Zur erfolgreichen Einführung von Legal Tech mit dem richtigen Change-Management-Prozess.
Die Einführung von Legal-Tech-Tools bringt eine Menge an Vorurteilen und Mythen mit sich. Oft ist die Angst damit verbunden, dass man durch den Einsatz eines Tools plötzlich „digital“ wird oder dass solche Tools nur zu Marketingzwecken eingeführt werden, aber letztlich für Mitarbeiter:innen unendlich kompliziert sind und so eine Abwehrhaltung entsteht, die das Projekt zum Scheitern verurteilt. Folgende Schritte verhindern dies und führen zum Erfolg!
Nicht digitaler als vorher – nur anders
Durch den Einsatz von Legal-Tech-Tools wird man nicht mehr oder weniger digital als man vorher schon war. Die Arbeit einer Juristin oder eines Juristen findet heute weitgehend auf einem PC oder einem Mobilgerät statt (wenn man nicht gerade Verträge oder vor Gericht verhandelt). Dabei bedient man sich in erster Linie Textverarbeitungsprogrammen wie MS-Word, E-Mail- und Kalendersoftware wie z. B. MS-Outlook und diversen online Rechtsdatenbanken. Alle diese Tools sind bereits stark in der Cloud verankert – wir sind also schon lange digital.
Fokus auf das Wesentliche
Die heute gebräuchlichen Tools waren vor rund 25-30 Jahren in der Rechtsanwaltschaft ganz und gar nicht selbstverständlich, sind aber heute in der täglichen Arbeit nicht mehr wegzudenken. Für gewisse Abläufe sind solche Tools aber nur bedingt geeignet. Will man z. B. das Closing einer Transaktion effizient koordinieren, kann man mit einem Textverarbeitungsprogramm gerade einmal eine schöne Tabelle erstellen, die bei jeder kleinen Änderung adaptiert werden muss; einmal wird das Format ohne Grund zerstört, dann findet man bei einem kurzen Anruf der Klientin oder des Klienten nicht gleich die letzte Fassung und bei der Versendung kann es schon einmal vorkommen, dass der eine oder die andere Empfänger:in „übersehen“ wird. Mit anderen Worten: Neben dem Inhalt muss man sich noch auf eine Reihe anderer „technischer“ Details konzentrieren.
Wenn ich also die Wahl habe, möchte ich mich lieber nur auf den Inhalt meiner Arbeit konzentrieren und alle nicht-juristischen Aspekte auslagern. Und hier kommen Legal-Tech-Tools ins Spiel.
Ein Legal-Tech-Tool hat bei uns nur dann eine Chance, wenn es:
leicht und intuitiv bedienbar ist,
regelmäßig vorkommende Prozesse abbildet,
geeignet ist, die Produktivität zu steigern und Fehler zu vermeiden
und nicht zuletzt die Datensicherheit gewährleistet ist.
Doch damit ist es nicht getan. Jetzt muss das Tool auch noch in der Organisation implementiert werden – die wichtigste Arbeit beginnt also mit dem Change-Management. Dabei darf man nicht vergessen, dass man als First-User bereits eine Menge Vorerfahrung gesammelt hat, sich mit den Entwickler:innen austauschen konnte, Tests absolviert hat etc. bis man sich entscheidet, ein Tool zu übernehmen. Der Wissensvors...
