Die digitale Rechtsabteilung – Use Case Widerstand
22. August 2023
Use Case: „Ich würde ja gern, aber meine MitarbeiterInnen wollen sich nicht mit Neuem beschäftigen…„
Ausgangssituation
In diesem österreichischen familiengeführten Traditionsunternehmen gab es bisher keinen großen Druck, sich zu verändern und konservative Werte waren großgeschrieben. Die relativ neue und sehr engagierte Rechtsabteilungsleiterin hatte den Wunsch, die Abteilung weiter zu digitalisieren. Zu jeder ihrer Initiativen gab es jedoch aktiven Widerstand von ihren 3 Mitarbeiter:innen, die sich konsequent jeder Veränderung verschlossen.
Mit Unterstützung der Geschäftsleitung hatte sie vor einem Jahr ein Vertragsmanagement-Tool eingekauft und implementiert, die Mitarbeiter:innen arbeiteten jedoch weiterhin in ihrer früheren Arbeitsweise und verwendeten das Tool nur als Ablage. Unglücklicher Weise kamen Performance-Probleme des Software-Anbieters dazu, die der skeptischen Haltung der Mitarbeiter:innen weitere Argumente bot.
Vorgehen und Analyse
Wir starteten unseren – auch von der Geschäftsleitung unterstützten Auftrag – mit einem Vortrag für die Rechtsabteilung über Legal Tech und AI. Es bestätigte sich Bild, das wir uns schon im Vorgespräch mit der RechtsabteilungsleiterIn und einem der Geschäftsführer gemacht hatten. Während die Abteilungsleiterin aktiv Fragen stellte zeigten die Mitarbeiter:innen offen Desinteresse und Skepsis.
Danach hatten wir eine Software für Textvergleich ausgewählt (ein Feature, das für diese Rechtsabteilung mit vielen externen Verträgen und langen Vertragsverhandlungen besonders relevant war) und uns vom Anbieter Testlizenzen einrichten lassen. Eine Mitarbeiterin durfte sie anhand eines aktuellen Vertrags vor der Gruppe unter unserer Anleitung ausprobieren und wir konnten dafür das Interesse wecken. Es stellte sich heraus, dass sie in ihrer Unerfahrenheit detaillierte Unterstützung und viel Begleitung brauchte, um (es zu wagen) ein neues Tool zu testen.
In einem weiteren Workshop zwei Wochen später war die Stimmung offener und positiver. Ausgehend von 3 konkreten Themen präsentierten wir Tools/Features und Möglichkeiten (sowie Begrenzungen) von Software zur digitalen Unterstützung. Im Nachgang machten wir jeweils ein/e Mitarbeiter:in pro Thema verantwortlich um die Software (mit unserer Unterstützung) zu testen.
Eine Woche später arbeiteten wir in einem 2,5-stündigen Workshop mit dem Feedback und erarbeiteten gemeinsam Ideen zum weiteren Vorgehen und versahen sie mit Verantwortlichen und Zeitrahmen. Inhaltlich ging es bei den Ideen sowohl um die Etablierung einer veränderungsoffenen Kultur als auch um konkrete Bedürfnisse zur digitalen (Legal Tech) Unterstützung im Alltag.
Ergebnisse
Es zeigte sich, dass die Widerstände durch aktive Begleitung und pädagogisches Hinführen aufgeweicht werden konnten, wodurch der erste Schritt zu einem offene(re)m Umgang in der Rechtsabteilung gelegt wurde.
In einem nachgelagerten Workshop (eine auf der Ideenliste definierten Aufgabe) erarbeiteten wir eine Legal Tech Roadmap. Obwohl bereits mehrere kleine Lösungen getestet – und teilweise für gut befunden waren – ging es jetzt darum, den Blick noch einmal zu heben und eine gute Gesamtlösung für die einzelnen Probleme und Bedürfnisse der Rechtsabteilung zu finden.
Wir erarbeiteten weiter mit ihnen die Requirements zu einer CLM-Software (Contract Lifecycle Management) und unterstützten bei Toolauswahl und Implementierung. Die neue Software enthält mehr Funktionalitäten wie Textvergleich und klauselbasierte Vertragserstellung und ersetzte das bisherige Vertragsmanagementtool. Durch ausführliche Trainings und Einbindung des gesamten Teams im Prozess gab es eine gute Benutzerakzeptanz, auch gefördert durch Feedbackschleifen und institutionalisierten Dialog im Team.
–> Für weitere Fragen stehen wir immer gerne zur Verfügung: s.martinetz@future-law.at
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