Vertragserstellung leicht gemacht

Verträge sind für Nicht-Jurist*innen häufig mit großem Aufwand verbunden. Hier soll das Tool kontractory by DWP Abhilfe schaffen. Die Lösung ermöglicht es seinen Nutzer*innen nämlich, sich in einem einfachen Prozess durch verschiedenste Vertragsangebote durchzuklicken und am Ende vorinformiert die Kanzlei beauftragen zu können. Entwickelt wurde das Tool vom Legal Tech Start-up kontractory und der Kanzlei DAX WUTZLHOFER & Partner. Im Interview mit Legal Tech Times sprach Mitbegründer Markus Reinfeld über den Wunsch, das Serviceangebot zu verändern, die Zusammenarbeit mit kontractory und den Mehrwert für die Klient*innen.

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Wie hat die Zusammenarbeit funktioniert?

Da in unserem Fall beiderseits von Anfang an hochprofessionell gearbeitet wurde und auch die persönliche Komponente gestimmt hat, sehr gut. Für uns war es keine reine Auftragsarbeit, sondern ein gemeinsames Projekt, an dem alle Beteiligten an einem Strang zogen. Ich bin davon überzeugt, dass der Schlüssel unseres Erfolgs in der offenen Kommunikation und den kurzen Entscheidungswegen sowie der Bereitschaft, seine Leistungen einzubringen, liegt.

Wie haben Sie das Tool auf die Kund*innen angepasst?

Wir haben aufbauend auf den im Rahmen von Rechtsfux gewonnenen Erkenntnissen die Entwicklung hin zu kontractory vorangetrieben.

Unser Workflow bestand darin, zunächst in großer Runde die angedachten rechtlichen Produkte – unterteilt nach Rechtsgebieten – grob zu definieren. Anschließend galt es, entsprechende Vertragstexte, Tipps und Erklärungen zu erstellen, welche Teil unseres Abfragemodus sind. In Abstimmung mit der IT erfolgte sodann die softwaremäßige Implementierung der rechtlichen Basistexte.

Wesentlicher Teil dabei waren auch Tests verschiedener Prozess- bzw. Produktvarianten durch diverse Personen (z. B. Familie, Freund*innen, Kolleg*innen) und anschließende Feedbackschleifen. Selbige Tests erfolgten auch im Hinblick auf die Usability der Website.

Welche Probleme gab es?

Zunächst galt es für alle Beteiligten besser zu verstehen, welche Anforderungen es sowohl in rechtlicher als auch technischer Hinsicht gibt und welche Möglichkeiten und Einschränkungen sich daraus ergeben. Nicht alles, was wir uns aus juristischer Sicht gewünscht hätten, war technisch sinnvoll abbildbar. Auf der anderen Seite war es sehr wichtig, die rechtlichen Anforderungen wie etwa die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht oder Datenschutz zu implementieren und mögliche Fehlerquellen in der Software entsprechend zu eliminieren.

Erschwert wurde die Zusammenarbeit in unserem Falle sicherlich dadurch, dass die interne Kommunikation und Abstimmung ab einem gewissen Zeitpunkt – bedingt durch die Lockdown-Maßnahmen – remote stattfinden musste.

Wir haben gelernt, dass für eine optimale Umsetzung eines Legal Tech Tools die enge und effiziente Abstimmung innerhalb des Teams besonders wichtig ist. Dies insbesondere deshalb, um die anstehenden Arbeitsschritte bestmöglich zu koordinieren und den Abstimmungsbedarf in weiterer Folge geringer zu halten.

Wie lange haben Sie gebraucht?

kontractory by DWP war ein mehrmonatiges Projekt. Es begann mit der Konzeptionierung, der rechtlichen Ausgestaltung der Zusammenarbeit mit dem Legal Tech Start-up kontractory und der Lizenzierung der Software. Anschließend bestand die Aufgabe darin, die bestehende Software zu adaptieren und weiterzuentwickeln. Während des Entstehungsprozesses des Tools kamen uns immer wieder neue Ideen, die wir evaluiert haben und welche dann gegebenenfalls umgesetzt wurden.

Bei der Umsetzung eines Legal Tech Tools ist es unabdingbar, sich ausreichend Zeit zu nehmen und zudem auch zeitliche Puffer einzuplanen; einerseits zur Abfederung unerwarteter Herausforderungen, andererseits angesichts der Komplexität der Materie. Hierauf sollte auf jeden Fall Bedacht genommen und kein zu strikter Zeitplan gesetzt werden, welcher sich negativ auf die Qualität auswirken könnte.

Wie sah die Aufgabenteilung zwischen Ihnen und der IT aus?

Da das Tool kund*innenseitig genutzt wird und rechtliche Informationen beinhaltet, mussten sämtliche Inhalte der Website von uns kommen. Der IT-seitige Partner musste diese in optisch und logisch passender Anordnung für uns auf der Website unterbringen. In der Praxis haben wir dafür nach klar definierten Arbeitsschritten zusammengearbeitet und jeden Bestandteil der Seite gemeinsam durchgedacht. Informationen, Verträge, Hinweise, Tipps etc. kamen allesamt von uns als Rechtsanwält*innen und wurden vom IT-Partner digitalisiert. Dieser war auch federführend daran beteiligt, alle Produkte möglichst simpel zu halten und für die durchschnittlichen Benutzer*innen verständlich zu machen.

Hat das Tool in Ihrer Kanzlei etwas verändert?

Für uns ergaben sich wesentliche Vorteile daraus, dass wir mit kontractory by DWP eine Art Knowledge Database erstellt haben und die generierten Vertragslösungen auch intern jederzeit verwenden können. Bei der Interaktion mit Klient*innen wurden die Prozesse für uns damit wesentlich effizienter, da sämtliche Verträge und Nebendokumente per Knopfdruck erstellt werden können und für ihre Finalisierung lediglich minimal angepasst werden müssen.

Mit einem gut entwickelten Legal Tech Tool erhält eine Kanzlei zudem gutes Marketing und kann ihren Bekanntheitsgrad steigern; wir wurden auch bereits für mehrere Auszeichnungen im Bereich „Legal Tech“ nominiert. Besonders freuen wir uns natürlich über die durchwegs positive Resonanz unserer Klient*innen.

Würden Sie es nochmal machen?

Auf jeden Fall. Wir sind mit dem Ergebnis sehr zufrieden und denken damit einen attraktiven Beitrag für den Legal Tech Markt in Österreich erschaffen zu haben. Wir arbeiten bereits daran, die bestehende Lösung zu erweitern und planen in der Zukunft weitere Legal Tech Tools umzusetzen.


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