Rechtsabteilungen mit Legal Tech auf das nächste Level

Der Videocall-Hype überstrahlt die wahren Digitalisierungspotenziale der Corona-Krise. So liegt der Fokus auf Video-Konferenz-Tools, anstatt auf nachhaltigen Digitalisierungsstrategien. In ihrem Gastbeitrag zeigt Manuela Kohl, Head of Group Legal & Compliance bei TÜV Austria, was notwendig ist, um die Rechtsabteilung auf das nächste Level zu bringen.

Headsets und Mute-Buttons statt Handshake und Sitzordnung: Corona hat virtuelle Meetings kultiviert als Sinnbild der vollzogenen Digitalisierung. In der Realität erfuhr eine Jahrzehnte alte Technologie in der Not lediglich verspätete Akzeptanz.

Aber abseits von Videocalls sind AnsprechpartnerInnen in manchen Rechtsabteilungen nicht erreichbar, „weil diese heute im Homeoffice sind“. Unterschriften auf Verträgen können teilweise nur mit wochenlangen Verzögerungen eingeholt werden, weil paraphierende JuristInnen und zeichnende VorständInnen (bei MarktbegleiterInnen wohlgemerkt!) selten vor Ort sind, um ihre Paraphen oder Unterschriften auf Papierdokumente zu setzen. Unterschriftenmappen wandern endlos durch Büros und lähmen diverse Prozesse. Und um die Digitalisierung solcher Prozesse sollte es wirklich gehen, wenn wir von Digitalisierung sprechen. Für Rechtsabteilungen sind nämlich weder die Hürden zu hoch noch die Anforderungen zu streng. Da gibt es noch Digitalisierungspotenzial zu heben.

Rechtsabteilungen müssen Bedürfnisse definieren

Digitale Strategien entwickeln die Unternehmen traditionell für ihr Kernbusiness. Warum nicht auch die Rechtsabteilung berücksichtigen? Die aufgeregte Wahl des Videokonferenztools hebt Rechtsabteilungen und ihre Unternehmen noch nicht aufs nächste Level, sondern die Digitalisierung ihrer Prozesse.

Digitalisierung optimiert die Leistungsfähigkeit einer Rechtsabteilung – und damit der gesamten Organisation. Die Umsetzung ist keineswegs trivial, denn es gibt keine technologische Universallösung, die sofort die Arbeit übernimmt, kaum dass sie im App Store gekauft worden ist. Rechtsabteilungen sind aufgefordert, in sich zu gehen und Anforderungen zu definieren, lange bevor sich ein neues Programm-Icon auf dem Desktop einfindet.

TÜV/Manuela Kohl

Man muss kritisch Gewohnheiten hinterfragen und sich bewusst sein, dass die Umstellung auf digitale Prozesse von Komplexität geprägt ist, auch wenn die LieferantInnen im Support-Chat täglich lächeln. Der Zeitaufwand übersteigt jedenfalls die großzügigsten Planungen.

Die Rechtsabteilung muss ihre Prozesse kennen, abbilden und in digitale Prozesse übersetzen. Die Mühsal der Festlegung und Beschreibung der analogen Prozesse lohnt sich, eine beabsichtigte Digitalisierung eines Prozesses führt nicht selten zu einer Vereinfachung, selbst wenn er dann analog bliebe.

Die Digitalisierung von Prozessen der Rechtsabteilung ist ChefInnensache, denn neben der anspruchsvollen Aufgabenstellung bietet sich hier die einzigartige Gelegenheit einer zukunftsorientierten Neuausrichtung. Die Digitalisierung des Vertragserstellungs-, Verhandlungs- und Signaturprozesses beschleunigt, ermöglicht die jederzeitige Übersicht über den aktuellen Status und schafft letztendlich wertvolle Kennzahlen durch die Auswertungsmöglichkeiten in diesen Tools.

KI als Grundlage der digitalen Neuausrichtung

In den Kinderschuhen steckt noch die Technologie zur automatischen Parametrisierung von Verträgen. Die künstliche Intelligenz (KI) kann Vertragsbestimmungen zu Laufzeiten, automatischer Verlängerung oder Kündigungsverzicht noch nicht erkennen und sinngemäß auswerten. Die Erkennung von Vertragstypen und Vertragspartnern durch die KI bietet daher noch keine Erleichterung für diejenigen, die die Verträge in einem Vertragsmanagementsystem ablegen. Aber den hohen Reifegrad erlangt man nur, wenn man neuen Innovationen und Technologien trotz technisch bedingter Einschränkungen offen gegenübersteht. Als KundIn kann man gemeinsam mit den LieferantInnen Konzepte und die KI weiterentwickeln helfen.

Denn KI wird das wahrgenommene Bild der Rechtsabteilungen revolutionieren. Das symptomatische Mappen tragen, Scannen und Verschlagworten wird KI übernehmen, um Ressourcen für die notwendige Neuausrichtung von Rechtsabteilungen freizuspielen. Der Druck eines Vertrages, die Vorbereitung zur Unterschrift, die physische Vorlage und der Scan nach Unterschrift, die Benennung des Dokuments fallen weg, wenn diese Prozesse im digitalen Vertragsmanagement stattfinden und jederzeit nachvollziehbar sind. Auch die Suche nach einem Vertrag, der in einer Unterschriftenmappe zwischen verschiedenen Standorten kursiert, wird hinfällig. Eine große Zeit- und Ressourcenersparnis steckt auch in der automatischen Parametrisierung, wenn die Archivierung eines Vertrages nicht mehr bis zu 20 Minuten in Anspruch nimmt, sondern der Mensch vor dem PC nur mehr in 3-4 Minuten validiert, was die KI erkennt und in einer Maske vorschlägt.

Beim TÜV AUSTRIA werden in naher Zukunft zwei Assistentinnen zu dringend benötigten Juristinnen; die KI wird in ebenso naher Zukunft so viele Aufgaben übernehmen können, dass die Assistenzstellen in den nächsten Jahren nicht im gleichen Ausmaß nachbesetzt werden müssen.


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