Board-Management-Tools: Wesentliche Kriterien für die richtige Wahl
20. Dezember 2024
So gerne Teams auch über Digitalisierung sprechen, die Umstellung interner Abläufe wie beispielsweise von Boardsitzungen von manuellen auf digitale Prozesse ist keine einfache Aufgabe. Dennoch ist es nicht nur ein Schritt in Richtung Modernisierung – es ist eine Notwendigkeit.
Bei der Vielzahl an verfügbaren Tools kann die Auswahl der richtigen Board– Management-Lösung überwältigend wirken. Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Wahl mit den Zielen Ihrer Organisation übereinstimmt, etwa der Verbesserung von Governance-Prozessen, der Optimierung der Kommunikation zwischen Boardmitgliedern oder der Entlastung der Verwaltungsarbeit für Board Manager:innen? Die Antwort liegt in einem systematischen Bewertungsansatz. Im Folgenden stellen wir die wichtigsten Kriterien vor, die Sie bei der Wahl des idealen Board–Management Tools berücksichtigen sollten.
1. Funktionen für das Sitzungsmanagement
Die Ziele Ihrer Organisation müssen klar definiert sein, bevor Sie mögliche Board– Management-Lösungen in die engere Auswahl nehmen, da diese die gewünschten und erforderlichen Funktionen und Eigenschaften bestimmen.
Dennoch sollten einige grundlegende Funktionen berücksichtigt werden, wie die Erstellung von Tagesordnungen, Terminabstimmungen, Dokumentenablage mit Berechtigungsmanagement sowie die einfache Konfiguration von Abstimmungen. Stellen Sie sicher, dass das Tool alle Aspekte des Sitzungsablaufs unterstützt – von der Vorbereitung bis zur Nachbereitung. Funktionen wie Anwesenheitserfassung, Versionskontrolle für Dokumente und Aufgabenverteilung fördern eine bessere Koordination der Verantwortlichkeiten.
Sobald Sie die grundlegenden Anforderungen abgedeckt haben, können Sie nach fortschrittlicheren Funktionen suchen, wie KI-gestützter Protokollerstellung, Audio-Transkriptionen oder Chatbots, die den Zeitaufwand für Aufgaben vor und nach den Sitzungen erheblich reduzieren können.
Ein Tool, das diese Aufgaben effizient gestaltet, hilft Ihrem Board, sich auf strategische Diskussionen, anstatt auf administrative Aufgaben zu konzentrieren.
2. Datensicherheit und Compliance
Die Wahl des richtigen Board –Management-Tool ist ein entscheidender Schritt zur Modernisierung Ihrer Corporate Governance-Prozesse. Indem Sie sich auf wesentliche Funktionen wie digitales Sitzungsmanagement, robuste IT-Sicherheit, Integrationen, Zusammenarbeit und Skalierbarkeit konzentrieren, können Sie ein Tool auswählen, das Ihre strategischen Ziele unterstützt.
Ein gut gewähltes Board –Portal spart nicht nur Zeit – es fördert die Zusammenarbeit, stärkt die Governance und schafft die Grundlage für transparente und effiziente Entscheidungsfindung.
Angesichts der Sensibilität von Boardsitzungen und -dokumenten ist Datensicherheit ein unverzichtbares Kriterium, unabhängig davon, welche Art von Tool Sie in Betracht ziehen. Das ausgewählte Tool sollte Standards wie ISO 27001, ISO 27701 und die DSGVO erfüllen und eine starke Verschlüsselung sowohl für ruhende als auch für übertragene Daten bieten. Diese Zertifizierungen sind entscheidend, um sicherzustellen, dass Ihre Organisation die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und Risiken im Zusammenhang mit Datenlecks oder -verletzungen minimiert.
Bewerten und hinterfragen Sie außerdem welche Backup-Strategien der Anbieter umsetzt und wie Daten im Falle des Verlusts wiederhergestellt werden können. Fragen Sie auch kritisch nach wo und in welcher Jurisdiktion die Daten gespeichert werden. Darüber hinaus sollten Sie Tools mit Single-Sign-On- und Multi-Faktor-Authentifizierung, rollenbasierter Zugriffskontrolle und Audit-Trails für vollständige Transparenz in Betracht ziehen. Vertrauen in die Datensicherheitsinfrastruktur Ihres Anbieters ist entscheidend, um die sensibelsten Informationen Ihrer Organisation zu schützen.
3. Integrationen und Kompatibilität
Wie jedes andere neue Tool in Ihrem Technologie-Stack sollten Board– –Management –Tools Prozesse vereinfachen und das Leben aller Beteiligten erleichtern. Daher muss die Kompatibilität mit den Tools, die Ihre Organisation bereits verwendet, oberste Priorität haben.
Beginnen Sie damit, die innerhalb Ihrer Organisation am häufigsten genutzte Software und Plattformen zu identifizieren. Je besser das Board– –Management –Tool mit Ihrem aktuellen Technologie-Stack harmoniert, desto reibungsloser wird die Einführung für alle Benutzer:innen verlaufen. Beispielsweise sollte es nahtlos mit Outlook für Terminplanung und Erinnerungen sowie mit anderen wichtigen Systemen wie Dokumentenmanagement- und Kommunikationstools integriert werden.
Ein Tool, das die Interoperabilität zwischen Ihren Systemen verbessert, reduziert Redundanzen, optimiert Arbeitsabläufe und stellt sicher, dass Gremienmitglieder alle benötigten Ressourcen nutzen können, ohne zwischen Plattformen wechseln zu müssen.
Überprüfen Sie außerdem die Kompatibilität mit gängigen Dateiformaten und mobilen Plattformen, um universellen Zugang zu gewährleisten. Berücksichtigen Sie auch, ob das Tool APIs für benutzerdefinierte Integrationen bietet, sodass Ihr IT-Team das System an die spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation anpassen kann. Die Auswahl einer Lösung, die sich natürlich in Ihr bestehendes Technologiekonzept einfügt, maximiert die Effizienz und garantiert eine langfristige Nutzbarkeit.
4. Kollaborations- und Kommunikationstools
Starke Kollaborationsfunktionen sind entscheidend für fundierte Entscheidungen. Boardmitglieder und Manager:innen haben oft wenig Zeit, um Informationen zu suchen, und benötigen effektive Kommunikationskanäle, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Suchen Sie nach Tools, bei denen Annotationen einfach erstellt und geteilt werden können und alle Beteiligten jederzeit über Updates auf dem Laufenden gehalten werden offline möglich. Die Zusammenarbeit vor und nach den Sitzungen ist ebenso wichtig, um Klarheit über Aufgaben, Fristen und Verantwortlichkeiten zu schaffen.
Bewerten Sie die Fähigkeit der Plattform, funktionsübergreifende Zusammenarbeit über die unmittelbaren Boardmitglieder hinaus, zu unterstützen. Funktionen wie geteilte Arbeitsbereiche, Live-Chats oder zentrale Benachrichtigungen können den Austausch zwischen Board Manager:innen, der Rechtsabteilung und externen Stakeholdern erleichtern. Eine dynamische Kollaborationssuite fördert Klarheit und stellt sicher, dass Entscheidungsprozesse in Echtzeit– ablaufen und auf kollektiven Inputs basieren.
5. Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit
Organisationen unterscheiden sich in ihrer Struktur und ihren Bedürfnissen, weshalb das ausgewählte Tool Flexibilität und Skalierbarkeit bieten muss. Eine robuste Board– Management-Lösung sollte anpassbare Workflows, Berechtigungen und Berichtsfunktionen bieten, die sich an die spezifischen Prozesse Ihres Boards anpassen. Sie sollte sich auch mühelos anpassen, wenn Ihre Organisation wächst – sei es in Bezug auf die Größe des Boards, die Struktur der Gremien oder die geografische Verteilung der Boardmitglieder.
Bei der Anpassbarkeit geht um mehr als nur ästhetische Aspekte. Sie umfasst die Konfiguration von Dashboards, Sitzungsvorlagen und automatisierten Benachrichtigungen, die mit spezifischen Arbeitsabläufen übereinstimmen. Gleichzeitig stellt eine Skalierbarkeit sicher, dass das Tool relevant bleibt, wenn sich Ihre betrieblichen oder regulatorischen Anforderungen ändern. Suchen Sie nach einem Anbieter, der eine klare Roadmap für Updates, die Möglichkeit zur Integration zusätzlicher Module und die Flexibilität bietet, mit Ihrer Organisation zu wachsen. Eine skalierbare, anpassbare Lösung ist der Schlüssel, um Effizienz zu maximieren und Ihre Investition langfristig zu sichern.
Fazit
Die Wahl des richtigen Board –Management-Tool ist ein entscheidender Schritt zur Modernisierung Ihrer Corporate Governance-Prozesse. Indem Sie sich auf wesentliche Funktionen wie digitales Sitzungsmanagement, robuste IT-Sicherheit, Integrationen, Zusammenarbeit und Skalierbarkeit konzentrieren, können Sie ein Tool auswählen, das Ihre strategischen Ziele unterstützt.
Ein gut gewähltes Board-Portal spart nicht nur Zeit – es fördert die Zusammenarbeit, stärkt die Governance und schafft die Grundlage für transparente und effiziente Entscheidungsfindung.
Dieser Beitrag ist in Kooperation mit DiliTrust zum Schwerpunktthema „Digitales Board Management“ entstanden.
Über DiliTrust
Das zentrale Anliegen von DiliTrust ist die Beschleunigung der digitalen Transformation von Rechtsabteilungen in drei zentralen Disziplinen: Menschen, Prozesse und Technologie. Die Suite besteht aus 5 Modulen, die einzeln oder als integrierte Suite genutzt werden können: Board Portal, Contract Management, Entity Management, Documentation Library und Litigation Management.
Die DiliTrust Mission ist klar: Die Digitalisierung Ihrer Corporate Governance-Aktivitäten und die Automatisierung Ihrer Prozesse.