Die digitale Rechtsabteilung – Use Case Neupositionierung
22. August 2023
Use Case: „Wir werden immer als verstaubt gesehen, wie können wir das ändern?„
Ausgangssituation
Unser Kunde ist die Rechtsabteilung eines mittelständischen österreichischen Unternehmens mit etwa 4 MitarbeiterInnen. Das Unternehmen ist vor allem im Projektgeschäft tätig mit oftmals kurzen Deadlines und hohen Erwartungen an innovative Lösungsfindung. Die Rechtsabteilung unterstützt das Projektgeschäft insbesondere in der (meist individuellen und spezialisierten) Vertragsgestaltung mit Kunden und Lieferanten und beantwortet Fragen zu rechtlichen Rahmenbedingungen der jeweiligen Projekte.
Die Mitarbeiter:innen der Rechtsabteilung arbeiten durchaus modern. Sie kommunizieren viel und unterstützen sich gegenseitig, verwenden einige agile Methoden aber haben im Unternehmen das Image einer veralteten Truppe, die das Tempo der Projekte bedroht. Vermutlich bestärkt auch durch den etwas höheren Altersdurchschnitt der Abteilung als der des restlichen Unternehmens. Eine Mitarbeiterin sticht hervor, sie wird als flexibler und zugänglicher wahrgenommen und ist bei den Projektleiter:innen beliebt und nachgefragt.
Die MitarbeiterInnen empfinden das Image der Rechtsabteilung als ungerechtfertigt und auch innerhalb des Teams gibt es Spannungen aufgrund der Sonderposition der einen Mitarbeiterin.
Vorgehen und Analyse
In einem ersten Workshop arbeiteten wir aktiv am Selbstverständnis der Abteilung und dem konkreten Zielzustand. Während die Abteilung bereits vergleichsweise agil und flexibel arbeitete, empfand sich jedoch (auch selbst) als unmodern, vor allem weil sie nicht weit digitalisiert war.
Um eine neue Positionierung zielgerichtet umzusetzen, zeichneten wir gemeinsam ein Stakeholder-universum auf, indem wir die relevanten Stakeholder definierten und bewerteten. Es zeigten sich dabei 2 Personen und eine Abteilung ab, bei denen stärkeres Marketing bzw. ein anderes Image eine große Hebelwirkung erzeugen könnte.
In Einzelinterviews besprachen wir die Sondersituation der von den anderen Abteilungen so bevorzugten Mitarbeiterin. Es zeigte sich, dass sich diese Mitarbeiterin durch ihre soziale Kompetenz ein großes Netzwerk im Unternehmen verschafft hatte und dieses durch z.B. Kaffee- und Mittagstermine aufrecht erhält.
Ergebnisse
Der erste Schritt war die Ausarbeitung eines strategischen Kommunikationsplans (Welche Botschaft? Welcher Kanal? Wie oft?) zur aktiven Neupositionierung der Abteilung. Mit Inputs – unter anderem aus unserer Erfahrung mit Abteilungs-Neupositionierungen in anderen Unternehmen – definierte die Abteilung unterschiedlichste Maßnahmen mit Fokus vor allem auf die 3 Stakeholder mit der größten Hebelwirkung.
Nach Aufweichen der anfänglichen Widerstände (wie „wir sind ja die Rechtsabteilung, nicht Marketing“ oder „das ist ja die Aufgabe der Abteilungsleitung, nicht von uns allen“) waren alle von dem gemeinsamen Ziel überzeugt und die einzelnen Aufgaben wurden je nach Stärken der Personen im Team aufgeteilt. Z.B. war ein Mitarbeiter besonders gut im pointierten Formulieren und er wurde für die schriftliche Kommunikation der Maßnahmen verantwortlich.
Die gut vernetzte Mitarbeiterin wurde als Lead für die Umsetzung ernannt und unterstützte auch aktiv die anderen Mitarbeiter:innen darin, sich weiter zu vernetzen. Durch im Vorfeld definierte Follow-up Schleifen wurde die Umsetzung laufend nachgehalten.
Nach kurzer Zeit stellten sich bereits die ersten Erfolge in der Wahrnehmung der Abteilung im Unternehmen ein und heute ist die Abteilung ein als Bereicherung angesehener Teil jedes Projekts des Unternehmens. Auch innerhalb der Rechtsabteilung führte das gemeinsame Ziel zur Intensivierung der Teamarbeit und mehr Spaß im stressigen Alltag. Der Hauptfokus dieses Beratungsprojekts lag auf Positionierung und Marketing der Abteilung. Im Nachgang arbeiteten wir mit der Rechtsabteilung weiter an Digitalisierungsmöglichkeiten und potenziell passender Legal Tech Software, um die Abläufe zu beschleunigen und zu optimieren.
–> Für weitere Fragen stehen wir immer gerne zur Verfügung: s.martinetz@future-law.at
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