Wie gut funktionieren die vorhandenen Lösungen?
Sowohl die Zeitnehmer*innen als auch die Verwalter*innen wurden gefragt, für welche Aufgaben sie Automatisierungswerkzeuge nutzen und wie gut sie diese Werkzeuge verwenden können. Die Zeitbeauftragten gaben an, dass sie mit ihren Tools für die Recherche, den Entwurf und die Überprüfung von Dokumenten sowie für die Ausführung oder Unterzeichnung von Verträgen recht zufrieden sind – und die Administrator*innen stimmten weitgehend zu, dass diese Tools effektiv sind. Zwei Bereiche stachen jedoch hervor: E-Mail-Verwaltung und Zeiterfassung. Zeiterfasser*innen gaben weitaus seltener an, dass sie über Tools zur Bewältigung dieser Aufgaben verfügen, und diejenigen, die dies tun, berichteten überwiegend, dass sie diese Tools nicht effektiv nutzen.
Die Administrator*innen hingegen gaben häufiger an, dass sie über Automatisierungswerkzeuge für diese Aufgaben verfügen und dass diese Werkzeuge angemessen genutzt werden. Vielleicht ist diese Diskrepanz der Grund, warum die Verwalter*innen das Ausmaß unterschätzen, in dem wie sehr die Zeiterfasser*innen mit nicht abrechenbaren Aufgaben zu kämpfen haben.
Zeiterfasser*innen glauben, dass sie zusätzliche Automatisierungstools benötigen, um effektiv arbeiten zu können
Es überrascht nicht, dass auf die Frage, welche Tools sie gerne hätten, rund 60 Prozent angaben, dass sie sich Tools für die E-Mail-Verwaltung und die Zeiterfassung wünschen. Über 60 Prozent der Zeiterfasser*innen gaben an, dass sie die vorhandenen Lösungen für die E-Mail-Verwaltung oder die Zeiterfassung nicht ausreichend nutzen. Die Administrator*innen gaben auf ihrer Wunschliste deutlich seltener E-Mail-Verwaltung (36 Prozent) oder Zeiterfassung (20 Prozent) Lösungen an.
Während die Administrator*innen die Nutzungsrate der vorhandenen Technologien vielleicht zu optimistisch einschätzen, interpretieren sie die Hindernisse für die Nutzung von Automatisierungswerkzeugen durch Zeitnehmer unterschiedlich. Die Zeiterfasser*innen berichteten vor allem, dass sie glaubten Automatisierungswerkzeuge seien zu kompliziert, um sie gut zu nutzen. Die Administrator*innen stimmten zu, dass die Tools als zu kompliziert angesehen wurden, sahen aber die fehlende Zeit zum Lernen und die mangelnde Einsicht in den Wert von Automatisierungslösungen als gleiche Hindernisse an.
Was bedeutet das?
Daraus ergeben sich drei Hauptschlussfolgerungen. Nicht fakturierbare Aufgaben nehmen zu viel Zeit in Anspruch. Anwält*innen und andere Zeiterfasser*innen werden für ihre Fähigkeit bezahlt, abrechenbare Arbeit. Sie sollten nicht mehr als 10 Stunden pro Woche für Verwaltungsaufgaben oder nicht abrechenbare Arbeiten aufwenden. Unsere Umfrage hat jedoch gezeigt, dass die Zeitbeauftragten jedes Jahr Hunderte von Stunden mit genau diesen Aufgaben verbringen. Infolgedessen fühlen sie sich überlastet und nicht ausreichend unterstützt. Auf lange Sicht trägt diese ständige Belastung zu einer schlechten Mitarbeiterbindung, zu Burnout in der Branche und einer verminderten geistigen und körperlichen Gesundheit bei. Dies schadet auch der finanziellen Gesundheit des Unternehmens. Zeiterfasser*innen wünschen sich bessere Automatisierungslösungen zur Bewältigung ihrer nicht fakturierbaren Arbeitsbelastung. Die befragten Zeiterfasser*innen äußerten ihre Unzufriedenheit mit den vorhandenen Technologien, aber es gab eine eklatante zwischen Zeiterfasser*innen und Kanzleiverwalter*innen.
Die Administrator*innen scheinen zu glauben, dass sie ihren Zeitnehmer*innen ausreichende technische Unterstützung bieten und dass diese Werkzeuge einigermaßen gut genutzt werden. Angesichts dieser Diskrepanz sollte die Kanzleiführung die Herausforderungen, mit denen die Zeiterfasser*innen konfrontiert sind, genauer unter die Lupe nehmen, insbesondere in Bezug auf die Arbeitsbelastung insgesamt, den Zeitaufwand für administrative und nicht abrechenbare Aufgaben, die Verfügbarkeit von Automatisierungswerkzeugen zur Verwaltung dieser Aufgaben und die Nutzung der vorhandenen Tools. Die Akzeptanz bleibt eine Hürde. Sowohl Anwaltskanzleien als auch die Anbieter*innen, die sie beliefern, müssen die Akzeptanz ernst nehmen. Die Zeitbeauftragten sind eindeutig der Meinung, dass sie Unterstützung benötigen, aber sie haben auch das Gefühl, dass die ihnen zur Verfügung stehenden Tools zu kompliziert sind, um hilfreich zu sein. Es obliegt den Anbieter*innen, diese Wahrnehmungen zu überwinden, indem sie ihre Tools – und den Prozess ihrer Nutzung – so sauber, einfach und schmerzlos wie möglich gestalten. Gleichzeitig müssen die Unternehmen angemessene interne Ressourcen für die Ausbildung und Schulung ihrer Teams bereitstellen. Die Vorteile, die sich aus der Bereitstellung von Automatisierungstools für unterversorgte Funktionen ergeben, dürften die Kosten für die Implementierung dieser Lösungen und die Förderung einer effektiven Akzeptanz überwiegen.
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