Herausforderungen für General-Sekretäre im Jahr 2025: KI, Cybersicherheit und Zusammenarbeit
22. Januar 2025
Dieser Beitrag ist in Kooperation mit DiliTrust entstanden
Das vergangene Jahr stellte Boardmanager vor große Herausforderungen. Von der zunehmenden Integration künstlicher Intelligenz in alle Unternehmensbereiche über sich fortlaufend ändernden Regulierungen bis hin zu höheren IT-Sicherheitsstandards – die Rolle und der Aufgabenbereich von Boardmanagern haben sich erweitert. Wir haben uns mit Tobias Himmelreich, Sales Director bei DiliTrust, zusammengesetzt, um mit ihm darüber zu sprechen, was Boardmanager im Jahr 2025 erwarten können.
Herausforderung 1: Einsatz von KI-Tools
Man kann nicht über die Herausforderungen von Boardmanager sprechen, ohne die weit verbreitete Nutzung von KI zu erwähnen. Da KI sowohl privat als auch beruflich ein Teil unseres Alltags wird, besteht die größte Herausforderung für Corporate Governance Experten in der Kompetenz und im richtigen Umgang mit diesen Technologien. KI-gestützte Werkzeuge bieten Boardmanagern zahlreiche Vorteile, wie die Optimierung von Prozessen und die Automatisierung von Dokumentenzusammenfassungen. Doch ohne die richtige Anwendung dieser Werkzeuge kann es zu Schwierigkeiten kommen.
Mit den richtigen Tools können Sekretariatsmitarbeiter die Vorteile der erweiterten Automatisierungsfunktionen nutzen, um Routineaufgaben zu beschleunigen. Dies bedeutet eine schnellere Erstellung von Dokumenten dank extraktiver und generativer KI, eine bessere und einfachere Organisation von Boardsitzungen und eine optimale Zusammenarbeit mit relevanten Parteien.
Herausforderung 2: IT- und Cybersicherheitsrisiken
Neben der Herausforderung der KI-Integration wird dies jedoch auch erhöhte Cybersicherheitsrisiken mit sich bringen. In der Europäischen Union wird nicht nur die DSGVO weiterhin eine zentrale Rolle spielen, sondern bestimmte Sektoren müssen den Anforderungen von DORA, eine neue Regelung zur Verbesserung der digitalen operationalen Resilienz, gerecht werden. DORA, das sich an den Finanzsektor richtet, bezieht auch Anbieter von IKT-Diensten in die Regulierung ein. Boardmanager, die bereits wichtige Hüter sicherer Sitzungsunterlagen sind, werden unter solchen regulatorischen Rahmenbedingungen zusätzliche Verantwortlichkeiten übernehmen müssen.
Um vorbereitet zu sein, müssen General-Sekretäre somit nicht nur ihre Anwendungsfälle, sondern auch den die IT-Anfoderungen im Auge behalten. KI-Tools, die eine private KI nutzen sind gegenüber solchen vorzuziehen, die eine öffentliche KI nutzen.
Herausforderung 3: Zusammenarbeit und Kommunikation verbessern
Das schnelle Tempo der regulatorischen Änderungen in Europa stellt eine große Herausforderung für eine effiziente Zusammenarbeit dar, insbesondere im internationalen Kontext. Generalsekretäre sind es gewohnt, im Rahmen der Vorbereitung von Boardsitzungen alle relevanten Stakeholder einzubinden und zu informieren. Ihre Verantwortung in diesem Bereich wird aber noch anspruchsvoller werden. Infolgedessen werden die Herausforderungen an die Kommunikation wachsen und auch die Nachfrage nach digitalen Sitzungen steigen. Um mit diesen neuen Anforderungen Schritt zu halten und eine effektive Zusammenarbeit zu gewährleisten, muss sichergestellt werden, dass Mitgliedern des Boards eine Plattform zur Verfügung gestellt wird, auf die sie jederzeit zugreifen können und auf der sie alle erforderlichen Informationen finden.
Boardmanager müssen sicherzustellen, dass virtuelle Boardsitzungen sicher, effizient und leicht zugänglich sind. Tools sind gefragt, die eine robuste Verschlüsselung und intuitive Bedienung bieten, um eine effektive Zusammenarbeit zu gewährleisten.
Herausforderung 4: Datenmanagement und datengestützte Entscheidungen
Das exponentielle Wachstum von Daten stellt sowohl eine Chance als auch eine Herausforderung dar. Die größte Herausforderung wird darin bestehen, große Mengen an Daten zu bewältigen und in der Lage zu sein, relevante Informationen schnell zu identifizieren. Die Datenvisualisierung und die effektive Präsentation von Informationen können dabei Herausforderungen darstellen – Boardmanager müssen sich auch hier auf geeignete Werkzeuge verlassen können
Die Gewinnung von Erkenntnissen aus großen Datensätzen wird Boards helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen. Dies unterstreicht die Bedeutung von Investitionen in Technologien, die das Datenmanagement vereinfachen und die Bereitstellung kritischer Informationen sicherstellen.
Herausforderung 5: Integration neuer Technologien
Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit sind entscheidend bei der Einführung neuer Technologien. Boardmitglieder haben oft unterschiedliche technische Kenntnisse, daher sollten intuitive Lösungen genutzt werden, die einen minimalem Schulungsaufwand erfordern. Standardintegrationen mit den wichtigsten Tools, wie E-Signatur-Anbietern, sind besonders vorteilhaft. Eine geeignete Board-Portal-Lösung wird solchen Anforderungen leicht gerecht.
Bestandssoftware stellt eine weitere Komplexitätsebene dar. Der Übergang von veralteten Systemen zu modernen, konformen Lösungen erfordert eine sorgfältige Planung und schrittweise Umsetzung, um Unterbrechungen im Geschäftsbetrieb zu vermeiden. Ein Tool, das sowohl für Boardmanager als auch für Mitglieder des Boards einfach zu nutzen und zu konfigurieren ist, erleichtert die Einführung und erhöht die Akzeptanz.

Abschließende Gedanken
Die Rolle von Boardmanagern wird im Jahr 2025 stärker davon geprägt sein zentraler Vermittler und Impulsgeber für Corporate Governance, IT-Sicherheit und einer effizienten Zusammenarbeit in Boards (und darüber hinaus) zu sein. Im Spannungsfeld zwischen KI, steigenden Anforderungen an Cybersicherheit sowie regulatorischen Vorgaben liegen nicht nur komplexe Herausforderungen, sondern echte Chancen für ein besseres Boardmanagement. Durch eine strategische Nutzung von modernen Tools und KI sowie Etablierung transparenter und einfacher Kommunikationskanäle in Boards können Boardmanager sich als unverzichtbarer Innovationstreiber etablieren.
Über DiliTrust
DiliTrust unterstützt Rechtsabteilungen und Generalsekretäre bei der digitalen Transformation in drei zentralen Disziplinen: Menschen, Prozesse und Technologie. Die DiliTrust Governance Suite besteht aus 5 Modulen, die einzeln oder als integrierte Suite genutzt werden können: Board Portal, Contract Management, Entity Management, Documentation Library und Litigation Management.
Die DiliTrust Mission ist klar: Die Digitalisierung Ihrer Corporate Governance-Aktivitäten und die Automatisierung Ihrer Prozesse.
Über den Autor:

Tobias Himmelreich ist als Sales Director für Vertrieb, Marketing und das Partnernetzwerk bei der DiliTrust in der DACH-Region verantwortlich. Er berät Unternehmen aus allen Branchen in den Bereichen Corporate Governance, Sitzungsmanagement, Entity Management, Legal Operations und Vertragsmanagement. Gemeinsam mit seinen Mitarbeitern, externen Beratern und Integratoren optimiert und digitalisiert Tobias Himmelreich Geschäftsprozesse und schafft transparente Workflows und konsistente Daten.