Mit Vertrauen in die Digitalisierung

Veränderungen gewohnter Prozesse werden immer von viel Überzeugungsarbeit begleitet. In den meisten Fällen reicht bereits die Aufklärung der Betroffenen, in der der Nutzen der neuen Lösung aufgezeigt wird. Bevor es dazu kommen kann, müssen erst alle Stakeholder identifiziert und mit den passenden Informationen ausgestattet werden. Lesen Sie in unserem Beitrag welche Schritte hier besonders wichtig sind.

Die Zustimmung der Stakeholder ist für jede Art von Veränderung in der Rechtsbranche – seien es neue Tools oder andere Arbeitsweisen – zwingend erforderlich. Ohne sie hören Organisationen und Kanzleien auf, sich weiterzuentwickeln. In der Folge stagnieren sie, während die agilere Konkurrenz auf bessere, effizientere Prozesse, Tools und Teams setzt. Aber noch wichtiger ist, dass ohne die Beteiligung und Zustimmung der Stakeholder das Unternehmen einem hohen Risiko ausgesetzt wird.

Wie also können Kanzleien und Rechtsabteilungen die notwendige Zustimmung für die Implementierung neuer Technologien und Prozesse erhalten? Hierbei ist es verlockend zu denken, dass Buy-in damit beginnt, zu lernen die Stakeholder zu kontrollieren. Allerdings führt der Versuch andere Teams und Einzelpersonen zu kontrollieren zu falschen Anpassungen, Spannungen und einer gescheiterten Implementierung. Besser ist es, die Einbindung der Stakeholder auf Vertrauen aufzubauen. Denn die Stakeholder müssen darauf vertrauen können, dass die gebrachten Vorschläge – egal ob neue Technologie, eine neue Richtlinie oder ein neuer Arbeitsablauf – für sie selbst, das Team und die Organisation als Ganzes vorteilhaft sein wird und auch die Implementierung tatsächlich machbar ist. Zur Gewinnung des Vertrauens der Stakeholder lassen sich einige Erfolgsfaktoren ausmachen. Im Folgenden teilen wir Tipps dafür und für neue Technologien und Prozesse in der Rechtsabteilung.

  1. Identifizieren Sie alle notwendigen Stakeholder.

    Unabhängig davon, ob Sie eine neue juristische Technologie einführen oder eine neue Richtlinie für juristische Daten implementieren möchten, wie z. B. einen aktualisierten Zeitplan für die Dokumentenaufbewahrung, müssen Sie wissen, wer die Entscheidungsträger*innen sind, und alle Personen identifizieren, die von den neuen Tools, Prozessen oder Arbeitsabläufen betroffen sind.

  2. Vorbereiten, vorbereiten, vorbereiten.

    Sobald Sie die Stakeholder und alle von der geplanten Änderung betroffenen Personen identifiziert haben, können Sie mit der Vorbereitung beginnen, um deren Vertrauen zu gewinnen. Das bedeutet, dass Sie alle notwendigen Recherchen und Vorarbeiten im Vorfeld durchführen, so dass Sie gut informiert sind und einen vollständig ausgearbeiteten, praktischen Plan haben, den Sie den Stakeholdern präsentieren können. Wenn Sie beispielsweise eine fortschrittliche KI-Technologie einführen möchten, um Ihr eDiscovery-Programm zu rationalisieren, können Sie sich darauf vorbereiten, Vertrauen zu gewinnen, indem Sie zunächst mit Branchenkolleg*innen und Anbieter*innen von Rechtstechnologie sprechen, um die besten Technologie- und Preisoptionen zu finden. Sobald Sie sich für eine Option entschieden haben, wählen Sie einen Testfall und führen Sie einen Proof of Concept durch, um die Effektivität innerhalb Ihrer eigenen Daten zu validieren.

  3. Rechnen Sie es durch.

    Wenn Sie sich vergewissert haben, dass die neue Technologie oder der neue Workflow für Ihr Unternehmen geeignet ist, sollten Sie diese Eignung quantifizieren, indem Sie sich auf das Endergebnis konzentrieren. Wie viel Geld kann Ihr Unternehmen oder Ihre Kanzlei dadurch einsparen? Wie viel Risiko kann es eliminieren und wie können Sie dieses Risiko quantifizieren? Wie kann dieser neue Prozess oder dieses neue Tool die Effizienz verbessern und wie viel Geld wird diese Effizienz einsparen? Was steht auf dem Spiel, wenn diese neue Technologie oder dieser Prozess nicht implementiert wird, und wie können Sie das quantifizieren? Wie sieht Ihr Plan aus, wie dieses neue Tool oder dieser neue Prozess von der Organisation oder der Kanzlei finanziert werden soll?

  4. Innehalten, zusammenarbeiten und zuhören.

    Sobald Sie alle relevanten Stakeholder identifiziert und die Daten gesammelt haben, ist es an der Zeit, alle zusammenzubringen, um Ihre Forschung zu präsentieren (entweder einzeln oder in organisationsübergreifenden Arbeitsgruppen oder Teams). Beachten Sie, dass die Reihenfolge, in der Sie die Daten den Stakeholdern präsentieren, von Ihrer Organisation oder Kanzlei abhängt. Für einige mag es am besten sein, zuerst die Geschäftsleitung und die Führungskräfte mit ins Boot zu holen, um den Wandel weiter voranzutreiben. In anderen kann es effektiver sein, zuerst die Teams auf den unteren Ebenen mit ins Boot zu holen, bevor man sie den endgültigen Entscheidungsträgern präsentiert. Unabhängig davon, welche Reihenfolge Sie wählen, sollten Sie unbedingt daran denken, zuzuhören und Feedback anzunehmen, sobald Sie Ihren Vorschlag gemacht haben. Denken Sie daran, dass dieser Prozess iterativ ist. Er wird von Ihnen verlangen, flexibel zu sein und möglicherweise von Ihrem ursprünglichen Plan abzuweichen. Es kann auch erforderlich sein, dass Sie komplett zurück zum Anfang gehen und einen anderen Arbeitsablauf oder ein anderes Tool wählen, das für andere Gruppen besser funktioniert. Es kann dazu führen, dass sich Ihr gewünschter Zeitplan für die Implementierung ändert. Der Schlüssel, um das Vertrauen der Stakeholder zu gewinnen, ist jedoch, sie frühzeitig einzubeziehen und auf ihr Feedback bezüglich Planung, Onboarding und Implementierung zu hören.

  5. Vertrauen bewahren.

    Glückwunsch! Sobald alle Stakeholder einen Konsens gefunden haben und Sie das Buy-in aller notwendigen Entscheidungsträger*innen erreicht haben, sind Sie bereit für die Implementierung und das Onboarding. Aber das ist noch nicht das Ende des Prozesses. Nach der Implementierung müssen Sie das Vertrauen schützen, das Sie sich so hart erarbeitet haben. Dies können Sie tun, indem Sie sicherstellen, dass jeder die notwendige Schulung erhält, um das Tool effektiv zu nutzen oder den neuen Workflow oder Prozess einzuhalten. Nichts untergräbt das Vertrauen mehr als eine falsche (oder nicht vorhandene) Nutzung. Ganz gleich, ob Sie eine neue eDiscovery-Plattform einführen oder eine neue Datenbank einführen wollen, die von der Änderung betroffenen Mitarbeiter*innen müssen wissen, wie sie die Technologie nutzen und/oder das Programm einhalten können. Richten Sie Trainingsprogramme ein und bieten Sie dann Möglichkeiten zur fortlaufenden Unterstützung an, bei denen die Mitarbeiter*innen Fragen stellen und sich bei Bedarf weiterbilden können.

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