Die digitale Rechtsabteilung – Use Case Implementierung
22. August 2023
Use Case: „Wir dachten, wir installieren einfach eine Software aber da ist noch mehr Arbeit!„
Ausgangssituation
Die Rechtsabteilung des in der Finanzbranche tätigen Wiener Unternehmens hatte eine Legal Tech Software gekauft und war dabei, sie zu implementieren. Projektleiter war ein Mitarbeiter der aus 9 Personen bestehenden Abteilung, der gemeinsam mit dem Projektleiter des Softwareunternehmens die Aufgabe hatte, die Software so schnell wie möglich auszurollen. Die Rechtsabteilung erwartete sich durch das Tool vor allem gutes Reporting und einen besseren Überblick über die laufenden Aufgaben.
Zu Beginn hatte die Implementierung gut funktioniert, danach kam jedoch unerwartet für diesen Mitarbeiter (als Spezialist auf seinem Gebiet) eine größere Aufgabe und die Implementierung der Software blieb auf der Strecke. Irritation machte sich seitens der Bereichsleitung breit und auch der Anbieter kam in Bedrängnis seine zugesicherten Ressourcen bereitzustellen.
Vorgehen und Analyse
In einem ersten Meeting zum Status Quo machten wir uns mit dem Projektleiter und dem Softwareanbieter ein Bild zum Status Quo und besprachen unsere möglichen Unterstützungsleistungen. Wir einigten uns auf die Übernahme des Projektmanagements, d.h. dem Vorantreiben und der Organisation des Projekts (Koordination von Abstimmungsterminen, Fortschrittskontrolle und Stakeholdermanagement/Projektmarketing). Die inhaltliche Arbeit zu Anpassungen und Definitionen im Tool blieben weiterhin Aufgabe des Projektleiters und wir wählten eine weitere Person aus der Rechtsabteilung dafür aus (und definierten mit ihr Aufgabe, Termine und Erwartungen).
Obwohl der inhaltliche Teil in der Verantwortung des Projektleiters blieb, sorgten wir im Rahmen des Projektmanagements für Abstimmungsschleifen (mit den weiteren Mitarbeiter:innen der Rechtsabteilung inkl. Leitung und Bereichsleitung), Konsolidierung der Inputs und Lösungsfindung mit dem Softwareanbieter. Wir sorgten über die aktive Projektkommunikation dafür, dass Projektteam und Stakeholder laufend über den Status informiert wurden und strukturierten die Usertests.
Zusätzlich unterstützten wir beim Change Management, was bisher im Projekt nicht vorgesehen war und der Implementierung wieder ordentlichen Schwung brachte.
Ergebnisse
Für den Projektleiter war es eine große Erleichterung, seine – nach dem intensiven Tagesgeschäft – übrige Zeit, ausschließlich dem inhaltlichen Teil des Projekts widmen zu können. Die Maßnahmen zum Change Management (insbesondere die frühzeitige laufende Einbindung der Nutzer) zahlten gut auf die Nutzerakzeptanz ein und alle relevanten Funktionalitäten wurden gleich nach Go Live genutzt (statt dem ursprünglich geplanten, schrittweisen Roll-Out).
Die Implementierung konnte durch die Neuplanung einiger Aufgaben beinahe zum ursprünglichen Go Live-Termin abgeschlossen werden und war für die Abteilung wie erwartet ein Erfolg. Durch das aktive Projektmarketing gab es auch Feedback über die Abteilung hinaus und eine Anbindung weiterer Abteilungen an das Tool ist als nächster Schritt geplant.
–> Für weitere Fragen stehen wir immer gerne zur Verfügung: s.martinetz@future-law.at
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Halbjahresimpressionen 2023