Umsetzungsmöglichkeiten von Legal Engineering in der Praxis

Obwohl es schon sehr viele Best Practices in der Digitalisierung der Rechtsbranche gibt, wird teils nach wie vor die Meinung vertreten, dass komplexe juristische Problemstellungen nicht digitalisiert werden können. In seinem Beitrag beschreibt Klaus Rinner, Managing Partner bei ART Law, warum diese Aussage falsch ist, welche Rolle Datenstruktur dabei spielt und wie die Digitalisierung in seiner Kanzlei stattfindet.

Klaus Rinner

Die Digitalisierung des Rechtsbereichs schreitet unaufhaltsam voran und ist eines der Top-Gesprächsthemen in der gesamten Branche. Wo an vielen Stellen noch darüber diskutiert wird, in welchen Rechtsbereichen man überhaupt etwas digitalisieren kann und welcher Nutzen dabei genau generiert werden würde, gibt es bereits einige konkrete Use-Cases, die in der Praxis umgesetzt werden.

Die nachfolgende Einteilung soll vorab einen Überblick über die Bereiche geben, in welchen auf unterschiedliche Weise von Kanzleien, Rechtsanwält*innen und Behörden digitalisiert wird:

  • Dokumentenerstellung/-automatisierung
  • Dokumentenanalyse
  • Mandantenkommunikation
  • Marketingtools/Marktplätze
  • Juristische Datenbanken
  • Process- and Workflow-Automation
  • Datenmodellierung
  • Robo-Judge/Robo-Lawyer (Automatisierte Entscheidungsfindung)

In den einzelnen Bereichen gibt es bereits eine Reihe von Tools, die für sich allein betrachtet im jeweiligen Anwendungsbereich gut einsetzbar sind. Die Herausforderung beim Einsatz und der Einführung eines solchen Tools liegt jedoch darin, dass man die verschiedenen Funktionen und Systeme sinnvoll miteinander verbinden können muss, um für sich einen Mehrwert daraus zu generieren. Stand Alone Lösungen ohne geeignete und offene Schnittstellen können diesen Mehrwert leider nicht liefern, weshalb solche Systeme in sehr vielen Fällen dann nie implementiert werden oder der erhoffte Nutzen ausbleibt.

In unserer Kanzlei haben wir im Jahr 2019 mit der Digitalisierung begonnen und im ersten Schritt die Papieraktenwelt in eine rein digitale Aktenwelt übergeführt. Gleichzeitig haben wir versucht, unsere konkreten Painpoints im Kanzleialltag zu identifizieren, um dann für diese digitale Lösungsmöglichkeiten zu suchen. Im Zuge dieser Überlegungen haben wir festgestellt, dass der größte Benefit dann zu erreichen ist, wenn man die verschiedenen Bereiche und Funktionen in einer Kanzlei (siehe Liste oben) sinnvoll miteinander verschränkt.

Ergeben hat sich daraus die Entwicklung eines Systems, in dem wir folgende Funktionen miteinander verbunden haben:

  1. Datenmodellierung
  2. Dokumentenerstellung/-automatisierung
  3. Process- and Workflow-Automation
  4. Mandantenkommunikation und Informationsaufnahme
  5. Robo-Lawyer (Automatisierte Entscheidungsfindung)

Grundsätzlich ist festzuhalten, dass alle Automatisierungssysteme, welcher Art auch immer, von einer strukturierten Datenbasis abhängig sind. Das heißt, bevor man an der Automatisierungsschraube überhaupt drehen kann, muss man davor seine eigenen Daten einmal so organisieren, dass diese entsprechend maschinell weiterverarbeitet werden können.

Dies wird von mir als das sogenannte „Aktenproblem“ bezeichnet. Ein Papierakt ist im Prinzip nichts anderes als eine Datenbank aus Papier, in der Informationen auf Papierdokumenten gesammelt und abhängig vom*von der Bearbeiter*in mehr oder weniger gut sortiert sind. Überführt man diese Dokumente in den digitalen Bereich, in dem man den Papierakt einscannt, hat man schon bestimmte Vorteile, kann aber immer noch keine Automatisierung umsetzen. Man kann die digitalen Dokumente zwar jetzt besser durchsuchen und schneller von A nach B (z.B. von der Kanzlei zur Behörde oder zu den Mandant*innen) transportieren, ohne dass jemand ständig ein Stück Papier aus einem Papierakt auf verschiedene Arten manipulieren muss – die Bearbeitung der digitalen Dokumente erfolgt aber hier noch vorwiegend manuell.

Um weiter in Richtung Automatisierung zu kommen, ist es zwingend notwendig, seine Daten in einer strukturierten Form abzulegen, damit diese von IT-Systemen dann auch zum richtigen Zeitpunkt aufgefunden und verarbeitet werden können. Dies bedeutet für die Jurist*innen aber, dass er diese Aktenstruktur einmal vorab abstrakt und problembezogen modellieren muss, um später die notwendigen Informationen und Dokumente in die geschaffene Struktur speichern zu können. Dies hat von der Funktionsweise Ähnlichkeiten mit dem Markieren von Papieraktenteilen mit Post It’s oder mit Leuchtstift, nur jetzt eben digital in etwas abgewandelter Form.

Mit Legal Engineering zur Automatisierung

Den Vorgang des Bauens dieser Datenstrukturen und der nachfolgenden Workflows nennt man „Legal Engineering“. Dabei handelt es sich um die Schnittstelle zwischen Recht und Technik. Ein Legal Engineer ist eine Person, die sich von einer reinen Programmierer*in ganz klar dadurch abgrenzt, dass sie ein größeres juristisches Fachwissen hat und die juristischen Prozesse inhaltlich genau versteht. Dadurch kann er die jeweiligen Problemstellungen auch selbständig in den digitalen Bereich überführen und gestalten.

Beim Gestalten der Workflows kommt es bei der Transformation aus der analogen Welt darauf an, diese im digitalen Bereich zu hinterfragen und gegebenenfalls neu zu denken. Aus technischer Sicht lässt sich im digitalen Bereich fast alles umsetzen, jedoch wird ein schlechter analoger Prozess in der digitalen Welt auch immer ein schlechter Prozess bleiben, nur dann eben digital. Wer also seine analogen Abläufe nicht im Griff hat, wird dies durch Digitalisierung derselben nicht ändern können, was zu Frustration und Unzufriedenheit in der Kanzlei führen kann.

Einer der Bereiche, in dem man am schnellsten in einer Kanzlei ein Optimierungspotential heben kann, liegt in der Automatisierung von repetitiven Aufgaben. In nahezu jeder Kanzlei gibt es zahlreiche Tätigkeiten, welche sich aktenspezifisch laufend wiederholen. Dies sind etwa verschiedene Versandtasks, das Generieren von Korrespondenzen, Rechnungen und anderen Standarddokumenten, sowie auch das  Erfassen von bestimmten juristisch relevanten Informationenim Akt.

Wenn man pro Schritt jeweils eine bis mehrere Minuten Bearbeitungszeit einsparen kann, so ergibt sich in Summe – über eine ganze Kanzlei gerechnet – ein riesiges Zeiteinsparungspotential. Bestimmte Berichts- und Informationspflichten sind fast überall zwingend vorgesehen und können schlecht ausgeblendet werden. Durch Automatisierung derartiger Tätigkeiten kann man ein Sekretariat dabei zielgerichtet unterstützen und Freiräume für sinnvollere bzw. höherwertige Tätigkeiten schaffen.

Schritt für Schritt zum Ziel

Es empfiehlt sich die Prozessabläufe durch Legal Engineering in den verschiedenen Aktentypen Step by Step zu implementieren, um die korrekte Funktion zu prüfen und zu evaluieren. Als praktisches Beispiel möchte ich einen Ausschnitt eines möglichen Workflows einer Besitzstörung vom Onboarding der Klient*innenbis zur Klagseinbringung anführen, damit man sich solche Workflowstrukturen besser vorstellen kann:

Wie man der Übersicht entnehmen kann, sind die Abläufe im Beispiel kanzleispezifisch gestaltet und auf die eigenen Bedürfnisse angepasst. Die einzelnen Workflow-Elemente greifen dabei gezielt auf digitale Informationen und/oder Dokumente aus dem Akt zu, wobei die Schritte jeweils manuell, halbautomatisch oder vollautomatisch abgewickelt werden können. Beginnen sollte man bei der Entwicklung eines Workflows immer manuell, wobei die manuellen Tasks nach der Validierung der korrekten Funktionsweise sukzessive durch automatische ersetzt werden.

Sobald ein solcher Prozess durch Legal Engineering erfolgreich implementiert ist, steigen im Ergebnis die Qualität und die Abwicklungsgeschwindigkeit bei gleichzeitig sinkender Fehlerquote. Die Abläufe sind dann auch revisionssicher und zertifzierbar.

Wechselt man vom Bereich der reinen Office-Automation in den Bereich der juristischen Automatisierung, so gibt es hier fast keine Grenzen. Technisch gesehen wäre jedes juristische Problem digitalisierbar. Das bedeutet, dass man nahezu alle juristischen Bereiche bis zu einem sinnvollen Maß digital standardisieren kann. Es kommt darauf an, wie viel Zeit und Ressourcen man auf die Detailtiefe verwendet, um das Rechtsproblem bzw. den rechtlichen Vorgang digital umzusetzen.

Juristische Probleme können digitalisiert werden!

Es ist nach wie vor gängige Meinung, dass man komplexe juristische Probleme nicht digitalisieren könne. Dies ist meines Erachtens nicht richtig. Mit der richtigen Datenstruktur ist es möglich, auch komplexe Sachverhalte datenmäßig zu modellieren und zu speichern. Im Ergebnis werden dann die Denkmuster der Jurist*innen (überwiegend in Baum- oder Matrixstrukturen) digital übersetzt und abgebildet. Dies betrifft sowohl die Informationsaufnahme durch gezielte Fragestellungen, als auch die Speicherung der eingeholten Informationen in der Datenstruktur in geeigneter Form zur maschinellen Weiterverarbeitung.

Sobald man eine juristische Problemstellung inklusive Abwicklung erfolgreich gestaltet hat, führt dies dazu, dass man zum einen sehr hocheffizient arbeiten und zum anderen auch Bereiche abdecken kann, welche bislang für eine Kanzlei nicht sinnvoll bearbeitbar waren. Dies betrifft z.B. solche Bereiche, in denen der nach klassischem Bearbeitungsmuster erforderliche Zeitaufwand in einem schlechten Verhältnis zum erzielbaren Umsatz steht. In welchem Anwendungsbereich sich letztlich eine Automatisierung lohnt, muss jeder kanzleibezogen für sich selbst entscheiden.

Vielfältige Use Cases

Um abschließend den Bezug zur Praxis noch einmal konkret herzustellen, möchte ich mögliche Anwendungsfälle samt Beschreibung anführen, in denen aus meiner Sicht ein Mehrwert generiert werden kann:

  1. Abwicklung von Massenverfahren als Kläger*in, also die Klagsführung in hoher Anzahl bei gleichartigen oder ähnlichen Sachverhalten. Durch die Strukturierung der notwendigen inhaltlichen Informationen und laufende Anpassung dieser Daten, wird während dem Verfahren die Erstellung von Schriftsätzen in großer Zahl extrem vereinfacht und beschleunigt. Eine Reaktion auf den Lauf des Verfahrens wird ebenfalls leichter. Es kommt immer wieder vor, dass in einem Verfahren nicht planbare Interaktionen erforderlich werden, mit denen man dann als Parteienvertreter*in auch bei einer hohen Anzahl an Akten umgehen muss.
  2. Dasselbe gilt für die Abwicklung von Massenverfahren als Beklagte*r zur Abwehr von Massenschäden. Wenn Sie mit der Abwehr einer Vielzahl von gleichartigen Ansprüchen befasst sind, ist dies inklusive Mandantenkommunikation für eine Kanzlei ohne entsprechende Automationsunterstützung nicht vernünftig bewältigbar.
  3. Im Vertragsrecht bietet sich unabhängig vom Vertragstyp an, die Informationsaufnahme für die erforderlichen Vertrags- und Personendaten zu digitalisieren. Der Schwerpunkt wird in den meisten Kanzleien vermutlich bei Liegenschaftsverträgen Die aufgenommenen Daten können dann je nach Anwendungsfall manuell oder automatisch validiert werden, um aus diesen in der Folge die gewünschten Vertragsurkunden automatisch zu generieren. Ob diese Dokumente dann schon 1:1 verwendbar sind oder es sich um Rohentwürfe handelt, die vom Jurist*innen noch endauszufertigen sind, hängt nur vom vorherigen Legal Engineering ab.
  4. Im Sozialrecht bieten sich sehr viele Bereiche an (z.B. Pflegegeld, Pensionen, usw.), in denen über Automatisierung nachgedacht werden kann. Die Abläufe sind dort wegen der elektronischen Weiterverarbeitung behördenseitig bereits sehr hoch standardisiert.
  5. Meiner Meinung nach bieten es sich jedenfalls an, die Bereiche Arbeitsrecht, Ehe- und Familienrecht, Mietrecht Verkehrsunfallrecht, Gesellschaftsrecht, oder Erwachsenenvertretungen – oder Teile davon – für die praktische Anwendung zu digitalisieren und zu automatisieren. Anwendungsfälle sind in der Urkundengestaltung, der Korrespondenzführung oder aber auch in der Verfahrensführung denkbar.
  6. In Zeiten, in denen die Regierung die Verhängung von automatischen Strafen ankündigt, ist es meines Erachtens zulässig, als Verteidiger*innen darüber nachzudenken, auf derartige Vorhaben durch die Entwicklung eigener „Verfahrens-Bots“ zu reagieren. Das Verwaltungsstrafverfahren ist fast durchgehend ein linearer Prozess und somit für Automatisierungen gut geeignet.

Neben den vorgenannten rechtsanwaltsspezifischen Anwendungsfällen wird es auch möglich sein, die Rechtsabteilungen der eigenen Klient*innen bei der Digitalisierung zu begleiten. Man kann den Klient*innen dabei das erforderliche Legal Engineering Knowhow zur Verfügung stellen bzw. bei Bedarf die Aufgabenstellungen gleich direkt für die Klient*innen umsetzen. Ich würde dies als neues Beratungsfeld für Rechtsanwaltskanzleien sehen.

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