Muss Legal Tech gleich ein Tool bedeuten?

Häufig wird die Legal Tech Diskussion zu einer Diskussion über geeignete Tools und deren Verwendung. Bei so einem konzentrierten Blick auf die Tools können einige weitere wichtige Informationen vergessen werden. In der exklusiven Interview-Serie mit Sophie Martinetz, Founderin und Managing Partnerin von Future-Law, fragen wir uns deswegen ob Legal Tech immer gleich den Einsatz eines Tools bedeuten muss oder ob es auch andere Aspekte zu bedenken gibt.

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Laut Sophie Martinetz sage zwar schon der Begriff Legal Tech, dass eine technische Komponente – also ein Tool – im Spiel sein müsse, aber gleichzeitig sei der Begriff auch als Synonym für die Auseinandersetzung mit den eigenen Problemen zu verstehen. „Das heißt, wir wollen sie ändern und Änderungen müssen nicht immer bedeuten, dass man ein Tool entsetzt, sondern vielleicht, dass man Dinge z.B. umschiebt, dass man eine neue Organisationsstruktur findet“, führt Martinetz weiter aus. Deswegen sei das Legal Tech auch oft in Legal Operation Teams angesiedelt. Denn man sehe sich an, wie die jeweilige Organisation funktioniert und sucht nach Ineffizienzen. Darunter verstehe man Dinge, an denen häufig viele Mitarbeiter*innen arbeiten und im Endeffekt nichts Bedeutendes rauskommt. Eine Lösung könnte hier sein, dass die Mitarbeiter*innen anders strukturiert werden sollten oder welche Mitarbeiter*innen welche Aufgaben erledigen sollten. So brauche es nicht für jede Aufgabe Senior Experts, sondern das Wissen, dass gewisse Aufgaben aus Lehrzwecken auch von Juniors erledigt werden könnten, obwohl eine Automatisierung möglich wäre. Für all diese Überlegungen brauche es auch kein Tool. „Aber ich kann mit meiner HR Policy, also mit meinem Personalmanagement schon mal schauen, wie ich effektiv effizienter werden kann“, zeigt die Managing Partnerin nochmals welche Überlegungen im Personalmanagement notwendig sind.
Projektmanagement und Administration benötigen klare Entscheidungen

Auch die wichtiger werdenden Aspekte Projektmanagement und Administration spielen hier mit. Heads of Legal obliege nämlich die Verantwortung des aktiven Ressourcenmanagements. Hierbei sei es notwendig die Aufgaben in Abstimmung mit der unternehmensinternen Expertise zu planen und zusätzlich Wissen nachhaltig aufzubauen und zu managen. Als Folge wachse die Verantwortung im Bereich des Projektmanagements. Entscheidend sei dabei zu wissen, wie man am besten damit umgeht. Dafür schlagen manche internationale Kanzleien radikale Wege ein und stellen Projektmanager*innen mit viel Erfahrung mit Projekten, aber keiner in der Rechtsbranche ein. „Dafür halten wir unsere rechtlichen Expert*innen, Anwält*innen oder Rechtsabteilung, darin frei davon, dieses Projektmanagement zu machen.“, so der Grundtenor dieser Kanzleien. Diese Entwicklung bedeute, dass es arbeitsteiliger und komplexer werde, weil mehrere Leute beteiligt sind. Gleichzeitig würde der Abstimmungsprozess das ganze wiederum transparenter gestalten. Hinsichtlich der Administration gebe es das Problem, dass es „Ewigkeiten“ dauere, bis alle für den Sachverhalt benötigten Dokumente zusammengesammelt werden können. Das liege aber nicht zwingend an den Rechtsabteilungen oder Anwaltskanzleien, sondern an den Klienten, die die Rechtsunternehmen mit enorm vielen Informationen versorgen. Eine mögliche Reaktion fasst die Gründerin so zusammen: „Jetzt kann man als Anwaltskanzlei sagen: ‚Ist mir wurscht, ich werde sowieso nach Stunden bezahlt, umso länger wir brauchen, desto besser.‘ Das werden sich die Klienten auf Dauer natürlich auch nicht anschauen.“ Bei den Rechtsabteilungen wiederum sei dieses Problem besonders brisant, weil so wieder wertvolle Ressourcen verbraten werden würden. Deswegen stelle sich hier folgende Frage: „Setze ich dafür ein Sekretariat ein, das wir zuerst in den letzten Jahren eingespart haben?“ Man bilde also unterschiedliche Stufen der Verantwortlichkeit ab, dafür müsse man ein klares Bild über die Aufgabenverteilung haben. Einfach nur Personal ins Team aufzunehmen, sei auch keine Lösung, weil es bewusste Entscheidungen für die Organisations-Struktur brauche.

Auf Führungsqualität kommt es an

Prinzipiell gehe es darum Führungsqualität zu zeigen. Das zeige auch die Digitalisierung sehr stark. Deswegen müsse man die Führungsverantwortlichkeit auch lernen, wenn man sie noch nicht hat. Denn es gehe darum, wie die Ressourcen gut eingesetzt werden. „Wenn ich mir jetzt Rechtsabteilungen darauf reduzieren lasse, dass ich FDEs fordere oder quasi einspare oder mehr nehme, weil etwas komplex wird bzw. Rechtsanwaltskosten reporte innerhalb des Unternehmens. Es wird einfach nicht genug sein auf Dauer. Diese Zeiten sind vorbei“, erklärt Martinetz. Hingegen gehe es darum ein vielfältiges Bild zu haben und zu sehen wie arbeitsteilig die Organisation ist, wer für welche Aufgaben zuständig ist und in welchen Bereichen Technologie sinnvoll sein könnte. Das bedeute Legal Tech sollte schlussendlich schon Tech sein, trotzdem ist es aber nicht die Lösung für alles. Dafür gebe es eigene Entscheidungsmatrizen, die man hernehmen könne. Da könne auch die Entscheidung gefällt werden auf bestimmte ineffiziente Aufgaben zu verzichten und sich lieber auf die wichtigen Bereiche zu konzentrieren. Also erst wenn alle Möglichkeiten abgewogen wurden und man sich ausführlich genug mit sich selbst beschäftigt hat, komme man zum Endergebnis ein Legal Tech Tool sinnvoll einsetzen zu können. „Diesen Führungsanspruch zu haben und zu sagen, ich bin nicht nur inhaltlich, sondern auch organisatorisch für diesen Bereich verantwortlich, da ist in der Rechtsbranche sicher noch ein bisschen Platz nach oben“, sieht Martinetz noch Verbesserungspotential in der Branche.

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Legal Tech Club Redaktion: Liebe Club-Mitglieder, wir sind wieder hier im Rahmen unserer Interview-Serie. Ich bin hier mit Sophie Martinetz Founderin und Managing Partnerin von Future-Law und heute gehen wir der Frage auf den Grund, ob Legal Tech immer gleich bedeutet, dass ich ein Tool einsetzen muss. Sophie, es heißt ja oft, es wird viel geredet. Welches Tool ist das Richtige für mich? Wie entwickle ich ein Tool? Wie implementierte ich das gut in mein Team? Aber bedeutet Legal Tech immer automatisch ein Tool?

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Sophie Martinetz: Ja, also Legal Tech bedeutet wahrscheinlich schon Tool, aber Legal Tech ist ja synonym dafür, dass man sagt, wir beschäftigen uns mit uns selber und wollen mit Dingen, mit denen wir nicht zufrieden sind, zufriedener werden. Das heißt, wir wollen sie ändern und Änderungen - und darum ist die Frage sehr berechtigt - Änderungen müssen nicht immer bedeuten, dass man ein Tool entsetzt, sondern vielleicht, dass man sich Dinge z.B. umschiebt, dass man eine neue Organisationsstruktur findet. Darum ist das Thema Legal Tech auch sehr oft in Legal Operation Teams angesiedelt, weil Legal Operations bedeutet: Man schaut sich an, wie funktioniert die Organisation einer Rechtsabteilung z.B. oder einer Anwaltskanzlei. Und das Thema brauche ich ein Tool oder nicht? Ist ein Endergebnis eines Prozesses, das ich mir sehr bewusst mache. Was sind meine Arbeiten? Wie funktionieren sie? Wo tut es mir weh? Wo haben wir die Ineffizienzen? Und da rede ich ja nicht von Ineffizienzen. Das ich sage: "Jetzt dauert das statt 2 Minuten eine Minute." Sondern es geht ja wirklich darum. Es gibt Prozesse, die sind einfach ewig lang sehr ineffektive, sind ganz viele Leute daran beteiligt und am Schluss kommt eigentlich nix raus. Oder am Schluss hängt man dann einen gewissen Flaschenhälse drinnen, wo man nicht weiterkommt und da - beim Legal Operations Thema - ist oft kein Thema eines Tech Tools, sondern so wie du gesagt hast, eine Lösung kann sein z.B. gerade in Rechtsabteilungen, wenn man sagt wie strukturieren wir die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen? Also erstens einmal, was wir für einen Ausbildungsstand brauchen wir für alle Tätigkeiten, die gemacht werden, wirklich Senior Experts? Wofür sind Senior Expert - die natürlich auch mehr Kosten, meistens zumindestens - Wofür sind die zuständig? Was ist deren Aufgabe wirklich? Versus: Vielleicht gibt es Aufgaben, die potentiell auch irgendwann einmal vielleicht von einem Tool erledigt werden können, die aber von Juniors- auch zum Lernen - aber einfach aufgrund ihrer Häufigkeit und Nicht-Komplexität vielleicht besser abgearbeitet werden können. Und da brauche ich wie du sagst, gar kein Tool dazu. Aber ich kann in meiner Policy mit meiner HR Policy, also mit meinem Personalmanagement quasi mal schon schauen, wie kann ich effektiv effizienter werden? Das zweite ist das Thema Projektmanagement und Administratives und meiner Meinung nach - also wir sehen das aus unserer Erfahrung in Unternehmen - wenn ich einen Head of Legal habe oder eine Headin auf Legal, ist ihre Verantwortlichkeit, die Ressourcen aktiv zu managen. Also einfach zu sagen: "Hier sind die Aufgaben, macht wie ihr wollt. Dafür brauche ich keinen Head of Legal. Aber wirklich zu sagen, wie plane ich die Aufgaben? Wer macht was, wie baue ich Expertise auf, wie baue ich Wissen auf? Wie gehe ich mit Knowledge Management um? Wie gehe ich mit Konflikten um? Wie gehe ich mit Projektmanagement um? Das ist ja die große Frage. Und was wir immer stärker sehen, ist in dieser komplexer werdenden Welt. Auch bei den Anwälten ist: Das Projektmanagement heutzutage nicht mehr nur ist, E-Mails hin und her zu schicken, sondern es wirklich darum geht zu sagen: Wie gehe ich mit Projektmanagement auch um? Wie kriege ich es raus aus der Expertise? Könnte das vielleicht auch eine andere Person machen? Und da gibt's internationale Kanzleien natürlich, die sehr radikal rangehen. Die sagen einfach: "Wir hauen einfach Projektmanager rein, die überhaupt nichts von Legal verstehen und managen einfach Projekte. Dafür halten wir unsere Experten*innen, die rechtlichen Expert*innen, Anwält*innen oder Rechtsabteilung, darin frei davon, dieses Projektmanagement zu machen." Das heißt, man wird einfach immer arbeitsteiliger. Das heißt aber auch, es wird wieder komplexer, weil ich habe mehr Leute. Andererseits wird es auch wiederum transparenter, weil man muss sich abstimmen. Und dieses dritte Thema mit Administration ist, auch nochmal ein großes Thema, weil was ist, oft die Sache? In Wirklichkeit braucht es einfach Ewigkeiten, um überhaupt einmal für ein Sachverhalt alle Dinge zusammenzubekommen. Und nicht, weil sie nicht vorhanden sind oder weil sie so schwierig auffindbar sind, sondern weil es einfach allen wurscht ist und die Leute einfach nur Rechtsabteilungen oder eine Anwaltskanzlei zumüllen. Jetzt kann man sagen als Anwaltskanzlei: "Ist mir wurscht, ich werde sowieso nach Stunden gezahlt, umso länger wir brauchen, desto besser." Das werden sich die Klienten auf Dauer natürlich auch nicht anschauen. Auf der Rechtsabteilungsseite ist das natürlich ein Riesenthema, weil wieder sehr wertvolle Ressourcen verbraten werden. Da ist auch die Frage: Setze ich dafür ein Sekretariat ein, das wir zuerst einmal alle eingespart haben in den letzten Jahren? Quasi mache ich unterschiedliche Stufen der Verantwortlichkeit. Dafür muss ich auch ein klares Bild haben, was jeder tun soll. Einfach nur Sekretärin oder Mitarbeiter und Assistentinnen oder Assistenten reinzuholen, ist ja auch nicht die Lösung, sondern es geht wirklich darum, sehr strukturell und bewusst sich zu entscheiden wie möchte ich eine Organisation-Struktur aufstellen?

00:05:11

Legal Tech Club Redaktion: Das heißt, dass du jetzt sagst, was vielleicht noch etwas vergessen wird, weil sich eben so auf die Tools fokussiert, wird bei Legal Tech. Dass es ein sehr sehr starkes Personal-Thema ist, das eigentlich, weil ich ja zuerst schauen muss welche Ressourcen ich habe, wie ich am besten einsetze, welche ich benötige. Das heißt, man braucht auch eine Art Gameplan wahrscheinlich.

00:05:31

Sophie Martinetz: Ja, aber es geht darum, Führungsqualität zu zeigen. Die Digitalisierung zeigt da ganz stark Man braucht Führungs-Verantwortlichkeit. Führungs-Verantwortlichkeit ist etwas, was der beste Experte, die beste Expertin, die Chefin wird, vielleicht nicht immer gleich hat. Das muss man auch lernen und man muss sich auch diesen - meiner Meinung nach, glaube ich ist es schon eine Verantwortung auch von der gesamten Organisation - diese Möglichkeit, diesen Mitarbeiter*innen die Führung haben, zu geben. Weil es geht, eben genau darum: Wie setze ich die Ressourcen gut ein? Weil wenn ich mir jetzt Rechtsabteilungen heutzutage 2021 ich sage, nicht 1970ern. Aber wenn ich mich heutzutage darauf reduzieren lasse, dass ich FDEs fordere oder quasi einspare oder mehr nehme, weil etwas komplex wird bzw. Rechtsanwaltskosten reporte innerhalb des Unternehmens. Es wird einfach nicht genug sein auf Dauer. Diese Zeiten sind quasi vorbei. Es geht schon darum, ein vielfältiges Bild zu haben und auch wirklich zu schauen. Arbeitsteiliger? Wer macht was? Wo macht Technologie dann auch Sinn? Und sie dann auch einzusetzen. Das fasziniert mich schon auch manchmal. Dieses nicht bewusste, weil Technologie kann wirklich, wirklich auch viel Geld sparen. Also ja, Legal Tech sollte am Schluss ein Tech sein, aber Legal Tech ist nicht die Lösung für alle Themen, die man hat. Da gibt's auch eigene Entscheidungsmatrixen, auf die man zugehen kann. Ja, man kann auch z.B. entscheiden - wenn man draufkommt, dass gewisse Dinge einfach nicht ordentlich funktionieren, sehr ineffizient sind - vielleicht sollte man sie gar nicht mehr machen. Also weder ein Tool einsetzen noch irgendwie etwas Personal ändern oder bei der Organisation. Sondern einfach lassen, weil man aus Gewohnheit historisch gewachsen, immer mehr Dinge hineingenommen hat, die eigentlich gar nicht in die Rechtsabteilung gehören. Und ich denke, dass es dieses Spannungsfeld. Ich finde es superspannend, Digital Leadership, Leadership, aber dieses diesen Führungsanspruch auch zu haben, zu sagen, ich bin nicht nur inhaltlich verantwortlich für einen Bereich, sondern eben auch organisatorisch. Und da ist sicher in der Rechtsbranche schon auch noch ein bisschen Platz nach oben.

00:07:35

Legal Tech Club Redaktion: Ich glaube das war auch ein gutes Schluss-Statement. Vielen Dank für deine Zeit Sophie und deine Inputs und liebe Mitglieder, wir sehen uns wieder beim nächsten Mal, wenn wieder einer Frage auf dem Grund gehen.

00:07:45

Sophie Martinetz: Vielen Dank!

Die Legal Tech Club Redaktion bereitet regelmäßig interessante Beiträge zu den Themen Legal Tech und Digitalisierung vor, damit Sie vorne mit dabei sind!