Die digitale Rechtsabteilung – Use Case Optimierung
22. August 2023
Use Case: „Wie sollen wir uns Zeit nehmen für Neues, wenn wir schon für die Abarbeitung des Tagesgeschäfts keine Zeit haben?„
Ausgangssituation
Land unter in der Rechtsabteilung eines schnell wachsenden und mittlerweile mittelständischen österreichischen Unternehmens! Rechtsabteilungsleitung und 2 MitarbeiterInnen arbeiten Tag und Abend und trotzdem scheint die Zeit nie auszureichen. Ein Praktikant durfte eingestellt werden, mehr MitarbeiterInnen sind im Moment – auch wegen dem harten Schlag durch die Pandemie auf die Unternehmensergebnisse – nicht möglich.
Zu den Aufgaben der Rechtsabteilung gehört vor allem die Betreuung des Händlernetzwerks, sowie die rechtliche Unterstützung der neu aufgebauten Standorte im Ausland. Da der Ausbau der Rechtsabteilung noch neu ist, liegt noch viel Wissen direkt beim Rechtsabteilungsleiter.
Der Rechtsabteilungsleiter bekommt zunehmend Druck von der Unternehmensführung. Sie bekommt von den Händlern Beschwerden über die lange Rückmeldungszeit zu „einfachen Fragen“ fordert mehr Effizienz. Die Stimmung im Team ist zunehmend gereizt. Aufgrund seines Wissens ist der Rechtsabteilungsleiter tief im Tagesgeschäft verstrickt und es bleibt keine Zeit für strategische Überlegungen.
Vorgehen und Analyse
Beauftragt von der Geschäftsführung machten wir einen Tagesworkshop mit der Rechtsabteilung. Die Ziele waren, Optimierungsmöglichkeiten in den Abläufen und Potenziale zur Effizienzsteigerung zu finden.
Als erstes kategorisierten wir die tägliche Arbeit und quantifizierten sie grob. Durch die Einnahme dieser Metaperspektive wurde schnell klar, dass ein großes Zeitpotenzial darin liegen könnte, die Erstellung simpler wiederkehrender Verträge an die Händler auszulagern. Teilweise mit einem Freigabeprozess durch die Rechtsabteilung, sehr standardisierte Verträge sogar ohne.
Es zeigte sich weiter ein Defizit in der organisatorischen Aufstellung der Rechtsabteilung. Alle waren für alle Fragen zuständig die große inhaltliche Abhängigkeit zum Abteilungsleiter machte ihn zum permanenten Bottleneck.
Gegen Ende des Tages gab es außerdem die Einsicht, wie wertvoll eine gemeinsame „strategische“ Auszeit war, um die Säge zu schärfen statt zu versuchen mit mehr Überstunden auf die große Arbeitsbelastung zu reagieren.
Ergebnisse
Nach einer kurzen Abstimmung zu den erforderlichen Funktionalitäten wählten wir ein passendes Legal Tech Tool zur Vertragserstellung (Document Automation), zum „Self Service“ für die Händler. Eine Mitarbeiterin war – mit unserer Unterstützung – für die Einführung des Tools (und die Erstellung der Vorlagen) sowie die Kommunikation an die Händler zuständig. Das Tool wurde von den Händlern sehr gut angenommen und zeigte sich als große Entlastung für die Rechtsabteilung.
Weiter wurden organisatorisch inhaltliche Zuständigkeiten innerhalb der Abteilung definiert, die in der Überforderung auf der Strecke geblieben waren, wodurch sich auch die inhaltliche Abhängigkeit zum Abteilungsleiter schneller auflösen konnte. Wir verankerten diese Veränderung auch in 4 Coachingsessions zum Thema Delegation mit dem Abteilungsleiter.
Institutionalisiert wurden weiter zweiwöchentliche „Think Tanks“ von je eineinhalb Stunden für die Rechtsabteilung, in denen neue (strategische) Themen diskutiert werden. Es ist eine fix eingeplante Auszeit vom Tagesgeschäft, in dem auch keine aktuellen inhaltlichen Themen oder Probleme besprochen werden, sondern in denen es um Bedürfnisse und um die strategische Weiterentwicklung der Abteilung geht.
–> Für weitere Fragen stehen wir immer gerne zur Verfügung: s.martinetz@future-law.at
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