Ergebnisse: Legal Tech-Barometer 2024

AI im Vormarsch: Bereits ein Drittel der Rechtsbranche nutzt KI-Tools! 

Am Montag, den 3. Juni 2024, haben wir mit Vertreter:innen verschiedener Rechtsbereiche die Ergebnisse unseres Legal Tech-Barometers 2024 diskutiert. Sie werden überrascht sein zu erfahren, dass bereits 36 Prozent der befragten Fachleute in der Rechtsbranche AI-Tools in ihrem beruflichen Alltag nutzen. Unsere Studie zeigt nicht nur die wachsende Bedeutung von Künstlicher Intelligenz in der juristischen Praxis, sondern beleuchtet auch die Herausforderungen und Hürden, die vielleicht auch Ihnen bekannt vorkommen. 

Susanne Mortimore betont: „Generative AI ist ein riesiges Thema in der Rechtsbranche. Besonders Textentwürfe, Inhaltszusammenfassungen und Rechtsrecherchen per Chatfunktion werden sehnsüchtig erwartet. LexisNexis sieht sich hier in der Verantwortung und arbeitet an einer verlässlichen und rechtskonformen Lösung.“

Das Notariat sieht in der AI ein großes Potential in den Bereichen Effizienz und Recherche. Wichtig ist für uns die unaufgeregte und qualifizierte Beschäftigung mit dem Thema. Im Zentrum der Überlegungen steht der tatsächliche Mehrwert für die Kanzleien und ihre Klienten.“ so Manfred Guttmann, NTB SOLUTIONS GmbH.

Insights und Erkenntnisse 

Herausforderungen und Digitalisierung 

Unsere Umfrage zeigt, dass die drei größten Herausforderungen für Kanzleien und Rechtsabteilungen der Kostendruck, die Notwendigkeit zur Effizienzsteigerung und die Einführung neuer Technologien sind. Bereits umgesetzte Digitalisierungsmaßnahmen umfassen Datenbanken, Buchhaltung, digitale Kommunikation und Datenschutz. Geplante Maßnahmen beinhalten zentrale Aktenablagen, Dokumentenverwaltung, Wissensmanagement und Compliance. 

Budget und Einsatz von AI 

Trotz des wachsenden Trends haben knapp 46 Prozent der befragten Kanzleien und Rechtsabteilungen kein Budget für AI-Tools veranschlagt. Doch 36 Prozent nutzen bereits AI-Tools, vorwiegend für Textbearbeitung, Textanalyse, Dokumentenerstellung und Legal Research. Tools wie ChatGPT, Deepl, Luminance, LexisNexis und Copilot sind hierbei besonders beliebt. 

Nutzung und Vorteile von AI-Tools 

Die Hauptziele beim Einsatz von AI-Tools sind die Effizienzsteigerung, Prozessoptimierung und die Entlastung von ExpertInnen. AI hilft dabei, die Produktivität zu erhöhen und Routineaufgaben zu automatisieren, wodurch sich die Fachkräfte auf komplexere juristische Fragestellungen konzentrieren können. 

Kritik und Wechselbereitschaft 

Trotz der Vorteile gibt es auch Kritikpunkte, insbesondere hinsichtlich der Usability, Nutzerakzeptanz und Implementierung der AI-Tools. Es besteht eine hohe Bereitschaft, bei juristischen Recherchelösungen, Vertragsgestaltung und Vertragsmanagement auf alternative Angebote umzusteigen. 

Hürden und Zukunftsperspektiven 

Die größten Hürden für den AI-Einsatz sind fehlendes Know-how, rechtliche Bedenken und der zusätzliche Aufwand für Implementierung und Wartung. Über 61 Prozent der Kanzleien und Rechtsabteilungen haben derzeit kein Budget für AI-Tools, und knapp 65 Prozent haben keine/n Verantwortliche/n für Legal Tech, Legal Operations oder AI. Dennoch glauben über 71 Prozent der TeilnehmerInnen, dass der AI-Einsatz in der Rechtsbranche in den nächsten zwei Jahren stark zunehmen wird. Etwa 68 Prozent sehen in AI keine Gefahr für ihren Arbeitsplatz oder Umsatz. 

Fazit und Ausblick 

Die Ergebnisse des Legal Tech-Barometers 2024 zeigen klar: Die Digitalisierung und der Einsatz von AI-Tools werden in der Rechtsbranche immer wichtiger. Obwohl erst 36 Prozent der Fachleute AI nutzen, sind die Vorteile unübersehbar. Es liegt nun an den Kanzleien und Rechtsabteilungen, die Potenziale zu erkennen und die Hürden zu überwinden. 

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In Kooperation mit unseren Partnern:

Sie möchten selber KI-Projekte durchführen? Dann melden Sie sich unter office@future-law.at oder informieren Sie sich hier über unsere KI-Leistungen.

2023 war für uns bei Future-Law ein Jahr voller spannender Entwicklungen und erfolgreicher Veranstaltungen. Wir möchten diese Gelegenheit nutzen, um gemeinsam mit Ihnen einen Blick auf die Highlights zu werfen.

40 Veranstaltungen: Im letzten Jahr haben wir stolze 40 verschiedene Veranstaltungen durchgeführt, die durch Ihre Teilnahme und Ihr Engagement zu einem vollen Erfolg wurden.

Über 2000 TeilnehmerInnen: Letztes Jahr durften wir auf unseren Veranstaltungen über 2000 TeilnehmerInnen zum Thema Legal Tech und KI begrüßen.

Über 100 ExpertInnen: Unsere Veranstaltungen wurden durch die Teilnahme von über 100 Expertinnen und Experten aus der Rechtsbranche bereichert, die ihr Fachwissen mit unserer Community geteilt haben.

Sophie Martinetz hat 2023 über 55 Vorträge zum Thema Legal Tech und KI gehalten.

40 Zeitungsartikel über Future-Law: Das Wort des Jahres 2023 ist nicht ohne Grund KI, denn die KI war neben Legal Tech das größte Thema für uns bei Future-Law, mit dem wir es über 40 Mal in die Österreichischen Zeitungen geschafft haben.

Mehr als 50 Artikel zum Thema Digitalisierung in Rechtsabteilungen und Kanzleien, so wie zu Legal Tech und KI sind in unseren Legal Tech Times Magazinen erschienen

weitere Fakten von dem Jahr 2023:

• KI ist das Wort des Jahres 2023
• Legal Tech Konferenz mit 400 Teilnehmern: Die Legal Tech Konferenz war ein Highlight dieses Jahres, bei der sich über 400 Teilnehmer versammelten, um die neuesten Trends und Innovationen in der Rechtsbranche zu erkunden.
• E-Signatur Tag: Ausgewiesene Branchenexpert:innen, Anbieter und Corporate User sorgten am virtuellen E-Signatur Tag gezielt für Ihren Informationsvorsprung.
• Legal Tech Barometer: das jährliche Future-Law Legal Tech Barometer ergab, dass Legal Tech immer wichtiger wird, denn 80% der Befragten glauben, dass Kanzleien die innovative, digitale Tools nutzen, ihren KlientInnen einen besseren Service bieten können.
• 20+ Beiträge: zum Thema Legal Tech, Use-Cases und Implementierung auf unserer Website
• 15 Pressespiegel: mit aktuellen News aus der Branche
• mehr als 4600 ChatGPT Legal Tech Prompts

Ausblick auf 2024:

Wir sind voller Vorfreude auf das kommende Jahr und haben bereits einige aufregende Projekte und Veranstaltungen geplant: – zu unseren Events

• The Honest Format mit A.L.I.C.E am 23.01.: Tauchen Sie ein in das Honest Format und entdecken Sie, wie Legal Tech, vertreten durch A.L.I.C.E, die Zukunft der Rechtsbranche gestaltet.

• Legal Tech Frühstück am 25.01.: Starten Sie mit uns in den Tag und erfahren Sie mehr über die neuesten Entwicklungen im Bereich Legal Tech.

• AI & ChatGPT Rechtsabteilung Workshop am 26.01.: Ein praxisorientierter Workshop, der Ihnen zeigt, wie Sie KI und ChatGPT effektiv in Ihrer Rechtsabteilung einsetzen können.

Wie digital sind die Generalsekretariate heute? Unsere aktuelle qualitative Studie untersucht den Digitalisierungsgrad der Arbeit von Generalsekretariaten in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Trotz weit verbreiteter Digitalisierung variiert der Einsatz digitaler Tools stark: von Online-Meetings und papierlosem Arbeiten bis hin zu spezialisierten Board Management-Tools. Die Studie beleuchtet die Zufriedenheit mit dem aktuellen Stand, Veränderungswünsche und die Treiber für digitale Transformation. Erfahren Sie, wie digitale Lösungen den Alltag der Generalsekretariate beeinflussen und welche Potenziale für die Zukunft bestehen.

Die rasante Entwicklung der Künstlichen Intelligenz (KI) hat in den letzten Jahren zu erheblichen Fortschritten in verschiedenen Bereichen geführt. Doch gleichzeitig sind ethische und rechtliche Fragen aufgekommen, insbesondere in Bezug auf Vertrauenswürdigkeit und Sicherheit.

Hier eine aktuelle Einordnung über die Bedeutung wie Künstliche Intelligenz sicher eingesetzt werden kann.

Stand der Technik: Aufgaben, die KI gut erledigen kann

Es ist wichtig, die aktuellen Fähigkeiten von KI realistisch einzuschätzen. Die Aufgaben, die KI gut erledigen kann, lassen sich grob in drei Gruppen einteilen:

1. Echter Fortschritt erkennbar, z.B.:
   • Musik- und Fotokennung, einschließlich Gesichtserkennung.
   • Texterstellung, Zusammenfassung, Strukturierung und Übersetzung.
   • Bildanalyse und -generierung.
   • Speech-to-Text (Konvertierung von gesprochenen Worten in Text).
2. Nicht perfekt, aber Verbesserungen möglich, z.B.:
   • Spam-Erkennung.
   • Empfehlungen von Videos, Jobs, Produkten usw.
   • Erkennung von Copyright-Verletzungen.
   • Automatische Aufsatzbenotung.
   • Hate-Speech-Erkennung.
3. Fundamental zweifelhaft, z.B.:
   • Vorhersage (Predictive Analyses) von Rückfällen im Strafrecht.
   • Vorhersage von Erfolg im Job (Recruiting usw.).
   • Vorhersagende Polizeiarbeit.
   • Vorhersage von Terrorgefährdung.
   • Vorhersage gefährdeter Kinder.

Vor allem die Texterstellung, Zusammenfassung, Strukturierung und Übersetzung ist für die juristische Arbeit besonders interessant.

Es ist wichtig zu betonen, dass KI keine perfekte Lösung ist und menschliches Urteilsvermögen weiterhin entscheidend bleibt.

Qualität von KI Tools – was ist zu beachten

Die EU hat eine Leitlinie mit sieben Komponenten für die Qualität von vertrauenswürdigen KI-Tools erarbeitet. Bei der Auswahl von Legal Tech Tools, die KI nutzen, können diese Leitplanken bei der Evaluierung sinnvoll sein:

1. Sicherheit & Robustheit
2. Performance und Funktionalität
3. Zuverlässigkeit
4. Datenqualität – Datenschutz und Daten-Governance
5. Datenmanagement
6. Erklärbarkeit – Transparenz
7. Bias – Fairness und Nicht-Diskriminierung

Diese Komponenten bilden die Grundlage für das Verständnis von vertrauenswürdiger KI. Das bedeutet für jeden der sieben Bereiche grob folgendes:

1. Sicherheit und Robustheit: Die Sicherheit und Robustheit eines KI-Systems beziehen sich darauf, wie anfällig es für bösartige Einflüsse ist. Der Fokus liegt besonders auf der Durchführung geeigneter Tests zur Erkennung von schädlichem Input sowie der Implementierung von Maßnahmen gegen gezielte Angriffe. Ziel ist es, die Robustheit des KI-Services sowie die Vertraulichkeit und Integrität der Daten während des gesamten Trainingsprozesses des Algorithmus sicherzustellen.
2. Performance und Funktionalität: Die Performance und Funktionalität gewährleisten, dass der KI-Dienst die definierten Leistungsziele gemäß seiner Eigenschaften und seines Einsatzzwecks erreicht. Vor dem produktiven Einsatz muss das System ausreichend trainiert, evaluiert und getestet werden, um die Einhaltung der Vorgaben zu bestätigen. Die Verwendung von Leistungsmetriken, wie beispielsweise der Genauigkeit des Algorithmus, ermöglicht eine messbare Bewertung des KI-Dienstes.
3. Zuverlässigkeit: Zuverlässigkeit umfasst die Etablierung von Prozessen für den kontinuierlichen Betrieb des KI-Dienstes in produktiven Umgebungen sowie die Untersuchung möglicher Fehler und Ausfälle. Hierbei sind angemessene Verfahren für Ressourcenmanagement, Logging, Fehlerbehandlung und Back-ups von entscheidender Bedeutung.
4. Datenqualität – Datenschutz und Daten-Governance: Im Bereich Datenqualität wird ein Rahmenwerk für die Datenverarbeitung gefordert, um eine angemessene Datenqualität sicherzustellen. Dies soll sicherstellen, dass die Daten eines KI-Dienstes, sowohl Trainings- als auch Testdaten, den geltenden Vorgaben zur Datenqualität entsprechen.
5. Datenmanagement: Datenmanagement beinhaltet Kriterien für die strukturierte Erfassung und Übernahme von Daten zu Trainingszwecken des KI-Dienstes. Es werden datenbezogene Rahmenbedingungen festgelegt, die sowohl während der Entwicklung als auch im Betrieb des KI-Dienstes erfüllt werden müssen, um Schutz gegen unautorisierte Zugriffe zu bieten.
6. Erklärbarkeit – Transparenz: Erklärbarkeit bezieht sich auf Maßnahmen, die dem Nutzer eines KI-Dienstes helfen sollen, die Entscheidungen der KI zu verstehen und nachzuvollziehen. Insbesondere bei KI-Diensten, deren Verfahren nicht vollständig nachvollzogen werden können, soll dem Nutzer transparent gemacht werden, welche Elemente des Dienstes nicht vollständig erklärbar sind, abhängig von der Kritikalität des jeweiligen Anwendungsgebiets.
7. Bias – Fairness und Nicht-Diskriminierung: Bias zielt darauf ab sicherzustellen, dass mögliche Voreingenommenheiten (z.B. durch fehlerhafte Daten bzw deren fehlerhaften Verarbeitung), die sich beispielsweise in einem diskriminierenden Output des KI-Dienstes zeigen, angemessen untersucht werden. Dabei sollen mathematische Verfahren zur Bewertung des sogenannten Bias angewendet werden, um einen fairen Output und gleichzeitig eine geeignete Performance des Algorithmus sicherzustellen.

Generative KI: Hinter den Kulissen von Textmaschinen wie ChatGPT

Die neue Generation der generativen KI, die auf maschinellem Lernen und Deep Learning basiert, insbesondere auf sogenannten Foundation Models (Large Language Models, LLMs) bringt neue Möglichkeiten. Generative KI lernt statistisch plausible Muster über Deep Learning-Algorithmen und ist darauf trainiert, menschliches Verhalten und Tätigkeiten (sogenannte Tasks) zu imitieren.

Es kann also plausibel klingende Statements, Bilder, Musik und Software generieren. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass diese Modelle nicht darauf trainiert sind, Kausalitäten zu überprüfen oder tatsächliche Zusammenhänge zu erkennen. LLMs können nicht logisch denken und haben kein Bewusstsein. Eine KI wie ChatGPT errechnet also statistisch die größte Wahrscheinlichkeit des nächste Wortes in einem Text. Das klingt einfach, braucht allerdings eine gewaltige Menge an Rechenleistung.

Einsatzmöglichkeiten von LLMs als Legal Tech

Textgeneratoren wie ChatGPT finden vielfältige Anwendungen, darunter aktuell:

1. Übersetzung von Texten zwischen Sprachen und Dialekten.
2. Zusammenfassung von Texten (z.B. Gerichtsentscheidungen, Artikeln etc.).
3. Analyse von Texten auf Muster oder Trends (z.B. Vertragsanalyse).
4. Textkorrektur auf Grammatik, Stilfehler usw.
5. Personalisierung von Text, z.B. nach Zielgruppen für Marketing (z.B. Ergänze passende Emojis zum LinkedIn Text).
6. Chatbots zur menschenähnlichen Beantwortung von Fragen, z.B. Kundenanfragen basierende auf eigenen Daten.
7. Erarbeitung von Basiswissen und Recherchen zum aktuellen Stand des Wissens. Achtung, es ist kein juristisches Recherche Tool.
8. Spracherkennung (Speech-to-Text), z.B. Transkripte.
9. Klassifizierung und Bildung von Kategorien, z.B. bei großen Anzahl von Dokumenten.

Diese Anwendungen zeigen das breite Spektrum der Möglichkeiten von Textgeneratoren. Da die juristische Arbeit einen großen Fokus auf Sprache legt, sind die LLMs in diesem Bereich sehr interessant. Aber auch Marketing und Business Development können LLMs mit einem großen Effizienz-Hebel nutzen.

Qualität von KI-Services: Sechs wichtige Fragen vor der Anschaffung

Folgende Fragen, die sich aus den sieben genannten Komponenten herleiten, sollten sich JuristInnen stellen, bevor man sich für einen KI-Service entscheidet:

1. Trainingsdaten: Mit welchen Daten wurde das Modell trainiert, und gibt es Ähnlichkeiten mit dem Einsatzkontext? Das sollte in den jeweiligen AGBs ausgewiesen werden.
2. Funktionalität: Welche Funktion erfüllt das KI-System, und worauf ist es optimiert? Also wofür wollen wir ein Tool in der Kanzlei oder Rechtsabteilung einsetzen. Erleichterung der täglichen textbasierten Arbeit wie Emaildraften, Zusammenfassen etc. Oder Riskoanalyse von Verträgen, Durchsuchen von Dokumenten, „Frag den Akt“ Funktionalitäten, Suchen und Finden von Klauseln in eigenen Dokumentdatenschatz, Vertragsabgleich, Suche und Finden mit Metasuchmaschine, Wissensmanagement.
3. Inputdaten: Welche Daten werden vom KI-System verwendet, und besteht ein logischer Zusammenhang mit dem Einsatzzweck? Das sogenannte Grounding, also die Verwendung der eigenen Daten als Basisdaten für den Einsatz von KI, ist gerade für JuristInnen in Kanzleien und Rechtsabteilungen ein interessanter Einsatzbereich.
4. Datenspeicherung meiner Daten: Werden die eingegebenen zur Verfügung gestellten Daten (also die Inputdaten) extern gespeichert, und wenn ja, wo? Auch hier ist es essentiell eine klare unternehmensinterne Haltung zu entwickeln. Je nach Anwendung und/ oder  risikobasierten Ansatz, könnten unterschiedliche Tools unterschiedlich bewertet werden.
5. Vertraulichkeit: Werden die eingegebenen Daten als Trainingsdaten verwendet, und wie wird der Schutz von Geschäftsgeheimnissen gewährleistet? Hier sind natürlich Enterprise Lösungen für Unternehmen klar im Vorteil.
6. Speicherung der Ergebnisdaten: Was ist das Ergebnis, und wo werden diese Ergebnisdaten gespeichert?

Mit der Beachtung dieser Fragestellungen kann sichergestellt werden, dass der Einsatz von KI den eigenen Anforderungen entspricht und den geltenden rechtlichen Standards genügt.

Ein gutes Beispiel dafür wäre eine Regelung wie folgende „Verschlüsselung der Daten: Alle Daten, die zwischen XXX Pro-Abonnenten und der Infrastruktur übertragen werden, werden mit der modernsten TLS-Verschlüsselung verschlüsselt.“ Oder „Die Texte von XXX-Abonnenten werden nicht dauerhaft, sondern nur im RAM gespeichert.“ Oder: „Die Texte der XXX-Abonnenten werden nicht zum Trainieren unserer Modelle verwendet.“

Achtung: Die Qualität von KI ist nicht abschließend oder 100%, und es liegt weiterhin in der Verantwortung des Menschen, die Qualität zu gewährleisten. Die Qualität der eingespielten Daten haben auch einen großen Einfluss auf die Ergebnisse. Die Mensch-Maschine-Interaktion bleibt unabdingbar.

Zusammenfassung

Es ist möglich und notwendig Künstliche Intelligenz vertrauenswürdig und sicher einzusetzen. Die kommenden EU-Regulierungen und Standards, wie der EU AI Act, die EU Liability Directive, Produkthaftung und ISO-Standards im KI-Bereich, werden voraussichtlich die Qualitätsanforderungen an KI grundlegend ändern. Mit der Definition der Anforderungen an die Auswahl eines AI-Tool wie oben erwähnt, liegt es auch an den Usern wie Kanzleien, Rechtsabteilungen und Unternehmen, sich aktiv an der Gestaltung dieser Entwicklungen zu beteiligen, Fragen zu stellen und sicherzustellen, dass Künstliche Intelligenz die Gesellschaft positiv beeinflusst und vertrauenswürdig entwickelt wird.

Sie wollen mehr zum Einsatz von KI in Ihrer Rechtsabteilung oder Kanzlei erfahren – dann schreiben Sie uns: s.martinetz@future-law.at oder besuchen Sie einen unserer Legal Tech & AI Workshops

Am 27. Mai 2024 fand der Stammtisch zum Thema „Digitalisierung und KI“ im OGH-Festsaal im Justizpalast statt. Unter den eingeladenen ExpertInnen war auch Mag. Sophie Martinetz, Direktorin des WU Legal Tech Centers und Gründerin von Future Law. Gemeinsam mit anderen ExpertInnen diskutierte sie über die Einsatzmöglichkeiten und rechtlichen Grenzen von Künstlicher Intelligenz (KI) in der Justiz. Es wurde betont, dass KI trotz ihres Potenzials vor allem als Hilfsmittel dienen sollte, da menschliche Richterweiterhin die endgültigen Entscheidungen treffen müssen.

Künstliche Intelligenz wird zunehmend in Gerichtsverfahren eingesetzt und könnte die Art und Weise, wie Urteile gefällt werden, erheblich beeinflussen. Während sie bei der Analyse und Zusammenfassung von Dokumenten unterstützt, warnen Expertvor den Risiken der Manipulation und Ungerechtigkeit. Die EU hat daher strenge Regeln für den Einsatz von KI in der Justiz erlassen.

Lesen Sie mehr dazu in dem Artikel „Wo KI vor Gericht mitspricht“, einem Gespräch von Petra Tempfer und Sophie Marteinetz in der Wiener Zeitung.

Lesen Sie in der neuesten Ausgabe vom Flatterblatt einen Artikel von Sophie Martinetz, indem Sie die spannende Frage aufgreift: „Können AnwältInnen durch künstliche Intelligenz ersetzt werden?“

Der aktuelle KI-Hype hat auch die österreichische Anwaltsbranche erreicht, doch die Realität zeigt ein differenziertes Bild. Von automatisierter Dokumentenverwaltung bis zur intelligenten Vertragsprüfung – KI bietet zahlreiche Möglichkeiten, aber auch Herausforderungen.

Ein Erfahrungsbericht von Robert Górnikowski, 

Die moderne Rechtspraxis von heute verlangt nach einer tiefgreifenden Integration technologischer Fortschritte, weit über den Rahmen eines bloßen Trends hinaus. Als Student des Wirtschaftsrechts und Teilnehmer des Fachseminars am WU Legal Tech Center befand ich mich an der Schnittstelle zwischen Tradition und Innovation. Im Rahmen des Fachseminars hatten die Teilnehmenden die Gelegenheit, mittels einer sogenannten „No-Code“-Plattform ihr eigenes Legal Tech Tool zu entwickeln, ohne dass dafür Programmierkenntnisse erforderlich waren. 

Mein Ziel war es, die Arbeitsweise juristischer Dienstleistungen zu modernisieren. Vor diesem Hintergrund entstand mein Legal Tech Tool – eine Lösung, die die Mandantenakquise für Anwaltskanzleien effizient gestalten soll. Es ermöglicht eine nahtlose Erstinteraktion zwischen Anwaltskanzleien und potenziellen Mandanten sowie eine Kontaktmöglichkeit für bestehende Mandanten. 

Der Entwicklungsprozess des Tools bestand aus der Zusammenstellung von Bausteinen innerhalb eines Entscheidungsbaums (siehe Abb 1). Die beiden primären Bausteintypen sind Front-End und Back-End Bausteine. Front-End Bausteine sind entscheidend für die Gestaltung der Benutzeroberfläche (UI), während Back-End-Bausteine die zugrunde liegenden Prozesse ermöglichen, die für den Benutzer nicht unmittelbar sichtbar sind, da sie im Hintergrund ablaufen. 

Zunächst erfasst das System, ob es sich bei dem Nutzer um einen potenziellen oder bestehenden Mandanten handelt. Bestehende Mandanten werden zu einem integrierten Nachrichtentool weitergeleitet, über das sie ihre Nachricht und gegebenenfalls Anhänge auf einen sicheren elektronischen Kommunikationsweg an die Kanzlei senden können. Potenzielle Mandanten werden dagegen auf einen eigenen Pfad geleitet, der eine detaillierte Datenerfassung durch eine Sachverhaltsabfrage, eine Abfrage der Rechtsschutzversicherung und ein Feld zum Hochladen von Beweismitteln enthält. 

Innovationsschub: Automatisierung des Onboarding-Prozesses von Mandanten 

Im Herzstück dieses Tools steht die Integration von KI, repräsentiert durch den Einsatz von Chat-GPT in der Version 3.5. Das Sprachmodell analysiert den angegebenen Sachverhalt mit bemerkenswerter Präzision und erkennt die Problematik aus einem breiten Spektrum von Rechtsgebieten durch den Einsatz hochentwickelter Algorithmen. Vom Zivilrecht bis zum Datenschutzrecht navigiert das Tool gekonnt durch das komplexe Geflecht juristischer Diskurse. 

Das Ausgangsprompt ist in dem beigefügten Screenshot ersichtlich (Abb 2). Die Antwort von Chat-GPT soll lediglich aus einem Wort bestehen, nämlich dem betreffenden Rechtsbereich. Dahinter steht die Idee, dass das Tool in der Lage sein soll, jedes dieser Worte aus der im Prompt definierten Liste der Rechtsgebiete zu erkennen und den entsprechenden Pfad für das jeweilige Rechtsgebiet zu initiieren. 

Durch die Weiterleitung des Mandanten auf den richtigen Pfad gewährleistet das Legal Tech Tool eine schnelle und präzise Zuordnung zu spezialisierten Anwälten. Dadurch werden Arbeitsabläufe optimiert und die Kundenzufriedenheit gesteigert, da der Zugang zu juristischen Fachkräften beschleunigt und an das digitale Zeitalter angepasst wird. 

Betrifft die Antwort von Chat-GPT jedoch ein Rechtsgebiet, das dem Tool nicht bekannt ist und daher von der Kanzlei voraussichtlich nicht bearbeitet wird, wird der Mandant auf einen allgemein formulierten Pfad weitergeleitet, ohne Bezug auf bestimmte Anwälte oder Rechtsgebiete zu nehmen. 

Das geeignete “Prompting”, also die präzise Formulierung der Aufgabenstellung für die KI, erwies sich als Herausforderung. 

Es bedurfte einer fein abgestimmten Balance: Einerseits sollte der Prompt die Aufgaben klar und eindeutig definieren, andererseits galt es, die Kostenoptimierung im Auge zu behalten. OpenAI, als Betreiber von Chat-GPT, berechnet die Nutzung anhand von Tokens, dh kurzen Wortteilen. Daher war es wichtig, dass der Prompt nicht zu lang war, um das Budget der Kanzlei nicht wesentlich zu belasten. Die Anzahl der Tokens, die für einen Prompt verbraucht werden, kann mit dem OpenAI Tokenizer ermittelt werden, wie am Beispiel meines Prompts ersichtlich ist.

Durch die Multiplikation der Anzahl der verwendeten Tokens mit dem Stückpreis, der von der spezifischen Konfiguration von Chat-GPT abhängt, kann der Preis für einen Ausgangsprompt genau bestimmt werden, wobei der vom Kunden verfasste Teil vor der eigentlichen Anfrage nur geschätzt werden kann. In meinem Anwendungsfall mit kurzen bis mittellangen Sachverhaltsschilderungen der Mandanten liegt dieser bei etwa 0,37 USD pro 100 Anfragen. Um unangenehme Überraschungen auf der Rechnung vom Betreiber zu vermeiden, etwa bei übermotivierten Storytellern, Systemfehlern oder Hacker-Attacken, empfiehlt es sich, die Anzahl der Zeichen im Eingabefeld für den Sachverhalt zu begrenzen. 

Eine wichtige Einstellung der KI ist die sogenannte ‚Temperatur‘ des Sprachmodells. 

Diese Kennzahl beeinflusst die kreative Ausprägung von Chat-GPT. Generell gilt: Je höher die Temperatur, desto stärker manifestiert sich die Kreativität des Modells. Es ist jedoch zu beachten, dass mit steigender Kreativität auch das Risiko sinnloser oder, schlimmer noch, sinnvoll klingender, aber falscher Antworten steigt. Auf der anderen Seite führt eine niedrige Temperatur dazu, dass die KI sehr vorsichtig agiert, was ebenfalls unerwünscht sein kann. Aus diesem Grund habe ich die Temperatur auf einer Skala von 0 bis 2 auf einen Wert von 0,3 eingestellt. Dies stellt eine dezente Einstellung dar, die für meine Aufgabenstellung ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Kreativität und hoher Genauigkeit gewährleistet. 

Der weitere Prozess in dem Entscheidungsbaum besteht darin, dass eine E-Mail an den Mandanten gesendet wird, in der der konkrete Anwalt benannt wird, der sich des Falles annimmt. Beispielweise: „Gerne wird Herr Rechtsanwalt Thomas Datenschützer prüfen, ob wir Ihren Fall übernehmen können. Er wird sich umgehend mit Ihnen in Verbindung setzen.“ Dies dient dazu, in dem digitalen Umfeld eine persönliche Verbindung herzustellen. Gleichzeitig wird eine E-Mail an den RA mit allen Angaben und eventuellen Beweismitteln im Anhang verschickt. Anschließend wird der Mandant zum letzten Schritt des Entscheidungsbaums weitergeleitet, nämlich zur Dankesseite und den weiteren relevanten Informationen. 

Förderung der Anwaltschaft: Maßgeschneiderte Lösungen für optimale Abläufe 

Ein Paradebeispiel für die vielseitige Anwendbarkeit des Legal Tech Tools sind die Ambitionen des hypothetischen Datenschutzteams einer fiktiven Anwaltskanzlei, für das der Prototyp des Tools entwickelt wurde. Diese Ambitionen zielen darauf ab, dass das Sprachmodell des Tools darauf spezialisiert ist, die relevanten Aspekte der vom Datenschutzteam zugewiesenen Fälle prägnant zusammenzufassen und dabei die Kernproblematik jedes Falles klar herauszuarbeiten. In einem weiteren Schritt bietet es konkrete Handlungsempfehlungen unter genauer Angabe der relevanten Rechtsgrundlagen. All diese Aufgaben werden von der KI zuverlässig erfüllt. 

Wir stehen am Beginn einer neuen Ära der Rechtspraxis, in der die Konvergenz von Technologie und Recht beispiellose Möglichkeiten für Innovation und Fortschritt bietet. Dieses Legal Tech Tool verbindet Spitzentechnologie mit der anwaltlichen Praxis und beweist damit die transformative Kraft der KI in der Anwaltschaft. 

Abschließend lässt sich festhalten, dass das Legal Tech Tool nicht nur eine akademische Seminararbeit ist, sondern einen Paradigmenwechsel in der Art und Weise, wie Rechtsdienstleistungen in der Zukunft erbracht und zugänglich gemacht werden, verkörpern kann. Mit konsequentem Engagement für Innovation könnte die österreichische Anwaltschaft in eine Zukunft gehen, in der Technologie und Recht verschmelzen und eine neue Ära der Rechtspraxis einläuten – eine Ära, die sich durch Effizienz, Zugänglichkeit und beispiellosem Kundenservice auszeichnet. 

Autoren-Info: 

Robert Górnikowski, LL.B. (WU) 
Student des Wirtschaftsrechts an der Wirtschaftsuniversität Wien und juristischer Mitarbeiter in der Abteilung Legal Services & GDPR in der Raiffeisen Digital Bank AG 

Die Legal Tech Map Austria 2024 ist da!  

Future-Law präsentiert stolz die aktualisierte Legal Tech Map Austria 2024. Unsere aktualisierte Karte bietet Ihnen einen umfassenden Überblick über die aktuellen und neuesten österreichischen Anbieter und Einsatzbereiche von Legal Tech Tools für Ihre Rechtsabteilung und Kanzlei.

Unser Video vom Launch gibt Ihnen auch auf der Tonspur weitere Trends & Infos rund um die Anwendungen und Entwicklungen im Markt:

Die Kategorien der Legal Tech Map Austria 2024: 

Die Legal Tech Map Austria 2024 ermöglicht es den Benutzer:innen, die besten Lösungen für ihre spezifischen Anforderungen zu finden.

Laden Sie die Legal Tech Map Austria 2024 herunter und bleiben Sie auf dem neuesten Stand über die aufregenden Entwicklungen im Bereich Legal Tech.

Sind Sie noch nicht in der Legal Tech Map vertreten? Bewerben Sie sich für die nächste Ausgabe via Link.

Sie überlegen für Ihre eigene Rechtsabteilung/Kanzlei ein Legal Tech Projekt? Dann schauen Sie sich unsere weiteren Informationen und Angebote an: 

• Future-Law Workshops: Informieren Sie sich über den konkreten Einsatz von Technologie & KI bei unseren Workshops. 
• KI Projekte in Legal: Checken Sie unsere AI Angebote unter Future-Law – KI Projekte in Legal. 

Bleiben Sie am Puls der Zeit mit Future-Law und gestalten Sie die Zukunft des Rechtswesens aktiv mit! 

Ein Erfahrungsbericht von Michael Stelzel 

Ein Morgen voller Kontraste: Vom zu warmen Kaffee in den kalten Regen 

Begleiten sie mich auf eine Reise gemeinsam in den Tag. Wir trinken morgens eine Tasse Kaffee, der eine Spur zu warm ist. Wir schreiten aus der Haustür hinaus. Der Regen wird vom Wind in unser Gesicht getragen – es ist kalt und wir sind jetzt nass. Wir fahren in der U-Bahn Richtung Büro – in der U-Bahn ist es eng, zu warm und wir sind von vielen Menschen umgeben. Die meisten blicken in ihr Smartphone oder in die Weite mit Musik in den Ohren. Wir erreichen unsere Station zum Aussteigen. Wir gehen von der Tiefe zurück an die Oberfläche mit Tageslicht zu dem Gebäude unserer Arbeitsstätte. Wir treffen das erste bekannte Gesicht und freuen uns über ein freundliches „Guten Morgen“.  

Von Anfangsschwierigkeiten zu einem versöhnlichen Start in den Arbeitstag 

Wir gehen zu unserem Arbeitsplatz, schalten den Laptop ein und warten bis alle Programme hochgefahren und die Bildschirme verbunden sind. Wir klicken den Button auf dem aufscheinenden Fenster, dass das Softwareupdate erst in acht Stunden gemacht werden soll. Während wir warten, dass sich die E-Mails laden, drücken wir „strg-alt-entf“ und gehen von unserem Arbeitsplatz zur Kaffeemaschine in der Küche. Warmer Kaffee füllt die Tasse und der Geruch frisch gemahlener Bohnen steigt uns in die Nase. Der Morgen wirkt nunmehr wieder versöhnlich. Wir sprechen mit zwei Kolleginnen, lachen und sind uns einig, dass das Wetter heute kein guter Begleiter war. Das ist die Realität. Das ist echt.  

Prioritäten im E-Mail-Dschungel: Eine dringende Anfrage rückt in den Fokus 

Wir kehren zurück zum Büroplatz. Die Emails sind geladen, das E-Mail-Postfach auf dem neuesten Stand eingegangener Nachrichten. Unsere Augen führen das erste Screening der E-Mails, die spätabends und frühmorgens eingetroffen sind, durch. Welche Nachrichten wichtig sind, ordnen wir nach Absender, Betreff oder Markierung als „wichtig“ ein. Eine E-Mail sticht in das Auge. Betreff: „Dringend-Transport über Russland möglich?“ Absender: Business Unit Leiter der größten Division im Unternehmen. 

Krisenmodus aktiviert: E-Mail enthüllt Engpass in der Lieferkette 

Wir öffnen die Nachricht, und steigen in die Problembeschreibung ein. Es gibt Schwierigkeiten in der Lieferkette. Unser Unternehmen steckt mitten in der Wertschöpfungskette zwischen Vorlieferant und Kunde. Der Kunde ist abhängig von unseren Bauteilen. Wir sind wiederum abhängig von einem einzigen Lieferanten, der jetzt allerdings seine Produktion abstellen musste – wir bekommen für längere Zeit keine Halbfertigteile. Wir müssen ausweichen auf einen anderen Lieferanten aus Indien. Der schnellste Weg: Über Russland nach Europa. Aber geht das? Was steht hier noch in der E-Mail – Meeting dazu in einer Stunde! 

Digitale Grenzüberschreitungen: Auf der Suche nach neuen Lieferwegen 

Auch das ist das echte Leben. Geographisch weit weg von unserem Arbeitsplatz, stellen sich Fragen eines internationalen Warenverkehrs mit unterschiedlichen Sollbruchstellen rechtlicher Schranken. Ein Blick auf eine Karten-App enthüllt den potenziell neuen Lieferantenstandort. Wir haben, obwohl wir nur virtuell über die Länder der digitalen Karten-App gewandert sind, ein wenig mehr Gefühl für die Situation. Nunmehr müssen wir uns aber von dem Gefühl lösen, und das Thema mit Fakten in Angriff nehmen.  

Wie war das doch gleich mit den Russlandsanktionen? 

Wir lassen die uns möglichen Wissensquellen vor unserem geistigen Auge vorbeiziehen: Klar, das EUR-lex. Hier sind die relevanten Verordnungen der EU veröffentlicht, die unmittelbar Rechtswirkung in jedem Mitgliedsstaat der EU entfalten. Aber welche Verordnung war das noch einmal, die hier gilt? Wir werfen schnell die Internetsuchmaschine an. Fünf Minuten sind vergangen. Der Suchradius ist nunmehr auf zwei Verordnungen eingekreist. Wir sind stolz auf uns.  

Aber die hunderten Seiten langen Verordnungen nunmehr durchlesen? 

Noch dazu gibt es keine konsolidierten Fassungen – die aktuellen Änderungen des letzten Sanktionspaketes der EU sind noch nicht als eine zusammengeführte Fassung wiedergegeben. Wieder einmal nicht. Wir ärgern uns ein wenig.  

Stattdessen sehen wir viele aneinandergereihte Stakkato-Sätze, die so lauten: „Halbsatz sowieso wird gestrichen“ oder “Artikel X Absatz y lit d Satz 1 lautet nunmehr wie folgt.: …“ Viele keine Rätselhappen, aber keine zusammenhängenden Sätze.  Tempus fugit! Für die Besprechung braucht es zumindest eine Ahnung, was man als Compliance-Abteilung dazu sagen kann. Wir setzen die Suchfunktion ein, aber die Beantwortung der Frage mag uns nicht gelingen. 

Wir steigen auf eine schnelle Recherche in einem Chatbot um 

„Darf man aus Indien über Russland nach Europa Waren importieren?“ Die Antwort lautet: „Die EU hat seit dem Ausbruch des Ukrainekrieges am 24.2.2022 umfangreiche Sanktionen gegen Russland und Belarus verhängt. Ziel der Sanktionen ist es …. Transporte über Russland sind verboten.“ Nach mehreren Zeilen haben wir eine kurze Geschichtsstunde und eine sehr eindeutige Antwort erhalten. War das zu einfach und stimmt die Antwort? Unsere innere Stimme lässt uns zweifeln und verbindet sich mit unserem Langzeitgedächtnis.  

Das war doch dieses Online-Seminar vor einem halben Jahr 

Da war doch nur von Flugzeugen und Schiffen die Rede. Vielleicht auch von LKWs. Stimmt die Antwort also? Wo waren denn noch einmal die Unterlagen des Seminars? Aufgezeichnet worden ist es nicht. Aber Unterlagen – ja Unterlagen gab es zum Download – nur gesichert mit einem einfachen Passwort. Das Passwort von damals? – keine Ahnung mehr, nicht einmal im Ansatz, wie es gelautet hat oder wo es ist? Im letzten halben Jahr waren unzählige andere passwortgesicherte Logins notwendig. Aber die Seminarpräsentation mit den einprägsamen Schiffs-Flugzeug und LKW-Symbolen haben wir doch runtergeladen, aber wo ist die noch einmal?  

Ach, da war ja privat was, parallel. Über Social-Media am Handy. Eine zweiminütige Unaufmerksamkeit in der virtuellen Parallelwelt. Aber das war vielleicht lustig, der kurze Austausch über Social-Media. Leider stellen wir nunmehr reuig fest, dass es genau die falschen zwei Minuten waren, die wir uns der Ablenkung hingegeben haben. Zurück zur Präsentation. Die wollten wir uns doch direkt nach Erhalt in unsere abteilungsinterne Knowledge Datenbank speichern. Wir schauen schnell dort hinein, in die Folder unseres Laufwerkes. Nein, nein, wieder nein. Ach herrje, nichts haben wir abgespeichert. In der Präsentation wäre sicher mehr gestanden und zumindest ein Verweis auf die richtigen EU-Normen, wo wir mehr nachschlagen und herausfinden hätten können.   

Es hilft nichts – die Zeit läuft, und das virtuelle Meeting naht 

Wo kann die Lösung gefunden werden? Das papierlose Büro mit Desksharing hat die Bücher und Zeitschriften in ein ungeordnetes Archiv wandern lassen. Und auch nur die, die nicht die Reise in den Papiercontainer antreten mussten. Und wann haben wir das letzte Mal Bücher oder Zeitschriften in Printfassung bestellt? Einige wenige, vereinsamte Exemplare, vielleicht. Da liegen sicher noch ein paar in den Kästen. Aber sicher noch nicht zu dem Thema der in den letzten Jahren verschärften Sanktionen. 

Zwischen Hoffnung und Realität: Die Suche in der Rechtsdatenbank 

Also suchen wir in einem neuen Anlauf unter dem Druck eines sich stetig verengenden Zeitfensters die Rechtsdatenbanken auf, die wir abonniert haben. Wir geben einige Stichwörter ein und durchsuchen die Ergebnisse. Tatsächlich es zeichnen sich Treffer ab. Es dürfte dazu etwas publiziert worden sein. Wir lesen den ersten Artikel quer, wir überfliegen den zweiten Artikel, und wir hüpfen im dritten Artikel nur noch mit dem Augenpaar über die Überschriften – wir haben kaum noch Zeit. Wir gleichen die gefundenen Inhalte noch einmal mit dem Wortlaut der E-Mail ab. Ja, leider, so ganz passt hier nichts. Aber einen Ansatzpunkt haben wir hier zumindest gefunden. Die Frage kann zwar noch nicht präzise beantwortet werden, aber zumindest haben wir ein großes Bild reflektiert und zur Not können wir in dem Meeting versuchen, elegant mit Umschreibungen und Fachausdrücken zu arbeiten. Aber richtig wohl fühlen wir uns so noch nicht.  

Wir erinnern uns an die Legal Tech Konferenz im vorherigen Jahr 

Dort waren zahlreiche Aussteller und Rechtsdatenbankanbieter. Wir erinnern uns an ein Gespräch mit einer Dame aus dem Business Development eines Rechtsdatenbankanbieters und unsere Frage: 

 „Wird es in Zukunft so sein, dass man eine Frage in die Rechtsdatenbank eingibt und auf Basis aller vorhandenen Daten in Form von wissenschaftlichen Arbeiten, Artikel, Büchern, Judikaten, Gesetzen, Verordnungen, Richtlinien eine Antwort auf die konkrete gestellte Frage bekommt?“ „Ja, das wird kommen – bald sogar.“  

Gedankenspiele über eine nahende Zukunft 

Wir denken uns: Welch eine Erleichterung, welch ein Quantensprung wird das sein! Konkrete Fragen stellen und konkrete Antworten bekommen – natürlich beschränkt durch die Quantität und Qualität der Datenbasis. Wahrscheinlich brauchen wir dann mehrere Rechtsdatenbankanbieter, falls diese überhaupt alle ähnlich schnell mit einem ausgereiften Produkt am Markt sind. Konkret muss das dann aber auch heißen, dass wenn wir eine Frage stellen, wir auch eine Negativantwort erhalten müssen, wenn die Frage nicht beantwortet werden kann – im Sinne von „Zur Beantwortung Ihrer Frage gibt es noch nicht genug veröffentlichte Ausführungen.“ Wahrscheinlich wird die negative Antwort dann gleich mit einer positiven Frage verknüpft: „Wollen Sie beitragen unser Wissen gemeinsam zu erweitern und dazu zu publizieren – dann wenden Sie sich doch an unseren….“  

Wir ertappen uns, dass wir nunmehr gedanklich in eine (nahe?) Zukunftsvision abgetaucht sind – im Hier und Jetzt haben wir die Möglichkeit (noch) nicht. Uns fehlt noch immer ein ausreichendes Wissensset, um unser Unbehagen zu besänftigen. 

Von der Dunkelheit ins Licht: Ein Newsletter als Rettungsanker 

Jetzt kommt etwas aus der Tiefe unseres Gedächtnisses hervor – ähnlich wie bei der U-Bahn Ausstiegsstelle am Morgen steigen wir voller Hoffnung in die Höhe zu dem Licht, das unsere Schatten auszuleuchten vermag. Im Meer der E-Mails war doch ein Newsletter eines Anwaltes, der profundes Wissen zu den Themen Sanktionen hat. Das kann die rettende Boje für uns sein. Warum denken wir erst jetzt daran? Wir suchen die E-Mail – die Suchfunktion findet unter den Stichworten die konkrete Nachricht aber nicht. Nächster Versuch – neue Stichworte – wieder nichts. Dritter Versuch: Jetzt hat es funktioniert. Wir haben den Newsletter am Schirm. 

Wir überfliegen die Absätze des Newsletters und finden tatsächlich zwei Sätze zu Transportbeschränkungen: Flugzeuge sind keine Option. Schiffe auch nicht. Aber es steht nichts ganz Konkretes zu LKWs und zum Bahntransport durch das Land – komisch, warum eigentlich nicht? Im Angesicht des zerrinnenden Zeitfensters, aber eine bloße Luxusfrage. Aber wir haben das Gefühl unserem Ziel nunmehr sehr nahe kommen zu können. 

Wir rufen den Verfasser des Newsletters, einen befreundeten Anwalt an. Wir lassen es läuten, und warten. Vier Töne, fünf Töne, sechs Töne. Wir bereiten unsere Frage währenddessen im Kopf vor, und als wir die Fragen fertig zurechtgelegt haben, ertönt die Mailbox. Wir erreichen den Anwalt nicht.  So knapp vor dem Ziel. 

Noch sieben Minuten bis zum Online-Meeting. Parallel sind acht neue E-Mails sowie zwei Anrufe von Kolleg:innen und einer unbekannten Nummer eingegangen. Wir haben jetzt keine Zeit für die anderen. Wir brauchen noch die letzten 20% Wissen, die unsere fundierte Ahnung zu einem konkreten Wissen vervollständigen. 

Gegen alle Widrigkeiten: Ein entscheidender Anruf rettet das Meeting 

Es läutet. Der Rückruf. Wir sind erleichtert. Wir schildern dem Anwalt gleich nach dem Austausch der Mindestformen an Höflichkeiten unsere Frage, machen einen Hinweis auf den Newsletter und betonen die bestehende Dringlichkeit. Die Antwort des Anwaltes kommt prompt – ohne Zögern, ohne „Es kommt darauf an“, ohne vorheriges „Zur Beantwortung der Frage muss erst einmal geklärt werden….“  

Wir haben die Antwort. Die Danksagung und Verabschiedungsformeln fallen daher doppelt so lange aus, wie die Begrüßung vor fünf Minuten. Wir spüren echte Erleichterung und Emotion. Und in diesem Gefühlszustand blinkt auf unserem Bildschirm bereits auf, dass das Meeting beginnt, und ein Signalton ruft uns zum virtuellen Besprechungstisch. Wir haben es geschafft – wieder einmal und in letzter Sekunde. Das Meeting ist nach guten 20 Minuten beendet und wir konnten den Kolleg:innen eine profunde Hilfestellung geben, damit echte Waren ihre Reise durch die Welt antreten können. 

Digitale Grenzen, menschliche Erfolge: Ein Moment der Ruhe und Reflexion – Gedanken über die Natur unserer Problemlösungen. 

Auch das ist die Realität. Kein Buch. Keine Zeitschrift. Keine Antwort eines Chatbots auf unsere Prompt-Eingabe, die unsere Frage(n) hätte beantworten können. Keine Antwort der Suchmaschine, die uns wirklich weitergeholfen hat. Und ein digital zur Verfügung stehender Originalverordnungstext, aus dem wir die Antwort nicht schnell haben ableiten können, die wir für reale Fragestellungen brauchten.  

Wir blicken aus dem Fenster. Es regnet noch immer, aber die ersten Sonnenstrahlen schneiden sich durch die Wolkendecke und erwärmen unser Gesicht. Wir schließen die Augen für einen Moment. Der Druck ist abgefallen. Wir atmen durch. Als wir die Augen wieder öffnen, fragen wir uns: Haben wir die Aufgabenstellung eigentlich digital gelöst oder nicht? Haben wir die Fragestellung überhaupt selbst gelöst, oder haben wir bloß einen Lösungsweg erarbeitet? Oder ist das dasselbe? Oder zumindest gleichwertig? Wie wird unser Arbeitsalltag in der Zukunft aussehen, wenn wir morgens im Home-Office oder im Büro wieder eine solche Frage in unserer E-Mail-Eingangsbox finden?  

Autoreninfo: Dr. Michael Stelzel, M.A., CSE, ist Head of Compliance bei HOERBIGER 

Ein Beitrag von Hannes Kamleitner

Warum Cloud-Technologie für moderne Rechtspraxen unentbehrlich ist

Die fortschreitende Digitalisierung revolutioniert den Arbeitsalltag von Anwaltskanzleien. Die Cloud-Technologie spielt dabei eine zentrale Rolle. Aber nach welchen Kriterien sollte eine geeignete Cloud-Lösung ausgewählt werden? Dieser Artikel beleuchtet die essenziellen Aspekte für Anwaltskanzleien, die sich für den Schritt in die Cloud entscheiden.

Vorteile der Cloud-Nutzung für Anwaltskanzleien:

Cloud-Services bieten Anwaltskanzleien eine Reihe von Vorteilen – von gesteigerter Mobilität und Flexibilität über verbesserte Datensicherheit bis hin zu Kosteneffizienz und Künstlicher Intelligenz (KI). Doch auf welche Auswahlkriterien sollte besonders geachtet werden?

Datensicherheit und gesetzliche Konformität:

Bei der Wahl einer Cloud-Lösung ist die Datensicherheit ausschlaggebend. Anwaltskanzleien tragen eine hohe Verantwortung für die Vertraulichkeit und Unversehrtheit sensibler juristischer Daten. Eine Cloud-Lösung muss daher höchsten Sicherheitsanforderungen genügen und gesetzliche Vorgaben, wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), erfüllen.

Integration und Systemkompatibilität:

Essenziell ist auch die reibungslose Integration der Cloud-Lösung in die vorhandene IT-Infrastruktur. Sie muss mit bestehenden Anwendungen und Software kompatibel sein, um einen problemlosen Austausch von Daten zu gewährleisten.

Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit:

Ein weiteres wichtiges Kriterium ist die Skalierbarkeit der Cloud-Lösung. Sie sollte flexibel anpassbar sein, um den sich verändernden Anforderungen der Kanzlei gerecht zu werden.

Kundendienst und technischer Support:

Nicht zuletzt spielen der Kundendienst und technische Support eine wichtige Rolle. Eine jederzeit verfügbare, fachkundige Unterstützung ist unerlässlich, um bei Problemen oder Fragen schnell Hilfe zu erhalten.

Fallbeispiel: Migration einer Kanzlei zur Cloud

• Ausgangslage: Eine Anwaltskanzlei mit einem starken Fokus auf Wirtschafts- und Immobilienrecht, stand vor der Herausforderung, ihre veraltete On-Premise-Infrastruktur zu modernisieren. Ziel war es, die Effizienz zu steigern, die Datensicherheit zu verbessern und die Mobilität des Teams zu ermöglichen.
• Analysephase: Wir wurden beauftragt, eine umfassende Analyse der bestehenden IT-Infrastruktur durchzuführen. Diese Analyse umfasste die Bewertung der vorhandenen Server, Netzwerke, Datenspeicherlösungen sowie der Sicherheitsprotokolle. Ebenso wurden die spezifischen Arbeitsabläufe und Anforderungen der Kanzlei berücksichtigt, um ein maßgeschneidertes Cloud-Migrationskonzept zu entwickeln.
• Angebotskalkulation und Planung: Basierend auf der Analyse erstellten wir eine detaillierte Angebotskalkulation für die Migration zur Cloud. Dieses Angebot berücksichtigte die Kosten für die Cloud-Infrastruktur, die Migrationsservices und den laufenden Betrieb. Ein detaillierter Migrationsplan wurde entwickelt, der die schrittweise Überführung der Daten und Anwendungen in die Cloud vorsah, ohne den laufenden Betrieb der Kanzlei zu beeinträchtigen.
• Migration und Synchronisation: Die Migration begann mit der Einrichtung einer parallelen Cloud-Umgebung, die zunächst im Hintergrund lief. Wichtige Daten und Anwendungen wurden schrittweise in die Cloud übertragen, wobei eine kontinuierliche Synchronisation zwischen der Cloud- und der On-Premise-Infrastruktur erfolgte. Dies stellte sicher, dass während der gesamten Migrationsphase keine Daten verloren gingen und die Anwälte weiterhin auf alle notwendigen Informationen zugreifen konnten.
• Switch und Übergang zur Cloud-Arbeit: Sobald alle kritischen Systeme erfolgreich in die Cloud migriert und umfangreich getestet wurden, erfolgte der endgültige Switch. Alle Mitarbeiter der Kanzlei wurden auf die neue Plan-Legal Cloud Plattform umgestellt, welche nun den primären Arbeitsplatz darstellte. Umfangreiche Schulungen und Support sorgten für einen reibungslosen Übergang.
• Abbau der On-Premise-Infrastruktur: Nachdem sichergestellt wurde, dass alle Dienste in der Cloud stabil liefen und die Kanzlei vollständig von den Vorteilen der neuen Infrastruktur profitierte, begann der schrittweise Abbau der alten On-Premise-Infrastruktur. Dies beinhaltete die sichere Löschung aller Daten von den alten Servern sowie die Entsorgung der Hardware gemäß den Datenschutzvorschriften.
• Ergebnis: Durch die Migration zur Cloud konnte die Kanzlei mit mehreren Standorten nicht nur ihre IT-Kosten signifikant reduzieren, sondern auch die Datensicherheit und den Zugriff auf Informationen von jedem Ort aus verbessern. Die Kanzlei ist nun besser aufgestellt, um den Herausforderungen des digitalen Zeitalters zu begegnen und ihren Mandanten einen schnelleren und sichereren Service zu bieten.

Fazit

Cloud-Technologie ist für Anwaltskanzleien heute eine grundlegende Komponente für den Erfolg im digitalen Zeitalter. Die Auswahl der passenden Cloud-Lösung erfordert sorgfältige Überlegung und sollte sich an Kriterien wie Datensicherheit, Systemintegration und Kundensupport orientieren. So können Anwaltskanzleien die Potenziale der Cloud optimal nutzen und sich zukunftssicher aufstellen.

Autoreninfo: Hannes Kamleitner ist CEO der Plan-B IT GmbH

Auf der „Legal Innovation Night“ in München präsentierten Sophie Martinetz von Future-Law und Marc Michahelles von Wolters Kluwer die Vorteile von Künstlicher Intelligenz (KI) für die Rechtsabteilungen. Beide Referenten zeigten auf, wie KI-Technologien die Effizienz und Genauigkeit rechtlicher Prozesse steigern können.

Martinetz und Michahelles betonten, dass KI-Anwendungen nicht nur repetitive Aufgaben automatisieren, sondern auch komplexe Analysen durchführen können, die sonst viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen würden. Ein besonderes Highlight war die Diskussion über die Rolle von KI bei der Vertragsprüfung und -analyse, die sowohl Fehler minimieren als auch die Bearbeitungszeit drastisch reduzieren kann.

Es freut uns, dass Sophie Martinetz (Future-Law) das Panel „Transforming In-House Legal Teams for the Digital Future“ mit adidas, Barclays & Co, das dem Publikum besonders wertvollen Input gab, beim Legal Tech Talk im Intercontinental O2 moderieren durfte:

• Kate Tyers, Global Legal Director bei Ricardo plc
• Andrej Sovík, Head of Legal, Europe bei Chart Industries, Inc.
• Amir Mehdi, ehemaliger CIO bei Barclays
• Alex Herrity, Director of Legal Solutions bei adidas
• Sophie Martinetz, CEO & Gründerin von Future-Law

In einer Ära, in der das digitale Zeitalter die Rechtsbranche erfasst, entwickelt sich die Rolle interner Rechtsabteilungen schnell weiter. Das Panel „Transforming In-House Legal Teams for the Digital Future“ beim Legal Tech Talk am 13. und 14. Juni im InterContinental O2 in London beleuchtete, wie wichtig es ist, Legal Tech Innovationen zu nutzen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und Effizienz zu steigern.