia Taferner, Legal Counsel, über ihre Reise zur Digitalisierung ihrer Rechtsabteilung.
Die Ausgangssituation: Wenn Wachstum neue Lösungen erfordert
Future-Law: Elvira, könnten Sie sich zunächst kurz vorstellen und uns erklären, warum Sie sich überhaupt für eine Digitalisierung entschieden haben?
Elvira Schmid: Gerne. Ich bin Elvira Schmid und leite die Konzernrechtsabteilung bei der Mayr- Melnhof Gruppe seit mittlerweile sieben Jahren. Ich habe damals als One Woman Show angefangen und sukzessive eine Abteilung aufgebaut, die jetzt aus acht Personen besteht und mehrere Bereiche umfasst.
Wichtig zu verstehen ist, dass wir bereits ein Vorgängertool hatten – ein System zur Dokumentation und Ablage finaler Verträge sowie für unser Beteiligungsmanagement. Dieses Tool funktionierte gut, aber unser Konzern ist sehr schnell gewachsen. Irgendwann war das System einfach nicht mehr ausreichend – weder in Bezug auf die Datenlast noch auf die Usability, die wir für die Größe des Konzerns benötigten.
Future-Law: Das heißt, Sie wollten eigentlich nur eine modernere Version des bestehenden Systems?
Elvira Schmid: Genau, und das führt mich zu unserem ersten wichtigen Learning: Wir haben uns zu sehr an den bestehenden Strukturen festgekrallt. Wir dachten: „Wir wollen das Gleiche wie vorher, nur neuer, größer und mit besserer Usability.“
Ganz entscheidend ist mE, man sollte sich trauen, sich von vergangenen Strukturen zu lösen und sich ehrlich zu fragen: Was brauche ich wirklich? Was will ich? Muss es unbedingt das sein, was ich bisher hatte, oder gibt es nicht einfach bestehende Tools am Markt, die genauso gut sind? Der Blick über den Tellerrand: Die Bedeutung des „Out of the Box“-Denkens.
Julia Taferner: Kurz zu mir, ich bin Julia Taferner, habe bei MM als Praktikantin angefangen, war dann Junior Legal Counsel und bin seit kurzem Legal Counsel für eine Business Unit in unserem Konzern. Ich denke, Elvira hat einen sehr wichtigen Punkt angesprochen: dieses „Out of the Box“-Denken muss man etablieren. Wir Juristen konzentrieren uns oft zu sehr auf unseren eigenen Bereich und vergessen dabei, dass bei Vertragsablagesystemen meist die Leute außerhalb der Rechtsabteilung die Hauptnutzer sind. Wenn die nicht damit arbeiten, nützt das beste System nichts.
Future-Law: Das ist ein wichtiger Punkt Legal Design, könnte man sagen. Aber das ist für Rechtsabteilungen ja immer schwierig, oder?
Elvira Schmid: Absolut. Und hier liegt ein weiteres Learning: Wir haben ursprünglich entschieden, dass das Tool hauptsächlich für Legal da sein soll, mit anderen zentralen Abteilungen und Sales als weitere Nutzer. Im Laufe des Prozesses sind dann aber ganz andere Stakeholder hinzugekommen, was grundsätzlich eine super Entwicklung ist. Aber wenn man sich von vornherein ehrlich fragt: „Für wen will ich dieses Tool? Wer muss damit arbeiten können?“ – und das einmal final festlegt, dann hätten wir vielleicht andere Entscheidungen getroffen.
Julia Taferner: Genau, eine ganzheitliche Bedarfsanalyse ist entscheidend. Man ist zu Beginn oft übermotiviert und vergisst diese umfassende Analyse, die einem aber im Laufe des Projekts extrem hilft.
Die Realität: Vier Jahre statt sechs Monate
Future-Law: Sie erwähnten, dass der Prozess vier Jahre gedauert hat. Hatten Sie mit so einer langen Dauer gerechnet?
Elvira Schmid: Niemals! Ich hatte eher mit sechs Monaten gerechnet. Was uns aufgehalten hat Es war für die IT und ehrlich gesagt auch für uns nicht immer die Priorität Nummer eins. In der IT gab es prioritärere Projekte, und bei uns gab es natürlich auch Situationen, die keinen Platz für das Tool-Projekt ließen. Dazu kamen Personalwechsel – sowohl in der IT als auch bei uns wechselten die Ansprechpartner mindestens ein bis zweimal. Am Anfang war ein Student federführend zuständig, der die Konzernstrukturen gut kannte. Seit anderthalb Jahren ist Julia dabei und hat das Projekt vorangetrieben.
Julia Taferner: Ja, ich bin eingestiegen, als das System gerade die Integration der alten Daten hinter sich hatte. Seit dem haben wir wöchentlich zwei Meetings – einmal mit dem externen Partner, einmal intern, jeweils mindestens eine halbe Stunde, früher eine ganze Stunde.
Future-Law: Das heißt, Sie haben über anderthalb Jahre hinweg pro Woche mindestens zwei Stunden in Meetings investiert?
Julia Taferner: Genau, und das ist nur die Meetingzeit. Man muss auch sagen: Nach den Meetings muss sich jemand hinsetzen, das Ganze testen, aufbereiten, Berechtigungskonzepte entwickeln. Das sind nicht nur die technischen Aspekte, sondern auch strategische Überlegungen: Wer darf welche Verträge sehen? Wie müssen Berechtigungen ausgestaltet sein? Diese Nachbereitungszeit erfolgt in Kombination mit unserem IT-Projektleiter. Dann geht es um Feedback an die Entwickler, Änderungswünsche – ein kontinuierlicher Zyklus.
Die Technische Lösung: Make vs. Buy
Future-Law: Wie sind Sie zur Entscheidung für Ihre spezifische Lösung gekommen?
Elvira Schmid: Das führt zu einem weiteren Learning: Wir haben die Entscheidungsfindung weitestgehend unseren IT-Kollegen überlassen. Die haben das sicher gut gemacht, aber im Nachhinein gesehen würde ich das anders machen. Niemand kann uns die Entscheidung abnehmen, was die Bedürfnisse der Legal-Abteilung wirklich sind. Wir haben (auch um das Projekt möglichst einfach zu halten) der IT gesagt: „Wir brauchen eigentlich das Gleiche wie beim alten Tool, nur in einer neueren, schnelleren, größeren Version.“ Die IT hat dann eine Kombination aus zwei Softwarelösungen vorgeschlagen – Job Router als Frontend und ein Backend-Tool für die Datenspeicherung.
Julia Taferner: Die Flexibilität und Anpassbarkeit einer selbst programmierten Lösung hört sich immer sehr schön an, besonders in großen Konzernen. Man kann alles nach den eigenen Bedürfnissen abbilden.
Elvira Schmid: Das stimmt, aber man muss sich ehrlich fragen: Ist es mir den Aufwand wert mit den Ressourcen, die es bindet? Und der Aufwand, den das Ganze schließlich nach sich zog, war uns damals nicht bewusst.
Wichtige Learnings: Sprache und internationale Ausrichtung
Julia Taferner: Ein ganz großes Learning ist das Thema Sprache. Wir haben das Ganze ursprünglich auf Deutsch programmiert, weil alle in der Rechtsabteilung Deutsch sprechen. Als sich das Projekt aber vergrößerte und internationale Stakeholder dazukamen, wurde das zum großen Problem. Die Übersetzungen, die überall nachgezogen werden müssen – man unterschätzt, wo überall Wörter stehen. Das sind Kleinigkeiten wie Warnfelder, aber die Nachbearbeitung der Übersetzungen ist äußerst aufwendig und dauert bis heute an.
Elvira Schmid: Würden wir das nochmal machen, würden wir es direkt auf Englisch aufsetzen. Konzernsprache bei uns ist Englisch, also ist das naheliegend.
Future-Law: Das Problem entstand durch das Wachstum des Konzerns?
Elvira Schmid: Genau. Ursprünglich dachten wir an Legal, zentrale Abteilungen in Wien und Sales – alles deutschsprachig. Dann kamen 2021 und 2022 mehrere Akquisitionswellen, wir sind in den US-Markt gegangen, haben unsere Präsenz in UK verstärkt und sind in anderen europäischen Ländern gewachsen. Das war auch der Punkt, wo klar wurde, dass wir die Pflege des Tools nicht mehr intern stemmen können. Ursprünglich war ein Student dafür zuständig, aber bei der Konzerngröße müssen das jetzt die einzelnen Organisationseinheiten selbst machen.
Change Management: Die Menschen mitnehmen
Future-Law: Wie haben Sie das Change Management gestaltet? Wie ist die Akzeptanz bei den Nutzern?
Julia Taferner: Ich mache die Schulungen selbst – das ist sehr wichtig. Bei jedem Rollout biete ich zwei Termine an, die Leute können sich online einwählen, und wir gehen das gemeinsam über Teams durch. Ich habe auch Nutzerhandbücher erstellt, die für alle abrufbar sind. Die Annahme ist sehr unterschiedlich und spiegelt oft das bisherige Verhalten wider. Es gibt Leute, die solche Systeme sehr zuverlässig nutzen, und andere, die Daten sammeln und dann auf einmal alles einspeisen.
Was deutlich wird: Die Akzeptanz ist viel besser, wenn man im direkten Austausch ist. Persönliche Schulungen sind deutlich effektiver als reine Aufnahmen. Die Leute wissen, dass sie mich direkt ansprechen können, und das erhöht die Akzeptanz massiv.
Rückblick und Empfehlungen: Was würden Sie heute anders machen?
Future-Law: Wenn Sie das Projekt noch einmal machen würden – Make or Buy?
Julia Taferner: Ich würde kaufen. Eine selbst programmierte Lösung würde ich nur empfehlen für Unternehmen, die ausreichend Zeit und Ressourcen haben, die kleiner sind und wo interdisziplinäres Know-how anders zur Verfügung steht. In den meisten Anwendungsfällen ist eine am Markt verfügbare Lösung effizienter und wirtschaftlich besser geeignet. Die Kosten sind besser einschätzbar, es gibt bewährte Standards, schnellere Einführung und breiteres Nutzerverständnis.
Elvira Schmid: Ich tendiere auch dahin, aber mit einem Vorbehalt: Ich würde die beiden Themen Beteiligungsmanagement und Vertragsablage nicht mehr kombinieren. Beim Beteiligungsmanagement braucht man die Flexibilität – da kann es zum Beispiel sinnvoll sein, zusätzliche Informationen wie den „Beneficial Owner“ einpflegen zu lassen. Bei der Vertragsablage braucht man diese Flexibilität nicht so stark.
Future-Law: Was wären Ihre wichtigsten Tipps für andere Unternehmen?
Elvira Schmid: Erstens: Bei der Make-or-Buy-Entscheidung realistisch einschätzen, ob die internen Zeitressourcen ein „Make“ wirklich zulassen. Und wann immer möglich und sinnvoll: Buy. Zweitens: Bei der Bedarfsanalyse groß denken in Bezug auf die Nutzer. Wirklich jeden potentiellen Stakeholder mitdenken, auch wenn man nicht alle in die Diskussion einbezieht. Drittens: Sich nicht von der technischen Seite die eigenen Bedürfnisse madig machen lassen. Wir haben oft gehört, was alles nicht geht oder was super geht. Man muss bei seinen ursprünglich definierten Bedürfnissen bleiben und sich fragen: Was braucht unser Konzern wirklich?
Julia Taferner: Mein wichtigster Tipp: Für sich selbst einstehen. Man wird von Anbietern manchmal überfahren, die einem alles als super verkaufen wollen. Vorher genau überlegen: Was brauche ich? Was will ich? Und das klar kommunizieren. Und ganz wichtig: Bei den
eigenen Bedürfnissen bleiben. Immer wieder zurückkommen zur Frage: Brauchen wir das wirklich? Manche Dinge muss man auch loslassen, bevor zu viel Aufwand reinläuft.
Fazit: Learnings für die Legal Tech-Community
Das Gespräch mit Elvira Schmid und Julia Taferner zeigt eindrucksvoll, dass Legal Tech-Implementierungen komplexe Projekte sind, die weit über die reine Technologie hinausgehen. Ihre Erfahrungen – von der vierjährigen Projektdauer über Sprachprobleme bis hin zu Change Management-Herausforderungen – bieten wertvolle Lektionen für andere Rechtsabteilungen.
Besonders bemerkenswert ist ihre Ehrlichkeit in der Rückschau: Trotz erfolgreicher Implementierung würden sie heute anders vorgehen – mehr Stakeholder-Analyse am Anfang, „Buy“ statt „Make“, und vor allem: den Mut, sich von alten Strukturen zu lösen und wirklich neu zu denken. Ein Gespräch, das zeigt: Manchmal sind die wertvollsten Insights nicht die über Erfolge, sondern die über Umwege und wie man sie beim nächsten Mal vermeiden kann.
Über die AutorInnen
ELVIRA SCHMID, leitet die Konzernrechtsabteilung der Mayr Melnhof Gruppe. Sie und ihr Team beraten die Mayr-Melnhof Gruppe in sämtlichen rechtlichen Fragestellungen, inklusive den Bereichen Compliance, Datenschutz und Intellectual Property.
JULIA TAFERNER, ist Legal Counsel in der Mayr-Melnhof Gruppe. Sie beschäftigt sich
hauptsächlich mit zivil und gesellschaftsrechtlichen Fragestellungen und leitet die Implementierung des gruppenweiten Vertragsablagesystem.
