Toolvorstellung: Donna – Vorausschauende Kanzleisoftware aus Wien

Lesezeit: 5 Minuten
von Lukas Klewein
20. Juli 2026

Eine Toolvorstellung von Lukas Klewein über Donna: Wie die Wiener Kanzleisoftware den Kanzleialltag durch intelligente Automatisierung, integrierte Workflows und KI-Unterstützung neu denkt. Ein Einblick in eine moderne Case-Management-Plattform für den österreichischen Rechtsmarkt, die Akten, Fristen, Korrespondenz, Recherche und Compliance in einem datensouveränen System verbindet – mit dem Menschen weiterhin die Kontrolle behalten.

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Akten suchen, Fristen eintragen, Korrespondenz zuordnen, Leistungen erfassen, Honorarnoten schreiben. So sieht der Tag in einer österreichischen Kanzlei aus – das sind nur fünf der vielen Aufgaben, die den Tag bestimmen.

Stellen Sie sich vor: Eine Frist einzutragen dauert nicht länger, als sie zu lesen. Der richtige Akt ist einen Klick entfernt. Eingehende Dokumente landen dort, wo sie hingehören, noch bevor Sie nachfragen. Unterwegs haben Sie alles dabei, was Sie brauchen.

Genau dafür haben wir Donna gebaut. Eine moderne Kanzleisoftware für den österreichischen Rechtsmarkt – für Einzelanwält:innen ebenso wie für Sozietäten, von der frisch gegründeten bis zur eingespielten Gesellschaft. Ob Cloud oder Lokal. Akten, Mandant:innen, Fristen, Leistungen, Honorarnoten, Kostenbetreibung, KI, ERV und RIS an einem Ort, sauber verzahnt. Hinter Donna steht SwiftSuit, ein Wiener Softwareunternehmen.

Geschwindigkeit durch Design

Drei Sekunden für eine Frist: Datum markieren, Akt zuordnen, fertig. Ein Dokument oder eine Korrespondenz finden Sie durch die semantische Suche mit dem, was Sie noch wissen – einem Stichwort, einem Halbsatz, einem Namen. Diese Disziplin zieht sich durch das gesamte Produkt: Aktenanlage, Suche, Leistungserfassung, Korrespondenz, Honorarnote. Jede Interaktion wurde geprüft, ob sie wirklich gebraucht wird. Und wenn sie gebraucht wird, ist sie auch auffindbar.

Donna kennt den Kontext

Gute Software fügt sich nahtlos in die Situation, in der sie eingesetzt wird. Eine eingehende Korrespondenz liest Donna mit: die Beteiligten erkennt sie im Inhalt, den passenden Akt schlägt sie vor, dazu die naheliegenden Folgehandlungen. Im Akt selbst startet jede Frist und jede Leistung bereits zugeordnet. Smarte Standards für jeden Schritt, der sich vorhersagen lässt. Donna überlässt Ihnen die Letztentscheidung und fragt dort, wo Ihr Urteil zählt.

Tief in Österreich verwurzelt

ERV-Eingang direkt im Akt. RIS-Recherche ohne den Wechsel in einen Browser-Tab, gestützt durch RAG und KI. Fristenmanagement mit Blick auf das österreichische Verfahrensrecht. Honorarnotenrechnung nach RATG oder nach der Stoppuhr. Das ist die Grundlage von Donna, gewachsen aus Gesprächen mit Kanzleien hier vor Ort. Wir kennen die Begriffe, die Workflows und die Eigenheiten dieses Marktes, weil wir hier leben, hier arbeiten und hier zuhören.

Donna als Plattform

Donna ist von Anfang an als lebendige und offene Plattform konzipiert – eine Bühne für die österreichische Legal-Tech-Szene, innovative Start-Ups sowie große Unternehmen. Uns ist bewusst, dass wir nicht alleine auf der Welt sind, wir wissen, dass wir nicht alles wissen und stellen keinen Anspruch auf Alleinstellung. Wo in einer Kanzlei bereits ein gutes Vertragsmanagement-Tool im Einsatz ist, wo ein Workflowprogramm die Arbeitsabläufe bestimmt, baut Donna die Brücke in den Akt. Über offene Schnittstellen lassen sich Drittanbieter direkt im Aktenkontext einbinden: Der/die Anwält:in arbeitet weiter im Akt, das Spezialwerkzeug liefert seinen Wert genau dort, wo er gebraucht wird. Eine vernetzte Szene trägt den Markt weiter als eine Vielzahl verstreuter, einzelner Anwendungen oder Software, die sich als Festung sieht und so selbst erstickt.

Donna AI denkt mit, Sie prüfen

Künstliche Intelligenz ist in Donna kein Etikett, sondern Teil der Architektur. Donna AI arbeitet aus dem Akt heraus – Beteiligte, Dokumente, Verfahrensstand sind als Kontext bereits da. Sie ordnet Dokumente ein, recherchiert in RIS, sortiert Korrespondenz. Donna AI macht die Vorarbeit, Sie entscheiden. Jede Aktion bleibt nachvollziehbar und wird dokumentiert, jeder Entwurf wartet auf Ihre Freigabe. Verschwiegenheitspflicht, EU-Verordnungen und Human in Command sind von Anfang an mitgedacht. Donna AI ist per default europäisch gehostet, vermeidet außereuropäisch betriebene Datenzentren und lässt sich vollständig in Ihrer eigenen Infrastruktur betreiben – dabei verzichten wir auf Bevormundung und lassen Sie Ihr Sprachmodell in jeder Konstellation selbst wählen.

Datensouveränität by Default

Mandant:innendaten fallen unter die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht und unterliegen besonderem Schutz. Donna entspricht der Unternehmensphilosophie der SwiftSuit Legal Tech GmbH und setzt von Anfang an auf ‚Gold Plating‘ im Bereich des Datenschutzes und der KI-Compliance und ist auf Wunsch in der eigenen Infrastruktur betreibbar. Austauschbare Module, europäische Infrastruktur, klare Zugriffs- und Autorisierungsketten. Wer sensible Daten verarbeitet, soll stets wissen, wo sie liegen und wer darauf zugreift.

Status und Ausblick

Donna befindet sich in aktiver Entwicklung und kann im Early Access genutzt werden. Aktuell etablieren wir mit ersten Kanzleien die produktive Arbeit an echten Falldaten mit Donna; weitere Plätze und Demo-Termine werden über mitdonna.at vergeben.

Der Bedarf in Österreich ist groß, und unser Fokus liegt klar hier. Österreich ist der Markt, an dem wir uns messen lassen wollen. Das Land des Datenschutzes, der Vertraulichkeit und des Zurückhaltenden Umgangs mit der Privatsphäre der Menschen, die hier leben und arbeiten. Nicht einmal wir selbst, oder von uns beauftragte Datenzentren können Ihre Klient:innendaten einsehen. Die Plattform-Architektur dahinter trägt weiter: Sie eignet sich für strukturierte, fachliche Workflows überall dort, wo Präzision und Datensouveränität zusammenkommen müssen. Was hier entsteht, hat damit Tragweite über den Rechtsmarkt hinaus.

Wer Donna kennenlernen, einsetzen, oder sich mit uns austauschen möchte, kann über mitdonna.at einen Demo-Termin anfragen.

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