Der Pro Tech Radar Nachbericht: „Wie organisiere ich meine (Akten-) Ablage?“

Die Aktenablage erscheint auf den ersten Blick wie ein sehr banales Thema. In herkömmlichen Papierablagen wurden schließlich nur Dokumente gelagert und mussten mühsam wieder herausgesucht werden, wenn sie gebraucht wurden. Die digitale Ablage hingegen bietet viele Funktionen, die einen großen Mehrwert für Unternehmen darstellen können – auch weit über die Rechtsabteilung hinaus.

Wie eine digitale Ablage eingerichtet wird und was dabei zu beachten ist, diskutierten Mag. Nicole Angeler (Senior Legal Counsel und Legal Tech Beauftragte, Kapsch TrafficCom AG) und Mag. Sophie Martinetz (Gründerin und CEO, Future-Law) im Rahmen des PRO Tech Radars „Wie organisiere ich eine (Akten-) Ablage?“ anhand des Best-Practice Examples der Kapsch TrafficCom AG.

Warum als Rechtsabteilung eine digitale Aktenablage einrichten?

Die Notwendigkeit einer digitalen Ablage wurde im Falle der Kapsch TrafficCom AG aufgrund der Zusammensetzung des Konzerns mit 25 Jurist:innen auf 3 Kontinenten spürbar.

Vor der Einrichtung der digitalen Ablage hatte jede Rechtsabteilung ein eigenes Ablagesystem entwickelt, das wiederum nicht an die Ablage des restlichen Unternehmens angepasst war. Auch andere Abteilungen des Unternehmens hatten ihre eigene Ablage.

Die digitalen Möglichkeiten, die zuvor genutzt wurden, wie etwa MS Explorer, die klassische E-Mail-Ablage und die Ablage von Dokumenten auf dem Server stellten keinen Ersatz für die Papierablage dar und existierten somit parallel. Die Ausgangssituation war also mit einem hohen administrativen Aufwand verbunden.

Nicht nur aufgrund der Menge des Papiers, sondern auch aufgrund der schlechten Nachverfolgbarkeit eines Akts, insbesondere für neue Jurist:innen, die ein Dokument benötigen und den Akt nicht erstellt oder bearbeitet haben.

Für die Einrichtung einer digitalen Ablage sprach aber auch klar deren Nachhaltigkeit, da bei der digitalen Ablage nur noch Originaldokumente in Papierform gelagert werden und nicht mehr jede Korrespondenz ausgedruckt werden muss.

Wie startet man das Projekt „digitale Aktenablage“?

Bei Kapsch TrafficCom AG wurden zunächst Gespräche geführt. Dabei wurden alle Jurist:innen im Unternehmen miteinbezogen, um deren Anforderungen an eine Ablage zu eruieren. Darauf basierend wurde dann eine Liste von Requirements ausgearbeitet, die als Grundlage für den weiteren Projektverlauf dienen sollte.

Gerade in der Anfangsphase kann es ratsam sein, sich Expertise von außen einzuholen, wie zB. durch das Future-Law Advisory-Team. Im nächsten Schritt müssen nämlich nicht nur passende Tools gesucht, sondern auch ausgewählt werden. Dazu müssen vorab Kriterien und Details definiert werden, was bei Kapsch TrafficCom AG in Kleingruppen-Workshops ausgearbeitet wurde.

Ablage: Do’s und Don’ts

  • Das Ablagesystem muss einheitlich über den gesamten Konzern sein.
  • Die eigenen Ziele, die man mit der Ablage erreichen möchte, müssen in jedem Schritt der Entwicklung berücksichtigt werden.
  • Nicht zu detailliert werden – es kann nicht auf jeden einzelnen Wunsch eingegangen werden.
  • Schon in der Planungsphase überlegen, welche Funktionen oft zum Einsatz kommen werden.
  • Das geeignete Tool muss sorgfältig ausgewählt werden.

Bei Kapsch TrafficCom AG wurde schnell festgestellt, dass die digitale Ablage gerade in der Rechtsabteilung Arbeitsabläufe deutlich verkürzt und das Fristenmanagement, aufgrund des automatisierten Berechnungstool mit Erinnerungsfunktion, die in das Tool eingearbeitet wurden, einfacher geworden ist.

Das Ablagesystem wurde anschließend auch über die Rechtsabteilung hinaus ausgerollt – auch bei Tochtergesellschaften, die über keine eigenen Jurist:innen verfügen. So konnten konzernübergreifende Aufgaben erleichtert werden.

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