Mit Workflows und KI den KYC-Prozess optimieren und vereinfachen

Lesezeit: 4 Minuten
5. Februar 2026

Ein Beitrag von Stefan Lenzhofer, Rechtsanwalt und Partner der Herbst Kinsky Rechtsanwälte GmbH

Rechtliche Verpflichtungen als Ausgangspunkt

Rechtsanwaltskanzleien in Österreich müssen vor Übernahme eines Mandats bestimmte Prüfungen zur Verhinderung der ungewollten Mitwirkung an Geldwäscherei und Terrorismusfinanzierung vornehmen. Besonders im Zusammenhang mit sogenannten geldwäschegeneigten Geschäften wie der Mitwirkung bei der Vermögensverwaltung sowie Transaktionen im Bereich des Gesellschaftsrechts oder von Immobilien ist ein sorgfältiges Vorgehen unerlässlich. Zentral sind hier die Bestimmungen der §§ 8a bis 8f der Rechtsanwaltsordnung (RAO), die Maßnahmen zur Verhinderung von Geldwäscherei und Terrorismusfinanzierung normieren.

Konkret zählen dazu vor allem:

• Identifizierung und Überprüfung des Mandanten
• Feststellung wirtschaftlicher Eigentümer
• Prüfung der Involvierung politisch exponierter Personen (PEP)
• Laufende Überwachung des Mandatsverhältnisses

Diese Vorgaben sind für die Anwaltschaft und (auf Basis anderer Rechtsgrundlagen) andere Berufsgruppen und Unternehmen wie Banken nicht nur rechtliche Pflicht, sondern auch
Ausdruck einer gesamtgesellschaftlichen Verantwortung. Sie schaffen Transparenz, stärken die Integrität von Berufsständen und tragen letztlich zum Schutz unserer Gesellschaft in ihrer Gesamtheit bei.

Die §§ 8a bis 8f RAO wollen sicherstellen, dass Rechtsanwälte nicht ungewollt zum Einfallstor für Geldwäscherei oder Terrorismusfinanzierung werden.

Herausforderungen in der Praxis

Die Umsetzung dieser zentralen Vorschriften ist zweifelsfrei wichtig. Genauso zweifelsfrei ist aber auch, dass dies in der Praxis – zurückhaltend formuliert – mit erheblichem Aufwand
verbunden bzw – klar und unmissverständlich formuliert – schlicht eine erhebliche bürokratische Belastung ist. Die Feststellung wirtschaftlicher Eigentümer, die Klärung komplexer Konzernstrukturen oder die Überprüfung möglicher PEP-Bezüge erfordern
neben Fachwissen und der nötigen Portion Erfahrung auch einen systematischen und dokumentierten Prozess.

Gleichzeitig steigen die Erwartungen von Mandanten an ein reibungsloses und modernes Onboarding. Damit stellte einmal jemand die Frage: Wie lassen sich die strengen regulatorischen Vorgaben mit effizient gestalteten Arbeitsabläufen am besten in Einklang bringen?

Vom Legal Tech Hub zur Kanzleipraxis

Die Herbst Kinsky Rechtsanwälte GmbH hat als Gründungsmitglied des Legal Tech Hub Europe, einer Plattform für die Entwicklung und Förderung technologischer Innovationen im Rechtsbereich, gemeinsam mit anderen Mitgliedern mehrere Kandidaten für ein Tool, das die Erfüllung regulatorischer Anforderungen praxistauglich unterstützt, ausgesucht und in der
Folge gemeinsam getestet. Das dänische Unternehmen Meo – damals noch unter dem Namen NewBanking – konnte uns mit seiner Lösung überzeugen. Der Ansatz war ausgereift: In Dänemark ist Meo bereits seit mehreren Jahren am Markt aktiv und verfügt über Erfahrung in der digitalen Abbildung von Geldwäscherei-Compliance-Prozessen.

Der Umstieg auf eine digitale Lösung

Seit wir die Lösung implementiert haben, holen wir die erforderlichen Informationen zur Identifizierung und Überprüfung unserer Mandanten sowie zu deren wirtschaftlichen Eigentümern und möglichen PEP-Verbindungen zentral und digital über Meo ein. Konkret bekommen unsere (künftigen) Mandanten über E-Mail eine Einladung zum Ausfüllen eines Online-Fragebogens – Einladungsnachricht und Fragebogen sind nach unserer Corporate
Identity gestaltet.

Die Anmeldung auf der Plattform funktioniert mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung. Unsere digitalen Fragebögen sind an regulatorische Standards („ÖRAK-Fragebogen“) angelehnt. Durch
teilweise automatische Abgleiche mit Informationen aus dritten Datenbanken (z. B. über eine Schnittstelle mit dem Wirtschafts-Compass), internationalen Sanktionslisten, PEP-Datenbanken und adverse media wird eine breite, einfache und schnelle Prüfung ermöglicht. Neben der Beantwortung unserer Fragen können auf die Plattform auch Dokumente hochgeladen werden (zB Passkopien, die automatisch auf ihre Authentizität geprüft werden). Sobald der Prozess
auf Mandantenseite abgeschlossen ist, bekommen wir eine Verständigung, können einen Report erstellen und die nötige Risikobewertung vornehmen.
Das System bildet damit eine Schnittstelle, die alle relevanten Daten bündelt, strukturiert aufbereitet und eine Dokumentation gewährleistet. Die Plattform ersetzt im Kern üblicherweise per E-Mail versendete Fragebögen und deren Retournierung samt Unterlagen.

Auswirkungen auf Effizienz und Qualität

Die Einführung der Lösung hat unsere Arbeit verändert. Während wir zuvor oft mit fragmentierten Informationsquellen (persönliche Vorlage, Übermittlung per E-Mail, Recherche in unterschiedlichen Datenbanken und im Internet etc.) und der zentralen Sicherung von Daten zu kämpfen hatten, verfügen wir nun über ein Tool, mit dem wir im Standardfall alle nötigen Informationen digital einholen können. Zudem erleben unsere Mandanten den Prozess als schneller, moderner und weniger bürokratisch. Unser Erfahrungsbericht zeigt, dass eine digitale Lösung des KYC-Prozesses einen erheblichen Mehrwert für Anwaltskanzleien bietet. Sie hilft, gesetzliche Pflichten zeitgemäß und effizient zu erfüllen.

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