Einsatz von KI für die Arbeit von Gremien, Vorständen & Aufsichtsräten 

Lesezeit: 6 Minuten
10. Mai 2024

Ein Beitrag von Fabian Otto & Robert Schmidbauer 

Die Integration Künstlicher Intelligenz (KI) in die Strategien, Prozesse und Produkte eines Unternehmens, stellt Vorstände und Aufsichtsräte vor eine doppelte Herausforderung. Neben all den Möglichkeiten Künstliche Intelligenz effektiv einzusetzen, müssen insbesondere Leitungsorgane wie Vorstände und Aufsichtsräte, für eine adäquate Aufsicht und Kontrolle dieser Technologien sorgen.

Viele Unternehmen erkennen die Komplexität dieser Aufgabe und sind dabei spezielle Führungskräfte wie A.I.-Officer zu etablieren. Diese sind für den Aufbau notwendiger Ressourcen wie Personal, Finanzierung, dem Abschluss wichtiger technologische Partnerschaften sowie dem Aus- und Aufbau der nötigen Infrastruktur verantwortlich. Ebenfalls unerlässlich ist die Implementierung einer geeigneten Governance die einen Ausgleich zwischen Strategie, Innovation und Regulatorik bieten sollte.  

Um dem verantwortungsvollen Einsatz von Künstlicher Intelligenz einen Rahmen zu geben, sollten das Top Management eines Unternehmens auch darauf bedacht sein, die Inklusion und Akzeptanz der Mitarbeiter: innen bei diesem Thema zu fördern. Die Erste Group hat aus diesem Grund im Jahr 2023 das Mitarbeiter Programm „A.I. for You“ ins Leben gerufen bei der Information und Interaktion mit Künstlicher Intelligenz im Mittelpunkt stehen. 

Ein Blick auf die Anwendungsmöglichkeiten von Künstlicher Intelligenz zeigt, wie für jeden anderen Geschäftsbereich auch, bietet Künstliche Intelligenz für die Arbeit von Vorständen und Aufsichtsräten enormes Potenzial. Während generative K.I. die Arbeit all jener vereinfacht, die Vorständen und Aufsichtsräten die nötigen Entscheidungsgrundlagen auf- und vorbereiten (Board-Decks, Reports, Executive Summaries), können analytischere Ansätze Muster in Daten freilegen, die zu informierteren Entscheidungen auf Managementebene führen („better decision through data“).  

Darüber schwebt die grundlegende Frage, ob bestehende Prozesse zukünftig einfach um K.I. Komponenten ergänzt werden oder der Einsatz von K.I. ganz neue Möglichkeiten und Ideen bietet Workflows, Arbeitsschritte oder Entscheidungen zu ermöglichen und zu gestalten.  

Der folgende Beitrag nimmt vier Teilbereiche ins Visier bei dem Künstliche Intelligenz das Management von Gremien auf das nächste Level heben könnte:  

1. Künstliche Intelligenz im Gremienmanagement: Revolution durch Generative KI 

• Textbasierte Aufgabenoptimierung: Viele der Aufgaben, die mit der Organisation und Vorbereitung von Gremienarbeit zusammenhängen, sind textbasiert. Hier zeigt sich die Stärke von generativer KI besonders deutlich, etwa bei der Erstellung von Tagesordnungen, Boarddecks, Beschlussvorlagen oder Executive Summaries. Mit der Hilfe von Generative KI – beispielsweise mit Co-Pilot – können diese Dokumente nicht nur schneller und effizienter gestaltet, sondern oft auch so aufbereiten werden, dass Inhalte leichter verständlich werden und der Fokus auf die wesentlichen Inhalte gerichtet bleibt.  

• Transkription und Analyse von Meetings: Ein weiteres vielversprechendes Einsatzfeld für KI ist die Aufzeichnung und Transkription von Meetings. Durch Spracherkennung (Speech-to-Text) können Diskussionen in Echtzeit transkribiert und analysiert werden. Dies vereinfacht nicht nur die Dokumentation, sondern ermöglicht auch eine effiziente Nachbereitung und Aufgabenverteilung.  

• Effizientes Suchen und Abrufen von Informationen: Die Fähigkeit, schnell auf relevante Informationen zugreifen zu können, ist in der heutigen Informationsflut unerlässlich. Künstliche Intelligenz kann durch Search-and-Retrieval-Ansätze dabei helfen, Informationen aus großen Datenmengen, wie vergangenen Sitzungsprotokollen, effizient zu finden. Dies spart Zeit und erleichtert die Vorbereitung auf zukünftige Entscheidungen. 

2. Kommunikationsunterstützung und PR  

• KI kann eine Schlüsselrolle bei der geeigneten Kommunikation von Vorständen und Aufsichtsräten spielen. Egal ob intern gegenüber Führungskräften und Mitarbeitern oder extern vor Medien, Investoren, Behörden oder anderen Stakeholdern. Durch die Analyse von Zielgruppen und Kontexten kann KI helfen, die geeigneten Worte und Formulierungen zu wählen, um Messages bestmöglich zu transportieren und Argumente auf den Punkt zu bringen. Dies trägt dazu bei, dass die Kommunikation effektiver wird und die gewünschten Reaktionen hervorruft. Durch die semantische Analyse von Medieninhalten können Stimmungen und öffentliche Meinungen zu einzelnen Themen analysiert und berücksichtigt werden.  

3. Decision Making durch Datenanalyse und Board Tools  

• Datengestütze Analysen können im Bereich des decison making eine wichtige Rolle für Vorstände und Aufsichtsräte spielen. Hier können Software-Lösungen unterstützen, die mithilfe von KI riesige Datenmengen analysieren und die gewonnen Erkenntnisse aufbereiten. Auf dieser Grundlage können Vorstandsmitglieder fundiertere datengestützte Entscheidungen sowie Trends und Risiken früher erkennen. Vor allem große Boards können, vorausgesetzt die notwendigen Daten liegen in guter Qualität vor, davon profitieren.   

4. Künstliche Intelligenz bei Personalentscheidungen

• Fit & Propper: In hochregulierten Branchen, wie dem Bankensektor, sind die Anforderungen an das Top-Management besonders hoch. Die Einhaltung von “Fit and Proper” Kriterien, die sicherstellen sollen, dass Führungskräfte sowohl fachlich als auch persönlich für ihre Aufgaben geeignet sind, ist von entscheidender Bedeutung. Künstliche Intelligenz eröffnet in diesem Zusammenhang neue Möglichkeiten, Personalentscheidungen effizienter und faktenbasierter zu gestalten. 

• Die Präzise Analyse von Lebensläufen und Profilen lässt eine tiefgehende Auseinandersetzung mit den Qualifikationen, Erfahrungen und Kompetenzen von Kandidaten für Führungspositionen zu. KI kann dabei helfen, die Passgenauigkeit eines Kandidaten für eine bestimmte Position objektiv zu bewerten und dabei sowohl fachliche als auch regulatorische Anforderungen zu berücksichtigen. 

• Unterstützung bei der Erstellung von Funktionsprofilen: Nicht nur die Bewertung von Kandidaten, sondern auch die Erstellung von präzisen und anforderungsgerechten Funktionsprofilen kann durch KI verbessert werden. Generative KI-Systeme können dabei helfen, die spezifischen Anforderungen einer Position zu definieren, indem sie Branchentrends, regulatorische Rahmenbedingungen und unternehmensspezifische Ziele analysieren. Dies stellt sicher, dass Stellenausschreibungen präzise formuliert sind und potenzielle Kandidaten mit den notwendigen Qualifikationen und Eigenschaften ansprechen. 

• Vorteile von KI in Personalentscheidungen: Der Einsatz von KI im Prozess der Personalentscheidung bietet vielfältige Vorteile. Dazu zählen, Objektivität, Unvoreingenommenheit, Effizienzsteigerung,  Verbesserung der Passgenauigkeit sowie Einhaltung von Regulatorik & Compliance Vorgaben.   

Fazit: Die Integration von KI in das Management von Vorständen und Aufsichtsräten bietet – wie in jedem anderen Geschäftsbereich auch – zahlreiche innovative Möglichkeiten und Vorteile. Selbstverständlich ist die Integration neuer Technologien in hochsensible Bereiche eines Unternehmens, dazu wird man die Arbeit von Leitungsorganen jedenfalls zählen können, immer mit besonderem Bedacht zu wählen. Aus diesem Grund sollte bei der Wahl und vor dem Einsatz von KI-Tools, immer die richtige Balance zwischen Sicherheit und Innovation gefunden werden. So steht dem Einsatz von KI auch für die Arbeit von Vorständen und Aufsichtsräten nichts im Wege. 

Autoreninfo:

Fabian Otto ist Legal Tech & Operations Officer bei Erste Bank der Österreichischen Sparkassen AG. Er ist für Koordination und Umsetzung des Legal Tech und Operations Programmes innerhalb der Erste Bank zuständig.

Robert Schmidbauer ist Head of Group Secretariat & Legal bei Erste Group Bank AG. Er verantwortet neben Legal & Group Secretariat auch den Auf- und Ausbau der Digital Legal Strategy innerhalb der Erste Group.